Vacature-optimalisatie: 50% tijdwinst, 8+ gebruikerservaring, centraal opschaalbare kwaliteit en kwaliteitsbewaking voor management. Lees de hele case van Start People die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2024.

Case van Start People

Omschrijving van de case

Start People, onderdeel van RGF Staffing, heeft in co-creatie met Jobrock de hoge werkdruk bij recruiters en het kwaliteitsverlies door zelfstandig gebruik van ChatGPT voor het schrijven van vacatureteksten aangepakt. Door deze co-creatie is het publicatieproces van vacatures naar een hoger niveau getild, wat heeft geleid tot een tijdsbesparing van 50% voor recruiters; een structurele kwaliteitsverhoging door verrijking en een 8+ ervaring. Door de nieuwe aanpak houden recruiters meer tijd over voor persoonlijk contact.

Deze oplossing biedt Start People structurele vacature-inhoudelijke verrijking, waarbij AI-agents de vacature scannen, reviewen en benchmarken, terwijl recruiters gerichte vragen (AI-gegenereerd) kunnen stellen aan hun opdrachtgevers. De teksten worden vervolgens afgestemd op de gekozen persona. Hierdoor krijgen kandidaten de informatie die ze nodig hebben, zorgt het voor minder twijfel en vergroot het de kans op sollicitaties – een concurrentievoordeel. Wat voorheen een tijdrovende taak voor senior recruiters was, is nu toegankelijk en versneld voor alle recruiters.

De Jobrock AI-oplossing, geïntegreerd in Salesforce, optimaliseert vacatures. Hierdoor verrijken recruiters zelfstandig vacatures in plaats van AI-herformulering. De AI-tool biedt extra ondersteuning aan starters en junioren, die na minimale training en zonder lange inwerktijd snel zelfstandig kunnen werken. Management monitort realtime de prestaties van 250 recruiters en kan waar nodig de kwaliteitsnormen aanscherpen.

Een multidisciplinair team testte de AI-oplossing gedurende 12 weken op tientallen vacatures, feedback werd direct verwerkt om de AI-output als de gebruikerservaring te verbeteren. De resultaten leidden tot een volledige uitrol bij alle RGF-labels, die jaarlijks 30.000 vacatures verwerken. Deze schaalbare aanpak bespaart minimaal 7.500 uren per jaar en zorgt voor een meetbare kwaliteitsverbetering van de vacatures, met impact op elke vervolgstap in het recruitmentproces

Welke tooling is gebruikt in de case?

In deze case is de nieuwe feature van Jobrock door het interne team van RGF toegevoegd aan het Salesforce-landschap. Jobrock was al volledig geïntegreerd in het recruitment Salesforce-landschap van RGF inclusief automations; NPS, afsprakenbeheer; WhatsApp-integratie en recruitment marketing functies. De feature is toegevoegd aan het Salesforce ATS (Mysolution Recruitment) en door het interne team zelf geïmplementeerd.

Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?

Start People en Jobrock hebben een oplossing ontwikkeld om de hoge werkdruk, arbeidsintensieve kwaliteitscontrole, het zelfstandige gebruik van ChatGPT bij vacaturetekstgeneratie en het niet maximaal benutten van vacatureteksten aan te pakken. De tool bespaart 50% tijd en verhoogt structureel de vacaturekwaliteit. De AI-tool biedt extra ondersteuning aan alle recruiters, met name aan starters en junioren, wat leidt tot aanzienlijke tijdsbesparingen, verkorte onboarding en kwaliteitsverbeteringen

Wat was het resultaat van de case?

• Tijdsbesparing: De case leverde 50% tijdsbesparing op bij het genereren en publiceren van vacatures, wat neerkomt op een besparing van minimaal 7.500 arbeidsuren per jaar. Dit gaf recruiters meer tijd voor persoonlijk contact met kandidaten.
• Verbeterde kwaliteit: De AI-tool verhoogde structureel de kwaliteit van de vacaturepublicaties, met een 8+ kwaliteitsscore voor de recruiterservaring.
• Grotere autonomie: Starters en junior recruiters konden dankzij de AI-begeleiding met minimale training (gemiddeld 15 minuten) en zonder lange inwerktijd direct vacatures verrijken en schrijven op het vereiste niveau, wat het onboardingproces versnelt.
• Realtime inzicht: Management kreeg via Salesforce-dashboards inzicht in de prestaties van 250 recruiters, waardoor kwaliteitscontrole en aansturing direct verbeterden.
• Volledige uitrol bij RGF: De succesvolle resultaten leidden tot een volledige uitrol bij alle RGF-labels, die gezamenlijk 30.000 vacatures per jaar verwerken. Dit maakte de schaalbaarheid van de oplossing duidelijk meetbaar en efficiënt.
• Meetbare kwaliteitsverbetering: Dankzij de AI-oplossing is de vacaturekwaliteit consistent beter en aanstuurbaar, met een kwaliteitsslag die doorwerkt in elke vervolgstap van het recruitmentproces.
• Beheerkosten: Door autonomie, realtime inzicht, kwaliteitscontrole en aansturing zijn de reguliere beheerkosten voor vacaturekwaliteit op het gebied van training, controle en IT-beheer aanzienlijk verlaagd.

