De directie zegt ja. Het budget zegt nee. En komt het geld er wel, dan blijft de tool na de livegang vaak onbenut. Draagvlak voor recruitmenttechnologie en AI is geen hindernis die je één keer neemt. Patrick Hamers (Maseto), Miranda Camu (ViaCamu Recruitment), Colin van Goethem (Artiflex), Amriesh Rambhajan (Strictly People) en Pieterjan Standaert (Digital Staffing Experts) deelden voor het Recruitment Tech Panel wat werkte, wat niet en wat ze een collega zouden adviseren.
Iedereen is voor, niemand betaalt
De wil is er. Volgens de Recruitment Tech Benchmark 2026 ervaart 42 procent veel draagvlak voor investeringen in recruitmentsoftware en 13 procent heel veel. Slechts 12 procent merkt weinig of nauwelijks steun.
“Let wel: draagvlak voor de aankoop is iets anders dan draagvlak voor de verandering. Vooral dat laatste wordt onderschat, waardoor de business case niet wordt behaald.”
De drempels liggen elders. Beperkt budget wordt door 35 procent genoemd, andere prioriteiten en gebrek aan interne expertise elk door 27 procent. Standaert herkent het. “Als de tool past binnen de strategie van de directie, zegt die vlot ja tegen de investering. De echte uitdaging zit bij de mensen die er elke dag mee moeten werken, en bij IT, dat terecht kritisch is op security en privacy.”
“Let wel: draagvlak voor de aankoop is iets anders dan draagvlak voor de verandering. Vooral dat laatste wordt onderschat, waardoor de business case niet wordt behaald.”
Van systeem naar rekensom
Miranda Camu zoekt draagvlak niet voor zichzelf, maar voor opdrachtgevers. In twee recente trajecten, in de zorg en de zakelijke dienstverlening, ging het om een ATS met een koppeling naar het HR-systeem. “Het hardst moest ik werken tegen één aanname: dat het HR-systeem de werving er wel bij kon doen. Dat systeem stond er al, het had veel geld gekost en het was binnen HR het product of choice. Een systeem dat al betaald is, is het sterkste argument tegen een systeem dat nog gekocht moet worden. Ook als het voor werving niet gebouwd is.”
“De doorslag gaf een rekensom met twee getallen. Wat kostten de bureauplaatsingen van het afgelopen jaar, en wat levert het op om een sleutelvacature zelf te vervullen.” Dat bedrag ging naast de investering. “Vanaf dat moment ging het gesprek over capaciteit en continuïteit, en niet meer over een systeem. Aan de budgettafel moest ik het eerst omzetten in geld voordat het gewicht kreeg.”
‘Demo is verraderlijk’
Bij Colin van Goethem, die de preselectie via WhatsApp volledig met AI laat voeren, was de directie snel om. De gebruikers niet. “Gebruikers willen vaak bewijs zien. Hebben we hier echt wat aan? Daarom proberen we dingen zoveel mogelijk te testen, zodat we kunnen aantonen dat iets werkt.”
“Sneller plaatsen klinkt mooi, maar de echte vraag is wat je met de gewonnen tijd doet”, stelt Pieterjan Standaert. “Meer omzet? Meer klantcontact? Een betere kandidaatervaring? Zet daar een nulmeting naast en het gesprek gaat ineens over beter werken in plaats van over software.”
“Vooral die demo is verraderlijk: dan schrijf je de business case op basis van wat blinkt, niet van wat je echt nodig hebt.”
Wat volgens hem niet werkt: wijzen naar de concurrent, of naar een mooie demo. “Vooral die demo is verraderlijk: dan schrijf je de business case op basis van wat blinkt, niet van wat je echt nodig hebt.”
Eisen worden ontwerpcriteria
Camu liep het hardst aan tegen IT, security en de budgethouder. “Geen van beide uit onwil. Architectuur, beheer en de omgang met sollicitantgegevens zijn harde eisen en ze zijn goed onderbouwd. Daar stond een wensenlijst van recruitment tegenover, en die verliest. Dat heb ik opgelost door hen aan tafel te vragen voordat de eisen op papier stonden. Hun eisen werden ontwerpcriteria in plaats van bezwaren.”
