Een nieuw applicant tracking system selecteren begint niet bij leveranciers of demo’s, maar bij je eigen organisatie. Wat moet een recruitmentsysteem voor jullie oplossen? Welke processen moet het ondersteunen? Welke koppelingen zijn noodzakelijk en welke functionaliteiten zijn vooral prettig om te hebben? Een goede requirementslijst helpt om die vragen vooraf te beantwoorden en voorkomt dat tijdens een selectieproces vooral de mogelijkheden van leveranciers leidend worden.
Begin niet met functionaliteiten, maar met het recruitmentproces
De verleiding is groot om een lange lijst met ATS-functionaliteiten te verzamelen en leveranciers vervolgens te vragen welke daarvan beschikbaar zijn. Toch is het verstandiger om eerst het eigen recruitmentproces in kaart te brengen.
Kijk bijvoorbeeld naar de manier waarop vacatures worden aangevraagd, goedgekeurd en gepubliceerd. Hoe komen sollicitaties binnen? Hoe werken recruiters en hiring managers samen? Hoe worden gesprekken ingepland? Waar wordt feedback vastgelegd en welke informatie moet uiteindelijk worden overgedragen aan HR of een ander systeem?
Breng daarbij ook knelpunten in het huidige proces in kaart. Juist daaruit ontstaan vaak de belangrijkste requirements. Wanneer recruiters bijvoorbeeld veel informatie handmatig overnemen tussen systemen, kan een goede integratie belangrijker zijn dan een extra functionaliteit die slechts incidenteel wordt gebruikt.
Betrek verschillende stakeholders
Een ATS wordt doorgaans door recruitment beheerd en gebruikt, maar raakt veel meer onderdelen van de organisatie. Daarom is het verstandig om requirements niet alleen vanuit recruitment op te stellen.
Denk onder andere aan:
- recruiters en recruitmentmanagers;
- hiring managers;
- HR;
- ICT;
- privacy en security;
- inkoop;
- communicatie of recruitmentmarketing;
- data- en BI-specialisten.
Iedere groep kijkt vanuit een ander perspectief naar het systeem. Recruitment wil bijvoorbeeld gebruiksvriendelijke workflows, terwijl ICT vooral kijkt naar integraties, beheer, beveiliging en technische architectuur. Privacy kan eisen stellen aan bewaartermijnen en gegevensverwerking, terwijl management behoefte heeft aan betrouwbare rapportages.
Door deze partijen vroeg te betrekken, voorkom je dat belangrijke eisen pas naar voren komen wanneer je al met een leverancier in gesprek bent.
Maak onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves
Niet iedere wens is even belangrijk. Een requirementslijst met honderd eisen waaraan iedere leverancier volledig moet voldoen, maakt het selectieproces vaak onnodig ingewikkeld.
Verdeel eisen daarom bijvoorbeeld in drie categorieën:
Must-have
Functionaliteiten of voorwaarden zonder welke het systeem niet bruikbaar is voor de organisatie.
Should-have
Belangrijke wensen die veel waarde toevoegen, maar waarvoor eventueel een alternatief mogelijk is.
Nice-to-have
Functionaliteiten die interessant zijn, maar niet doorslaggevend hoeven te zijn bij de uiteindelijke keuze.
Een koppeling met het bestaande HR-systeem kan bijvoorbeeld een must-have zijn, terwijl een bepaalde AI-functionaliteit voorlopig als nice-to-have wordt gezien.
Door vooraf prioriteiten te bepalen, kun je leveranciers later veel objectiever vergelijken.
Kijk verder dan alleen ATS-functionaliteiten
Requirements gaan niet alleen over wat een systeem kan. Juist niet-functionele eisen kunnen tijdens selectie en implementatie grote gevolgen hebben.
Denk bijvoorbeeld aan:
- privacy en AVG;
- informatiebeveiliging;
- hosting en datalocatie;
- single sign-on;
- autorisaties en gebruikersrollen;
- API’s en koppelmogelijkheden;
- beschikbaarheid en performance;
- support;
- implementatiebegeleiding;
- rapportage en data-export;
- toegankelijkheid;
- schaalbaarheid.
Ook interne procedures kunnen invloed hebben. Een organisatie kan bijvoorbeeld eisen stellen aan leveranciers op het gebied van security, contractvoorwaarden of gegevensverwerking. Het is verstandig om die voorwaarden al tijdens de selectie mee te nemen en niet pas wanneer de voorkeursleverancier bekend is.
Denk goed na over integraties
Een ATS staat vrijwel nooit op zichzelf. Het systeem moet vaak samenwerken met andere onderdelen van het recruitment- en HR-landschap.
