Van 0 naar 60.000 sollicitaties per jaar (Picnic)

Hoe Picnic een recruitment-machine bouwde om om te gaan met extreme organisatiegroei. Lees de hele case van Picnic die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2020.

Case van Picnic

Omschrijving van de case

Toen Picnic in 2018 door de extreem snelle organisatiegroei tegen de limieten van uitzendbureaus aanliep, was het al snel duidelijk dat de recruitment voortaan in-house moest worden gedaan. Inmiddels is de funnel van 0 naar 60.000 sollicitaties per jaar gegroeid. En dat met een team van minder dan 5 FTE.

Het succes van het Picnic-proces zit hem in de obsessie met data, de kracht van automatisering, de holistische focus van advertentie tot en met hire en het geloof dat het process altijd makkelijker kan worden gemaakt voor de kandidaat.

Allereerst moet de vacature op het juiste moment voor de juiste kandidaat verschijnen. Dat betekent dat het online recruitment team van Picnic net zo veel—zo niet meer—moet begrijpen van de Facebook, Google en Indeed algoritmes als het marketing team. Hier komt telkens weer naar voren dat er continu gehypothetiseerd, getest en gevalideerd moet worden gebaseerd op data.

Natuurlijk houdt het recruitment proces niet op na de sollicitatie. Een strakke kandidaatselectie is niet alleen razend belangrijk voor de operatie, maar ook waar de meeste winst te behalen is voor recruitment. Bijna het hele proces is inmiddels geautomatiseerd, van het inplannen van gesprekken tot het mailen van kandidaten. Zo hebben we de hoeveelheid recruiters door 4 kunnen delen, en is er meer tijd over voor persoonlijk contact met kandidaten. Ook stelt het ons in staat om extreem snel veranderingen in het proces te testen en door te voeren, zoals bijvoorbeeld een talent nurturing flow voor de plotselinge 25.000 kandidaten op de wachtlijst tijdens de coronacrisis.

Omdat elke stap wordt doorgemeten en aan elkaar is gekoppeld, kan inmiddels het hele wervingsproces automatisch draaien. Door een zelfgebouwd biedingssysteem kan er makkelijk van 0 naar 10.000 sollicitaties per week kan worden opgeschaald om zo efficiënt mogelijk de hire targets van de operatie te halen, voor inmiddels meer dan 40 locaties in binnen- en buiten.

Welke tooling is gebruikt in de case?

Voor het realiseren van de case is gebruik gemaakt van het ATS Fountain, in combinatie met zelfgebouwde bidding en campaign management tooling.

Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?

De gebruikte tooling was een oplossing voor het probleem van enorm snelle groei en de gekoppelde schaalbaarheid van processen, en daarnaast een oplossing om sneller in te kunnen spelen op veranderende situaties en sneller te kunnen testen.

Wat was het resultaat van de case?

Time to hire gehalveerd
CPH; reductie van 90% tov industry benchmark
Kandidaten per recruiter: 20.000
De mogelijkheid om in razend tempo meer dan 40 locaties te openen en automatisch te managen.

Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?

Onze case focust niet op een specifiek gedeelte van het recruitment proces, maar op het wervings- en selectieproces als geheel. Dat sluit aan bij onze filosofie dat elk gedeelte van het proces met elkaar verwikkeld is, en met elkaar moet praten. Je kunt immers wel goedkoop kandidaten binnenhalen, maar als de kwaliteit van de kandidaten niet hoog is dan betekent dat alleen maar extra werk voor in selectie. Daarnaast moeten kandidaten een snelle en prettige ervaring hebben, anders ben je ze zo weer kwijt. Wij proberen het als 1 geheel te benaderen, en zien onszelf dan ook als fullstack recruiters.

In totaal beslaat de case dus een flexibele, schaalbare, efficiënte, maar toch persoonlijke, totale recruitment flow, die meetbare resultaten boekt en de organisatie in staat stelt zowel binnen als buiten Nederland een van de snelst groeiende bedrijven te zijn.