Otter.ai, een van de meest gebruikte AI-transcriptietools ter wereld, staat in de Verenigde Staten voor de rechter. De aanklacht: gesprekken opnemen zonder toestemming van alle deelnemers, en die opnames gebruiken om AI-modellen te trainen. Voor recruiters die sollicitatiegesprekken opnemen en transcriberen, is de zaak relevanter dan hij op het eerste gezicht lijkt.
‘Hot issue’
In een zaak voor de federale rechtbank in Californië, wordt het bedrijf achter Otter.ai beschuldigd van het opnemen van privégesprekken zónder toestemming van alle deelnemers. Bovendien zou het die opnames hebben gebruikt om zijn AI-modellen te trainen, zonder dat gebruikers daar adequaat over waren geïnformeerd. Er zijn nog geen inhoudelijke uitspraken gedaan, maar Amerikaanse arbeidsrechtadvocaten zijn duidelijk: HR-afdelingen zouden dit nauwlettend moeten volgen.
“Dit is een hot issue”, zegt Bradford Kelley, aandeelhouder bij advocatenkantoor Littler Mendelson en co-auteur van een analyse van de zaak. “We krijgen veel vragen van werkgevers over wat ze moeten doen om in lijn te blijven met best practices.”
Eén vergadering, meerdere jurisdicties
Het juridische probleem is complexer dan het op het eerste gezicht lijkt. In de VS geldt de één-partij-toestemmingsregel: als één deelnemer aan een gesprek akkoord gaat met opname, is dat voldoende. Maar in sommige staten is het de bedoeling dat álle aanwezigen toestemming geven. Zodra een virtuele vergadering deelnemers uit meerdere staten (of landen) omvat, stapelen de vereisten zich op. En die combinatie heeft de meeste werkgevers nog nooit systematisch in kaart gebracht.
Voor Europese organisaties is het plaatje nog ingewikkelder. Onder de AVG moet toestemming vrijwillig, specifiek en ondubbelzinnig zijn, van elke afzonderlijke deelnemer. Dat een host van een vergadering namens iedereen toestemming geeft, voldoet vrijwel nooit.
En dan is er de EU AI Act, die vanaf augustus 2026 (maar waarschijnlijk pas in 2027) van kracht wordt voor een nieuwe categorie systemen. AI-tools die worden gebruikt voor werknemersmonitoring of -beheer kunnen als hoog-risico worden geclassificeerd. En dat geldt mogelijk ook voor transcriptietools die sentimentanalyse of productiviteitsscores bieden naast het noteren van gesprekken.
Oók relevant voor recruitment
Sollicitatiegesprekken worden intussen steeds vaker opgenomen en getranscribeerd. Soms met expliciete toestemming van de kandidaat, soms zonder dat die weet wat er met de opname gebeurt. Als die transcripten vervolgens worden gebruikt in besluitvormingsprocessen, raken ze de anti-discriminatiewetgeving.
Transcriptietools blijken namelijk niet altijd even accuraat voor accenten, spraakstoornissen of andere kenmerken die samenhangen met beschermde klassen. Als die fouten doorwerken in beoordelingen of selectiebeslissingen, is er sprake van potentiële disparate impact, zoals de Amerikaanse wetgeving dat noemt. In goed Nederlands: ongelijke uitkomsten voor bepaalde groepen.
In New York City, Illinois en Californië zijn al specifieke eisen van kracht voor AI-systemen die worden ingezet bij aanwerving: meldplicht, auditverplichtingen, transparantie richting sollicitanten.
‘Beter nu beleid maken’
Het lastige voor HR is dat een algeheel verbod op AI-notulisten weinig zin heeft. Uit onderzoek van 2025 blijkt dat één op de vijf professionals deze tools regelmatig gebruikt voor het opstellen van vergadernotities. De aanbeveling van juristen is dan ook niet verbieden, maar controleren.
Selecteer zelf een tool, implementeer ‘m zorgvuldig en leg vast wanneer en waar gebruik is toegestaan. Dat betekent in de praktijk: leveranciers screenen op dataveiligheid, functies zoals stemherkenning uitzetten waar biometrisch risico hoog is, toestemmingsmeldingen inrichten vóór vergaderingen starten en korte bewaartermijnen instellen voor opnames.
“Beter nu beleid maken dan wachten tot rechtbanken de grenzen voor je bepalen.”
De zaak tegen Otter.ai heeft nog geen uitspraken opgeleverd die precedent scheppen. Maar zoals Kelley van Littler Mendelson het verwoordt: “Beter nu beleid maken dan wachten tot rechtbanken de grenzen voor je bepalen.”
