De Talent Tracker is een dashboard tool voor recruitmentorganisaties dat inzicht biedt in het volledige recruitmentproces, van eerste uiting tot plaatsing. Lees over de recruitment tool van Small Giants die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2024.
Recruitment tooling van Small Giants
Omschrijving van de tooling
Data-gedreven werken is tegenwoordig voor veel bedrijven de norm. Helaas loopt de recruitment wereld hier nog flink achter.
De Talent Tracker is een dashboard dat ontworpen is voor recruitment organisaties om inzicht te krijgen in het volledige recruitmentproces: van de eerste uiting, tot aan de plaatsing van een kandidaat. Veel organisaties kampen met gefragmenteerde data en een gebrek aan overzicht in hun campagnes en kandidaatstromen. De Talent Tracker brengt data uit verschillende bronnen samen. Denk bijvoorbeeld aan jobsites, marketingkanalen, ATS-systemen en financiële software. Data uit deze bronnen wordt gemodelleerd tot één datamodel en weergegeven in een overzichtelijk Power BI dashboard. Hierdoor kunnen organisaties data-gedreven werken. Inzichten op kanaal- en campagneniveau stellen onze klanten in staat om in één oogopslag te zien welke kanalen en campagnes het meeste opleveren. Metrics als aantal plaatsingen, kosten per plaatsing en zelfs de marge / winst per kanaal zijn in te zien in het dashboard. Op basis hiervan kan het marketing budget (performance budget) gealloceerd worden aan de kanalen die écht iets opleveren.
De Talent Tracker onderscheidt zich van andere tools, doordat het volledige proces – van input tot output – geautomatiseerd is. Deze geautomatiseerde data-integratie elimineert foutgevoelige, handmatige processen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten in de data. Daarnaast is de data altijd up-to-date.
De tool stelt daarnaast recruitment teams in staat de knelpunten – zoals waar en/of waarom kandidaten afhaken – in hun recruitmentproces te identificeren. Door middel van de slim gecombineerde en weergegeven ATS data in het dashboard kunnen recruiters bijvoorbeeld inzien wat de ‘drop-off’ redenen waren per stap in het sollicitatieproces. Uitgebreide filteropties stellen recruiters in staat om dit soort inzichten ook op regio-, domein- of functiegroep niveau te krijgen. Hiermee kan het sollcitatieproces verder worden geoptimaliseerd
Welk probleem lost de tool op?
Ten eerste biedt het een oplossing voor de gefragmenteerde data waar veel organisaties mee te maken hebben. De tool brengt alle databronnen samen in een overzichtelijk dashboard waarmee bedrijven data-gedreven kunnen sturen.
Ten tweede zijn alle handmatige, foutgevoelige processen om data bij elkaar te brengen nu verleden tijd. De Talent Tracker draait op een volledig geautomatiseerd proces dat elke dag meermaals de juiste data binnenhaalt. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten in de data.
Hoe werkt de tool?
De Talent Tracker is voornamelijk gebouwd om de marketing afdeling van recruitment organisaties te helpen met het slimmer inzetten van marketing budgetten.
De tool bevat echter ook een Funnel Analyse component. Dit deel kan door recruiters worden gebruikt om knelpunten – zoals waar en/of waarom kandidaten afhaken – in hun recruitmentproces te identificeren. De stappen in het sollicitatieproces worden grafisch weergegeven in een staafdiagram. De recruiter kan per stap zien wat de ‘drop-off’ is naar de volgende stap, zowel absoluut als in percentages. Wanneer de recruiter klikt op één van de stafen (bepaalde stap in proces), verschijnen er in een tabel de redenen waarom kandidaten afhaakten in die specifieke stap.
Doordat we uitgebreide filteropties toevoegen (o.a. regio, domein, functiegroep), kan de recruiter specifiek inzoomen op een bepaald segment. Een extra tabel en cirkeldiagram in het dashboard bieden daarnaast additionele inzichten binnen bepaalde segmenten.
Wat levert gebruik van de tooling op?
Stel: je bent marketing manager bij een recruitment organisatie. Je hebt een budget van 200K per jaar. Dit wil je uiteraard zo efficiënt mogelijk inzetten. De keuze aan kanalen die je hiervoor kunt inzetten is groot: Google Ads, Indeed Ads, Meta Ads, LinkedIN Ads, Bing Ads, noem maar op. De grote vraag is uiteraard welke kanalen je daadwerkelijk in wil zetten, en welk deel van je budget je alloceert aan elk kanaal.
De Talent Tracker biedt de gebruiker handvatten (lees: data) om tot de beste budget allocatie te komen. Doordat de tool meerdere databronnen aan elkaar koppelt, kan de gebruiker per kanaal / campagne inzien hoeveel 1e gesprekken, 2e gesprekken en plaatsingen het heeft opgeleverd. Doordat ook de kostendata in het model is meegenomen kan de gebruiker ook zien wat de gemiddelde kosten per plaatsing waren. Vergeleken met een metric als kosten per sollicitatie geeft dit een veel beter beeld van de prestaties van de verschillende kanalen en campagnes.
Wat maakt de tool innoverend/vernieuwend?
Sturen op kosten per sollicitatie kennen we inmiddels wel. Echter is niet elke sollicitant kwalitatief even goed. Sterker nog, het ene marketing kanaal levert consistent kwalitatief mindere sollicitanten dan het andere kanaal. Dit wetende zegt een metric als kosten per sollicitatie eigenlijk niet zoveel. Sturen op kosten per plaatsing, of wellicht zelfs op winst per kanaal, brengt recruitment marketing naar een heel ander level. Dat is exact wat de Talent Tracker aan vernieuwende waarde biedt.
Wat is de visie op technologie in recruitment?
Als organisatie staan wij voor innovatie in MarTech. Of het nou ecommerce is of recruitment, wij zijn van mening dat er nog te weinig wordt gedaan met data, automatisering, etc. Met name in de recruitment branche zien wij dat er nog grote stappen te behalen zijn op dit vlak.
Feitelijk is ecommerce relatief simpel ten opzichte van recruitment: (bijna) alles gebeurt op de website. Een transactie is een transactie, dat is in principe je eindpunt. Recruitment is een heel ander verhaal. Een transactie op je jobsite (sollicitatie) is eigenlijk pas het begin. Met ontwikkelingen als Direct Apply functies op jobboards en Lead Ads op Meta en LinkedIn vinden veel sollicitaties vaak ook niet eens op de jobsite zelf plaats. Vervolgens moet je uit de zeeën van data die het ATS heet nog eens de juiste gegevens weten te halen om iets te kunnen zeggen over de kwaliteit van de sollicitaties. En oja, dan moet je de (monetaire) waarde van een plaatsing ook nog uit je financiële software halen.
Kortom: recruitment is complex. Die complexiteit moet bedrijven echter niet ervan weerhouden om juist wel meer data-gedreven te werken. Wij geloven erin dat data gerelateerde tools als de Talent Tracker, maar ook het toepassen van slimme automatiseringen, de gehele recruitment wereld naar een veel hoger niveau kunnen tillen.
Waarom moet deze tooling een Recruitment Tech Award winnen?
De recruitment wereld is toe aan meer data-gedreven werken. Wij zijn van mening dat het all-in-one dashboard wat de Talent Tracker biedt zowel innoverend als onderscheidend is in de huidige markt. Met het gebruik van deze tool kunnen zowel marketing- als sollicitatieprocessen worden geoptimaliseerd. Automatisch zal dit het niveau van de bedrijven die deze tool gebruiken (en hopelijk de hele markt) naar een hoger level tillen.
