Bart van Rossem is al jaren een expert op het gebied van selectie én implementatie van recruitmenttechnologie. Met genoeg keuze op de markt is het belangrijker dat organisaties kiezen voor service in plaats van technische functionaliteiten, vertelt hij in een gesprek met Recruitment Tech.
Quick wins
Vaak zijn discussies over kunstmatige intelligentie en machine learning natuurlijk vele malen interessanter dan gesprekken over implementaties. Wat maakt een implementatie juist zo relevant? “Ik vind het zelf ook heel interessant om te begrijpen welke processen organisaties überhaupt willen ondersteunen”, vertelt Van Rossem. “Is dat het uitzendproces, het vaste dienstverband of stages? Het zijn allemaal verschillende processen die je zo efficiënt en effectief mogelijk wilt uitvoeren.”
“Ik vind het heel leuk om klanten mee te nemen en hen duidelijk te maken hoe ze iets veel beter kunnen doen dan wat ze nu doen.”
Van Rossem vervult verschillende rollen in het dagelijks leven. Hij is projectmanager, interimmanager en business consultant. “Centraal hierbij staat de afstemming tussen de huidige behoefte aan producten of diensten en het efficiënt afstemmen van de bedrijfsprocessen, de aansturing van de bedrijfsprocessen, de ICT ter ondersteuning en HRM”, vertelt hij. “Ik vind het heel leuk om klanten mee te nemen en hen duidelijk te maken hoe ze iets veel beter kunnen doen dan wat ze nu doen.”
En daar liggen de quick wins voor het oprapen, ziet Van Rossem. “Dat zijn successen die je vrij snel kunt behalen, waardoor je al een stuk enthousiasme bij een klant creëert en die klant ook bereid is om daarmee verder te gaan. Dan zie je dat zoiets groeit en na de implementatie heb je meestal nog de kans om nieuwe functionaliteit toe te voegen.”
Redenen boven water krijgen
In de praktijk wordt er nogal vaak van systeem gewisseld door bedrijven. Wat zou Van Rossem adviseren aan bedrijven die overwegen hun ATS weg te gooien en opnieuw te beginnen? “Het eerste dat ik tegen ze zeg, is dat we eerst goed moeten nadenken over hun eisen en wensen. Wat is de aanleiding om dit te doen? Is dat omdat de leverancier niet doorgaat met het huidige product? Is dat omdat de processen niet lopen zoals ze willen?”
“Wat vaak gebeurt, is dat processen op een bepaald moment worden ingericht en het systeem dan goed werkt. Maar na verloop van tijd veranderen de processen en de wensen van de markt.”
“Er zijn verschillende redenen waarom een bedrijf besluit om toch iets anders te gaan doen. Die wil ik eerst boven water hebben. Het kan namelijk heel goed zijn dat bijvoorbeeld het systeem prima kan worden ingericht, alleen dat dit niet gebeurt. Wat vaak gebeurt, is dat processen op een bepaald moment worden ingericht en het systeem dan goed werkt. Maar na verloop van tijd veranderen de processen en de wensen van de markt. Dan moet je ook aan de IT-kant dingen anders gaan inrichten.”
Functioneel beheerders meenemen in proces
Recruitmenttooling functioneert pas goed wanneer alles goed geïmplementeerd is. Maar wat maakt een implementatie dan succesvol? “Het is vooral belangrijk dat je alles goed afbakent. Want als je mensen enthousiast wilt maken, moet er ook iets worden opgeleverd. Daarbij is het belangrijk dat je de mensen die ermee gaan werken vanaf het begin meeneemt en ervoor zorgt dat ze worden opgeleid. Ze moeten de functionaliteiten begrijpen én gebruiken.”
“Wil je mensen enthousiast maken, dan moet je ook iets opleveren”
Dat principe klinkt simpel, maar het verloopt niet altijd vlekkeloos. “Ik kom ook wel eens bij organisaties waar ze een prima systeem hebben, maar waarvan ze maar weinig van de beschikbare functies daadwerkelijk gebruiken. Wat ik probeer te doen in projecten, is ervoor zorgen dat je een basis legt en ervoor zorgen dat ze écht begrijpen hoe het werkt en ermee aan de slag gaan. Maar vooral ook het beheer overdragen aan de organisatie zelf. Je moet dus functioneel beheerders vanaf het begin meenemen, zodat ze ook een rol spelen in het project. En ervoor zorgen dat ze naadloos kunnen doorgaan met het beheer aan het einde van het project omdat ze het hele proces hebben meegemaakt.”
De routekaart van recruitmenttechnologie
Wanneer een bedrijf dan toch besluit om nieuwe technologie aan te schaffen, waar moet het dan beginnen? “Mijn eerste stap is om twee of drie leveranciers te laten zien”, stelt Van Rossem. “Zodat ze weten wat er überhaupt op de markt verkrijgbaar is. Vaak zien ze dan iets wat ze nog nooit hebben gezien, en ze worden er enthousiast en blij van. Dat is de krachtigste benadering met een klant, omdat ze het dan zien, ervaren en overtuigd raken dat ze inderdaad een stap vooruit kunnen zetten. En dan hebben ze genoeg keuze.”
Er is genoeg keuze, zoals elk jaar blijkt uit de Recruitment Tech Landscape, maar hoe kies je dan een leverancier? “Je merkt al snel bij bepaalde leveranciers of ze alleen licenties willen verkopen en dat de organisatie vervolgens veel werk zelf moet doen. Of dat een leverancier echt volledige ontzorging wil bieden. Het gaat eigenlijk niet eens om de technische functionaliteit, maar om de service die een leverancier kan bieden. Zijn ze een partner of leveren ze alleen een softwarepakket?”
Ontwikkelen van tools steeds gemakkelijker
Ondertussen zijn er ook veel tools beschikbaar die als standalone technologie kunnen worden ingezet ten behoeve van het wervingsproces. “Wat je ziet is dat we technisch gezien verder zijn dan een aantal jaar geleden”, stelt Van Rossem. ‘Het ontwikkelen van functionaliteit wordt steeds makkelijker; het is nu eenvoudiger om zelf iets te bouwen. Maar dan is de vraag: kan dat stukje technologie ook worden gekoppeld aan andere systemen? En voldoet het aan de AVG-richtlijnen? Het samenspel tussen IT en business is daarbij cruciaal.”
“Omdat ik de implementaties doe, heb ik ook een goed beeld van wat leveranciers eigenlijk bieden.”
“Veel leveranciers zijn gedreven om zoveel mogelijk te verkopen, en dat is begrijpelijk. Maar soms presenteren ze situaties beter dan ze in werkelijkheid zijn. En het is aan mij om te kijken of we daar een goede oplossing voor kunnen vinden, samen met de leverancier en uiteraard met de klant. Omdat ik de implementaties doe, heb ik ook een goed beeld van wat leveranciers eigenlijk bieden. Vaak zie je bij selecties dat alles mogelijk lijkt, maar in de praktijk blijkt tijdens de implementatie dat het toch een beetje anders is dan het bedrijf dacht.”
