Een Applicant Tracking System wordt meestal voor meerdere jaren gekozen. In die periode kan er binnen een organisatie veel veranderen. Recruitmentprocessen worden aangepast, het aantal gebruikers groeit, andere systemen worden geïmplementeerd en recruiters en hiring managers stellen nieuwe eisen aan software. Ook de mogelijkheden van ATS’en zelf ontwikkelen zich verder. Een systeem dat enkele jaren geleden goed aansloot, hoeft daarom vandaag niet automatisch nog de beste oplossing te zijn.
Dat betekent niet dat je direct op zoek moet naar een ander ATS. Een periodieke evaluatie helpt vooral om vast te stellen waar je nu staat. Werkt het systeem nog zoals je wilt? Gebruik je de beschikbare mogelijkheden voldoende? En sluit het ATS nog aan op wat de organisatie de komende jaren nodig heeft?
Kijk verder dan de dagelijkse irritaties
Bij de beoordeling van een ATS gaat de aandacht vaak als eerste naar gebruiksgemak. Recruiters weten meestal precies welke handelingen veel tijd kosten of welke functies ze missen. Dat zijn nuttige signalen, maar ze vertellen niet het hele verhaal.
Kijk daarom breder naar de rol van het ATS binnen recruitment. Ondersteunt het systeem jullie huidige processen? Kunnen hiring managers er goed mee werken? Zijn rapportages eenvoudig beschikbaar? Werken koppelingen met bijvoorbeeld HR-, assessment- en onboardingsoftware zoals bedoeld?
Ook de samenwerking met de leverancier speelt een rol. Een beperking in het huidige ATS betekent namelijk niet automatisch dat een ander systeem nodig is. Soms is functionaliteit al beschikbaar, maar wordt deze niet gebruikt. In andere gevallen kan een proces anders worden ingericht of kan de leverancier met een nieuwe koppeling of configuratie het probleem oplossen.
Let op werk en kandidaatdata buiten het ATS
Een belangrijk signaal is hoeveel werk inmiddels buiten het ATS plaatsvindt. Worden kandidaten via spreadsheets bijgehouden? Delen recruiters cv’s en andere kandidaatinformatie met hiring managers via e-mail of Teams? Worden rapportages handmatig samengesteld omdat de informatie niet eenvoudig uit het systeem komt?
Losse hulpmiddelen zijn op zichzelf niet altijd een probleem. Maar wanneer structureel informatie buiten het ATS wordt opgeslagen of gedeeld, ontstaat niet alleen extra administratief werk. Het wordt ook moeilijker om grip te houden op persoonsgegevens.
Kandidaatdata bevat vrijwel altijd persoonsgegevens, zoals namen, contactgegevens, cv’s en informatie over werkervaring. Wanneer deze gegevens worden gekopieerd naar spreadsheets, mailboxen, lokale bestanden of andere systemen, kunnen meerdere versies van dezelfde informatie ontstaan. Het wordt dan lastiger om te bepalen wie toegang heeft, hoe lang gegevens worden bewaard en of informatie daadwerkelijk wordt verwijderd wanneer dat nodig is.
Ook het risico op een datalek neemt toe. Kandidaatdata buiten het ATS betekent niet automatisch dat sprake is van een datalek. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gaat het bij een datalek om toegang tot persoonsgegevens zonder dat dit mag of de bedoeling is, of om het ongewenst vernietigen, verliezen, wijzigen of verstrekken van persoonsgegevens door een beveiligingsinbreuk. Wanneer medewerkers regelmatig kandidaatdata buiten het ATS moeten verwerken om hun werk te kunnen doen, is dat daarom een relevant onderdeel van de evaluatie van het recruitmentsysteem.
Onderzoek of jullie behoeften zijn veranderd
Organisaties veranderen vaak sneller dan hun recruitmentsoftware. Misschien zijn er meer locaties bijgekomen, is recruitment centraler georganiseerd of werken veel meer hiring managers met het systeem. Ook internationalisering, nieuwe rapportagebehoeften of een andere HR-architectuur kunnen invloed hebben.
Daarnaast ontwikkelen ATS’en zich snel. Automatisering, integraties en AI krijgen een grotere rol. Dat betekent niet dat iedere nieuwe functie noodzakelijk is. Het is wel verstandig om periodiek te onderzoeken welke mogelijkheden inmiddels beschikbaar zijn en welke daarvan daadwerkelijk waarde kunnen toevoegen aan jullie proces.
De belangrijkste vraag is daarom niet of er een moderner ATS bestaat. De vraag is of het huidige systeem nog past bij jullie recruitmentstrategie, processen en toekomstige plannen.
Doe de ATS Evaluatie Scan
Wie een eerste beeld wil krijgen, kan gebruikmaken van de ATS Evaluatie Scan van Recruitmenttech.nl. De online scan kijkt naar onderwerpen als gebruiksgemak, recruitmentprocessen, automatisering, samenwerking met hiring managers, kandidaatcommunicatie, rapportages, integraties en de dienstverlening van de leverancier.
De uitkomst helpt om het gesprek over het huidige systeem concreter te maken. Problemen kunnen namelijk ook worden veroorzaakt door de inrichting van het ATS, onvoldoende training of het beperkt gebruiken van bestaande functionaliteiten. Juist daarom kan het interessant zijn om de scan door meerdere betrokkenen binnen de organisatie te laten invullen. Verschillen tussen de antwoorden van recruitment, HR en ICT leveren vaak waardevolle gesprekspunten op.
Optimaliseren kan ook de uitkomst zijn
Een ATS-evaluatie hoeft niet te eindigen met een selectieproces. Misschien blijkt dat het huidige systeem nog goed past, maar dat bepaalde onderdelen beter ingericht kunnen worden. Met een duidelijk overzicht van verbeterpunten kun je vervolgens gerichter het gesprek met de huidige leverancier aangaan.
Blijkt uit de evaluatie dat structurele behoeften niet kunnen worden ingevuld, dan kun je onderzoeken welke alternatieven op de markt beschikbaar zijn. Daarbij helpt het om eerst duidelijk te bepalen wat je wilt verbeteren voordat je demonstraties van leveranciers gaat bekijken.
Verder verdiepen tijdens ATS_Day
Wil je als werkgever verder onderzoeken waar jullie huidige ATS staat en wat er inmiddels mogelijk is? Op woensdag 11 november 2026 vindt in Utrecht Recruitment Tech ATS_Day plaats. Het event is bedoeld voor werkgevers met minimaal 250 medewerkers die hun huidige ATS willen toetsen, zich oriënteren op de komende jaren of al bezig zijn met een selectieproces.
Je hoeft dus niet besloten te hebben dat je wilt overstappen. Tijdens ATS_Day kun je kennis opdoen, experts spreken en kennismaken met ATS-leveranciers die aansluiten bij jullie organisatie en situatie. Kijk voor meer informatie en om je gratis aan te melden op de website van ATS_Day.