Inventariseer daarom vooraf welke koppelingen nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- HR-systemen;
- werken-bij-sites;
- jobboards;
- assessmenttools;
- onboardingsoftware;
- agenda’s en Microsoft 365;
- recruitmentmarketingsoftware;
- WhatsApp of andere communicatiekanalen;
- BI- en rapportagetools.
Vraag daarbij niet alleen óf een koppeling mogelijk is, maar ook hoe deze wordt gerealiseerd. Is er een standaardintegratie? Wordt een API gebruikt? Wie beheert de koppeling? Zijn er aanvullende kosten?
Een integratie die technisch mogelijk is, hoeft namelijk nog niet automatisch eenvoudig of goedkoop te zijn.
Beschrijf scenario’s in plaats van alleen vinkjes
Een lijst met functionaliteiten geeft leveranciers veel ruimte om overal ‘ja’ op te antwoorden. Vaak wordt pas tijdens de implementatie duidelijk dat een functionaliteit anders werkt dan verwacht.
Maak requirements daarom zo concreet mogelijk.
Vraag bijvoorbeeld niet alleen:
“Heeft het ATS een goedkeuringsworkflow?”
Maar beschrijf een praktijksituatie:
“Een hiring manager maakt een vacatureaanvraag aan. De aanvraag moet achtereenvolgens worden goedgekeurd door de recruitmentmanager en budgethouder. Daarna mag recruitment de vacature aanpassen en publiceren. Hoe ondersteunt jullie systeem dit proces?”
Op die manier vergelijk je niet alleen aanwezigheid van functionaliteit, maar vooral hoe goed het systeem aansluit bij de dagelijkse praktijk.
Gebruik dezelfde requirements tijdens iedere ATS-demo
Een requirementslijst wordt extra waardevol wanneer deze wordt gebruikt als basis voor leveranciersdemo’s.
Laat verschillende leveranciers dezelfde processen demonstreren en vraag hen daarbij zoveel mogelijk jullie eigen praktijksituaties te gebruiken. Zo wordt het eenvoudiger om systemen naast elkaar te leggen.
Beoordeel bijvoorbeeld:
- hoeveel stappen nodig zijn om een taak uit te voeren;
- hoe overzichtelijk het systeem is;
- hoeveel configuratie nodig is;
- welke onderdelen standaard beschikbaar zijn;
- waarvoor maatwerk nodig is;
- hoe gemakkelijk gebruikers het proces kunnen aanpassen;
- welke informatie recruiters en hiring managers te zien krijgen.
Hierdoor verandert een demo van een commerciële presentatie in een veel bruikbaardere praktijktest.
Houd ook rekening met de komende jaren
Een ATS kies je meestal niet voor één of twee jaar. Kijk daarom niet alleen naar de huidige organisatie, maar ook naar verwachte veranderingen.
Gaat het recruitmentvolume groeien? Wordt recruitment internationaal georganiseerd? Komen er nieuwe bedrijfsonderdelen bij? Verandert het HR-systeem? Wil de organisatie meer met recruitmentdata of AI gaan doen?
Niet iedere toekomstige wens hoeft direct een harde requirement te worden. Het is wel verstandig om te onderzoeken of het ATS kan meegroeien.
Vraag leveranciers daarom ook naar hun roadmap, ontwikkelstrategie en mogelijkheden om nieuwe functionaliteiten of integraties toe te voegen.
Een requirementslijst is een middel, geen doel
Het doel van een requirementslijst is niet om de leverancier te vinden die de meeste vinkjes kan zetten. Het doel is om te bepalen welk systeem het beste aansluit bij de processen, gebruikers, techniek en ambities van de organisatie.
Een leverancier die 95 procent van een lange lijst ondersteunt, hoeft daardoor niet automatisch een betere keuze te zijn dan een leverancier die uitstekend aansluit bij de twintig eisen die voor jouw organisatie werkelijk belangrijk zijn.
Een goede requirementslijst zorgt vooral voor structuur. Je weet waar je naar zoekt, kunt leveranciers op dezelfde punten beoordelen en verkleint de kans dat aantrekkelijke functionaliteiten tijdens een demo de aandacht afleiden van wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft.
Van requirements naar passende ATS-leveranciers
Heb je duidelijk welke eisen en wensen belangrijk zijn, dan volgt de volgende uitdaging: welke recruitmentsystemen sluiten daar het beste op aan? Tijdens Recruitment Tech ATS_Day op woensdag 11 november 2026 in Utrecht worden werkgevers met minimaal 250 medewerkers vooraf gematcht met ATS-leveranciers die passen bij hun organisatie en situatie. Naast gerichte één-op-één-gesprekken zijn er kennissessies en gesprekken met experts over selectie en implementatie van recruitmentsystemen. Wil je jouw requirements toetsen en gericht kennismaken met passende ATS-leveranciers? Meld je dan gratis aan voor ATS_Day via atsday.nl.