Ook zette ze key users in de selectie en mat ze na de livegang het werkelijke gebruik. In één traject zijn in twee jaar 64 lastig invulbare vacatures vervuld, waarvan 56 via eigen werving. De bureau-afhankelijkheid daalde met 81 procent, de time to fill ging van 17 naar 8 weken. “Dat kost tijd aan de voorkant. Het is ook de reden dat zo’n systeem daarna gebruikt wordt. Een systeem dat gebruikers pas na de aanschaf zien, moet je er daarna in duwen.”
Gebrek aan interne afstemming
Niet alles lukte. In één traject ging de keuze van de leverancier naar een bestaande relatie van IT. “Drie partijen die wél ATS-en bouwen, verloren het van een partij die het landschap al kende”, stelt Camu. “Dat systeem sluit nog steeds niet goed aan op het proces en op de werken-bij-site.”
“De directie heeft een duidelijke visie, de werkgroep loopt tegen dagelijkse uitdagingen aan en IT is onderbemand en blust brandjes.”
Standaert ziet bij klanten vooral een gebrek aan interne afstemming. “De directie heeft een duidelijke visie, de werkgroep loopt tegen dagelijkse uitdagingen aan en IT is onderbemand en blust brandjes. Als je die groepen en competenties op één lijn krijgt, is de helft van het werk al gedaan.”
Bij AI is de volgorde omgedraaid
En als het om AI gaat, lijken organisaties de volgorde om te draaien, ziet Camu. ”Een ATS wordt eerst gekocht en daarna gebruikt. AI wordt eerst gebruikt en daarna besloten. Mensen werken al met taalmodellen voordat er beleid is.”
Ook de inhoud van het gesprek verschuift. “Bij AI gaat het binnen tien minuten over risico en aansprakelijkheid, met juridisch en privacy vroeg aan tafel.” Werving en selectie vallen onder de AI Act in de categorie hoogrisico. “Daarmee is het een vraagstuk voor de directie en niet voor recruitment alleen.”
“Bovendien kost het geld dat nu niet in het budget zit, terwijl de resultaten niet voorspelbaar zijn”, ziet Standaert. “En de verwachting is vaak dat AI tovert. Maar de magie komt pas als de basis goed staat: strakke processen en data die op orde is.”
‘Vertrouwen onze gegevens al jaren aan cloudleveranciers’
Bij Patrick Hamers gaat de discussie niet over geld, maar over het koppelen van generatieve AI aan mail, agenda en andere bronnen. “We vertrouwen onze gegevens al jaren toe aan cloudleveranciers. Waarom voelt het dan toch als een grotere stap om AI toegang te geven tot diezelfde informatie?”
“Bij gewone recruitmentsoftware bepaal je vooral hoe je wilt werken. Bij AI moet je ook nadenken over welk deel van je werk je uit handen wilt geven.”
Efficiëntie alleen overtuigt hem niet. “We zetten AI in om tijd vrij te maken voor het menselijke aspect van recruitment, maar naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, kunnen we juist ook die menselijke interactie steeds verder automatiseren. Bij gewone recruitmentsoftware bepaal je vooral hoe je wilt werken. Bij AI moet je ook nadenken over welk deel van je werk je uit handen wilt geven.”
Niet iedereen merkt dat verschil al. “Intern scharen we het allemaal onder recruitmenttechnologie en automatisering”, zegt Van Goethem. Amriesh Rambhajan merkt dat AI en het ATS vaak als twee losse dingen worden gezien, terwijl ook het ATS zelf lang niet altijd volledig wordt benut.
Begin bij het probleem
Wat adviseert het panel een collega die volgende maand een business case moet pitchen? Hamers: “Begin niet met wat de technologie allemaal kan (dat weten we nu wel), maar met welk probleem je wilt oplossen.”