Wat is de visie op technologie binnen recruitment?

Visie: Bij Start People en de andere RGF-labels willen we de toekomst van recruitment vormgeven door AI en menselijk inzicht te combineren. Onze visie, “Touch through Tech,” houdt in dat technologie recruiters versterkt, zodat zij meer tijd hebben voor persoonlijk contact met kandidaten. We zien AI niet alleen als hulpmiddel, maar als drijvende kracht achter hogere kwaliteit en efficiëntie, met de recruiter in een centrale rol.

Visie in praktijk: We hebben bewust gekozen om activiteiten rondom vacatures via Jobrock AI te verbeteren omdat dit doorwerkt in de volgende stappen. Door AI vroeg te integreren, verhogen we efficiëntie en kwaliteit in elke opvolgende fase, wat leidt tot betere kandidaten en snellere plaatsingen. Onze aanpak zorgt ervoor dat AI effectief wordt geïntegreerd in bestaande processen, waarbij de recruiter altijd de regie behoudt. Dit bereiken we door korte trainingen (15 min), strikte beheersbaarheid en sterke integratie binnen ons Salesforce-recruitmentlandschap. We blijven AI continu optimaliseren op basis van gebruikersfeedback via keyuser-sessies, omdat de details het verschil maken.
Touch through Tech: Onze visie draait om het creëren van ruimte voor recruiters, zodat zij meer tijd aan kandidaten kunnen besteden. Door technologie slim in te zetten, kunnen recruiters meer menselijk contact maken, wat leidt tot betere wervingsresultaten.

Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?

In de huidige ‘AI-wildwest’ focussen wij niet alleen op efficiëntie, maar ook op kwaliteit. Terwijl veel bedrijven AI breed inzetten, kiezen wij bewust voor focus en controle. Met AI-agents die de recruiter begeleiden en een gekozen persona gebruiken, tillen we vacaturepublicaties naar een hoger niveau. Recruiters krijgen gerichte vragen om ontbrekende informatie over wat kandidaten belangrijk vinden te achterhalen. Ons proces, met reviews, benchmarks en vragen, haalt cruciale informatie boven, zonder dat de recruiter zich geen zorgen hoeft te maken over prompts of input. Dit minimaliseert het risico op lage kwaliteit, een veelvoorkomend probleem bij ongereguleerd AI-gebruik. Jobrock biedt ingebouwde prompt- en compliancecontrole, zodat de intercedent zich op het eindresultaat richt. Junior recruiters kunnen na 15min training zelfstandig werken. Onze aanpak zorgt voor gecontroleerde schaalbaarheid, compliance en langdurige verbetering, terwijl recruiters altijd de regie behouden.

Credits case

De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:

Een co-creatie tussen Jobrock, Start People en RGF waarbij een multidisciplinair team tijdens het gehele traject betrokken is geweest. Er is samengewerkt om de Jobrock AI-vacaturepublicatie-app te integreren in het IT-landschap van RGF.

• Intercedenten: Testen en feedback geven tijdens de ontwikkeling. Een belangrijke stem in de daadwerkelijke werkwijze en ‘go’ voor de lancering van de nieuwe tooling.
• Marketing: Gericht op het “op smaak maken” van de teksten en uitingen die AI genereert. Zoals ‘tone of voice’ en merk-specifieke antwoorden.
• Digital: inrichting van het digitale landschap, het configureren en bouwen van de juiste flows en integraties.
• Proces centrum: experts in het maken en beschrijven van processen en bijbehorende werkinstructies.
• Journey & projectmanager: Opzet en uitrol van Jobrock AI vanuit het change management plan en de voortgang rapporterend aan de directie t.b.v. besluitvorming.
• Jobrock product team: Software dev & usability & AI-Agents engineeren.