Het selecteren van recruitmenttooling is een grote stap, maar biedt wel de kans om het recruitmentproces flink te optimaliseren. Aangezien het overstappen naar of het kiezen van een nieuwe tool flinke gevolgen kan hebben, zetten we in de serie ‘Selectie van recruitmenttooling’ stapsgewijs op een rij hoe je dit tot een goed einde brengt. In deel I staan we stil bij de businesscase.
Doel
Heel simpel: formuleer het centrale probleem waarvoor de software een oplossing moet bieden. Ook al ligt deze vraag voor de hand, toch vergeten organisaties er vaak antwoord op te geven. Waarom ga je de tijd en het geld besteden aan de aankoop van een bepaalde software of een bepaalde tool? Dit is de business case. Een nieuwe tool staat of valt bij een business case die antwoord geeft op de essentiële vraag waarom deze tool belangrijk is voor de organisatie en welke waarde deze zal opleveren.
Het proces
- Definieer het probleem waar je organisatie mee te maken heeft zo gedetailleerd mogelijk.
- Verwoord dit probleem in een uitspraak als: ‘Onze organisatie heeft een lage retentie vanwege een gebrek aan betrokkenheid van werknemers. Dit wordt veroorzaakt door een cultuur die de feedback van werknemers niet verzamelt of er niet op reageert’.
- Geef aan hoe dit probleem de organisatie beïnvloedt, bij voorkeur met zoveel mogelijk concrete cijfers: ‘Onze huidige retentie van 68% leidt tot kosten voor het aantrekken van talent van meer dan X miljoen euro per jaar, opleidingskosten van X miljoen euro, en een productiviteitsverlies van X miljoen euro. Bovendien leidt een hoog verloop tot een lagere productiviteit als gevolg van een lagere moraal en een verlies aan intellectueel kapitaal’.
- Creëer een lijst met potentiële oplossingen zoals het implementeren referralltooling, het implementeren van een platform voor werknemersbetrokkenheid, het investeren in opleidingen, et cetera.
- Creëer een hypothese over hoe deze oplossingen waarde zullen opleveren voor je organisatie, zoals ‘Door tool X te gebruiken, kunnen we de retentie verhogen van 68% naar 75%’.
- Bereken de potentiële ROI die dit initiatief voor je organisatie met zich meebrengt. Het verhogen van de retentie van 68% naar 75%, kan betekenen dat je vijftig mensen per jaar minder hoeft in te huren. Hiermee kan je eenvoudig uitrekenen wat dit de organisatie aan uitgaven scheelt.
Tips
- Probeer het probleem zo specifiek mogelijk te definiëren.
- Probeer de reden van de businesscase altijd te verbinden aan concrete cijfers en euro’s. Als er geen duidelijke winst te behalen valt voor je inspanningen zal het management zeker niet happig zijn om hierin te investeren. Gebruik een spreadsheet om de potentiële opbrengst van de aankoop van de nieuwe tool te berekenen. Onderbouw de aannames die je doet met bijvoorbeeld onderzoeken en praktijkvoorbeelden.
- Het creëren van een probleemstelling die als Poolster fungeert voor je project zal mensen in staat stellen om continu op koers te blijven. Het cliché eyes on the price is hierbij zeker van toepassing.
Steun
Wanneer eensgezindheid bestaat over de belangrijkste focus die de organisatie heeft
bij de invoering van tool of software vergroot dat de slagkracht van het project. Leg deze businesscase voor aan relevante personen binnen de organisatie en start pas met de selectie wanneer er grote (of nog beter: volledige) steun is voor de business case.
Dit is deel I van de serie ‘Selectie van recruitmenttooling’. In deel II staan we stil bij stakeholder management.