Van Goethem: “Zorg dat je de behoefte van gebruikers paraat hebt. Wat gaat jouw business case oplossen of verbeteren? Zorg dat je dit kan aantonen.”
“Vaak is dit niet duidelijk omdat directie zelf nog geen heldere visie heeft of te onzeker is wat ze wil.”
Rambhajan wil de kosten van systemen en manuren helder afgezet zien tegen de opbrengsten op korte en lange termijn. En hij kijkt omhoog. “Een duidelijke visie vanuit directie op het gebied van AI zorgt voor meer draagvlak. Vaak is dit niet duidelijk omdat directie zelf nog geen heldere visie heeft of te onzeker is wat ze wil.”
‘Pitch geen systeem’
Camu begint bij de begroting. Volgens de benchmark heeft 37 procent van de organisaties specifiek budget gereserveerd voor recruitmentsoftware en werkt 11 procent ad hoc. “Zonder begrotingsregel moet een aanvraag elk jaar opnieuw concurreren met alles wat al in de begroting staat. Dat verlies heeft niets te maken met de kwaliteit van je argumenten.”
“Reken daarna één vacature door in plaats van je hele portefeuille. Eén sleutelfunctie, de werkelijke bureaukosten, de weken die het langer duurde dan nodig. Pitch geen systeem. Pitch de vacatures die je volgend jaar zelf vervult.”
Standaert wijst op de leverancier die je al hebt. “Vraag je huidige leverancier eerst wat die al kan en wat er op de roadmap staat. Voorkom dat je iets koopt dat binnenkort in je eigen platform zit.”
Na de handtekening
“De meeste plannen stranden niet in de boardroom, maar na de handtekening”, zegt Standaert. “De investering wordt goedgekeurd op een ROI-belofte, terwijl die ROI pas komt als mensen de technologie echt gebruiken zoals bedoeld.”
Camu ziet één patroon bij organisaties die achteraf ontevreden zijn: het systeem is er nooit echt gekozen, maar kwam mee met een leverancier die al binnen zat. “Dat noem ik een bijvangst-ATS. Dat gebeurt zonder kwade wil. Iedereen aan tafel bewaakt zijn eigen risico, en niemand bewaakt de instroom.”
“Techniek die bovenop een onduidelijk proces wordt gelegd, maakt dat proces zichtbaar en duurder. Dan is uitstel goedkoper dan aanschaf.”
En niet elk gesneuveld plan is een verlies. “Techniek die bovenop een onduidelijk proces wordt gelegd, maakt dat proces zichtbaar en duurder. Dan is uitstel goedkoper dan aanschaf.”
Draagvlak is volgens Standaert dan ook “geen vinkje vóór de start, maar iets wat je het hele traject blijft verdienen, tot ver na go-live”.
Praat mee in het Recruitment Tech Panel
Met het Recruitment Tech Panel wil Recruitment Tech professionals uit de markt actief betrekken bij actuele ontwikkelingen rondom recruitmenttechnologie, zoals dit onderzoek. Het panel is bedoeld voor iedereen die vanuit de praktijk werkt met recruitmentsoftware: recruiters, superusers, projectleiders, consultants en leden van innovatie- of hr-techteams, zowel uit Nederland als België.
Een aantal keer per jaar ontvangen panelleden een korte vragenlijst over een actueel onderwerp. De input wordt gebruikt voor artikelen, analyses en achtergrondverhalen op RecruitmentTech.nl, inclusief quotes van panelleden. Deelname is flexibel: minimaal drie keer per jaar meedoen is de vraag, een uitnodiging overslaan kan altijd.
Panelleden krijgen er ook wat voor terug, met regelmatig gratis toegang tot Recruitment Tech-evenementen, zoals een All Access Ticket voor Demo_Day of toegang tot de uitreiking van de Recruitment Tech Awards. Meld je aan via RecruitmentTech.nl/panel.
