Je database staat stil, de mensen erin niet. Spadework houdt je ATS constant actueel en geeft slimme meldingen bij interessante updates. Lees over de recruitment tool van Spadework die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2026.
Recruitment tooling van Spadework
Omschrijving van de tooling
Elk AI-project van een staffingbureau, van matching tot sourcing, is niet beter dan de data eronder. Elk jaar wisselt één op de zes werknemers van werkgever (DNB), en op verouderde velden levert ook het beste model niets op. Garbage in, garbage out. Spadework begint daarom bij die data: het houdt het ATS actueel, en haalt uit dat onderhoud dagelijks signalen. Dat gebeurt in drie stappen.
Eerst de analyse. Het ATS wordt uitgelezen, en de zwakke plekken worden zichtbaar gemaakt: lege velden, verouderde gegevens, dubbele profielen, en notities en mails die nergens aan hangen.
Dan de opbouw. Profielen worden ontdubbeld en opgeschoond, elk veld wordt opnieuw ingevuld in de structuur van het bureau zelf en verrijkt met wat publiek beschikbaar is. Alles wat daarna binnenkomt, landt via een eigen parser in diezelfde structuur.
Daarna blijft het actueel. Elke wijziging wordt doorgevoerd en gemeld aan de recruiter aan wie het profiel gekoppeld is. Diezelfde controle levert de signalen op. Een herschreven bio, een aangevulde werkervaring of een nieuwe profielfoto is een teken van latent werkzoekend gedrag, ook zonder “open to work”. Een contactpersoon die van werkgever wisselt, is een nieuwe ingang, en de openstaande vacatures van dat bedrijf komen er meteen bij. Dagelijks worden 400.000 Nederlandse vacaturesites, portalen en ATS- en DAS-systemen gelezen, zodat een vacature van een opdrachtgever automatisch bij de juiste recruiter in het ATS staat. En een voorgestelde kandidaat die alsnog rechtstreeks wordt aangenomen, wordt gemeld.
Meldingen komen binnen via mail, notificatie of als taak in het ATS, gebundeld en op prioriteit, zodat een recruiter zijn dag begint met een bellijst uit zijn eigen bestand. Velden, filters, drempels en agents worden per bureau ingericht, omdat geen twee bureaus hetzelfde werken.
Het resultaat is een ATS dat niet stilstaat: consistent, actueel en een bron van nieuwe leads. En een fundament waar de volgende stap op te bouwen is.
Welk probleem lost de tool op?
Elk bureau kent het: de database in het ATS klopt niet meer. Kandidaten zijn allang ergens anders gaan werken, contactpersonen zitten bij een ander bedrijf, velden zijn nooit ingevuld en dezelfde persoon staat er drie keer in. Bijhouden kost te veel tijd, dus het gebeurt niet. Het gevolg is dat recruiters goede kandidaten over het hoofd zien die ze al kennen, en te laat horen dat een klant is overgestapt. En elke AI-tool die je op die data zet, maakt dezelfde fouten. Spadework lost dat op.
Hoe werkt de tool?
Het bureau koppelt zijn ATS en is binnen een maand live. Met de beheerder wordt afgesproken welke velden worden bijgewerkt en hoe, welke organisaties worden gevolgd en hoe een melding binnenkomt: als notitie of taak in het ATS, of per e-mail. Het team blijft in het eigen ATS werken; er is geen migratie en geen nieuw systeem om te leren.
Een accountmanager krijgt een melding als een contactpersoon van bedrijf of functie is gewisseld. Spadework kijkt dan meteen of het nieuwe bedrijf relevant is, welke vacatures daar openstaan die het bureau direct kan vullen, en zet dat in één mail klaar.
Een recruiter ziet welke kandidaten uit het eigen bestand latent aan het zoeken zijn en belt gericht, met context, in plaats van onbekenden koud te benaderen. Vacatures van opdrachtgevers hoeft niemand meer op te zoeken: zodra er een online komt, staat hij ingevuld in het ATS bij de juiste recruiter. Wijzigt de vacature daarna online, dan wordt die aangepast en hoort de recruiter dat ook.
Wordt er AI gebruikt in de tool?
AI zit op drie plekken: hij leest ongestructureerde bronnen (profielen, CV’s, vacatureteksten) en vertaalt die naar de velden van het bureau, met per veld een eigen prompt. AI beoordeelt wat een wijziging betekent: is dit latent zoekgedrag? Is het nieuwe bedrijf van een contact relevant? Past deze vacature bij uren, regio, etc.? Dan schrijft de AI het voorstel dat bij de melding hoort, zoals een belscript of samenvatting. Elke taak draait als eigen agent; het oordeel blijft bij de recruiter.
Wat levert gebruik van de tooling op?
Voor het bureau levert het drie dingen op. Ten eerste, een database die klopt en blijft kloppen, zonder dat iemand daar tijd in hoeft te steken: geen dubbelingen, geen lege velden, geen functietitels van jaren geleden. Elke zoekopdracht, elke matching en elk AI-project daarbovenop wordt daar direct beter van. Ten tweede, timing: een recruiter hoort het op de dag dat een bekende kandidaat in beweging komt, een accountmanager op de dag dat een contactpersoon van werkgever wisselt, en een vacature van een opdrachtgever staat in het ATS op het moment dat hij online komt. Ten derde, minder administratie: het handmatig bijwerken, het overtypen van vacatures en het afstruinen van portalen vervalt.
Voor de kandidaat betekent het dat hij benaderd wordt op het moment dat het voor hem relevant is, door iemand die hem al kent en zijn actuele situatie voor zich heeft. Geen koude berichten van onbekenden, geen vragen naar gegevens die allang veranderd zijn, wel een gesprek over een passende stap.
Wat maakt de tool innoverend/vernieuwend?
De markt zoekt buiten de deur; Spadework haalt alles uit het eigen bestand. Onderhoud en signaal zijn één proces: wie controleert of een veld nog klopt, ziet de beweging vanzelf. Dat geeft grip op timing: een kandidaat vóór hij “open to work” aanzet, een contactwissel op de dag zelf, een vacature bij publicatie, ook achter een login, en een backdoor hire die anders onzichtbaar blijft. Elk veld is custom, dus de datalaag is stuurbaar. Alles leeft in het eigen ATS, zonder nieuw systeem.
Wat is de visie op technologie in recruitment?
Iedereen in recruitment krijgt de komende jaren betere tools. Dat staat vast, en het is geen onderscheid meer. De vraag die overblijft, is wie het snelst kan schakelen als de volgende tool er is.
Wij zien dat de beste bureaus die vraag beantwoorden door hun processen zelf te ontwerpen. Ze wachten niet op wat een leverancier bedenkt, maar bouwen hun eigen workflows, eigen velden, eigen automatiseringen, en gebruiken AI zoals het bij hun manier van werken past. Recruitment wordt daardoor niet uniformer, maar juist meer custom. Geen twee bureaus werken hetzelfde, en tools moeten zich daarnaar voegen in plaats van andersom.
Wat in dat landschap niet verandert, is het fundament. Elk proces, elke automatisering en elk AI-model is zo goed als de data waarop het draait. Wie zelf bouwt op een database die niet klopt, bouwt sneller dan ooit de verkeerde kant op. Datakwaliteit is daarmee geen bijzaak meer, maar de voorwaarde om überhaupt te kunnen innoveren.
Daar zien wij onze rol. We juichen het toe dat bureaus zelf ontwikkelen, en willen daar de laag onder zijn die ze kunnen vertrouwen: data die klopt en blijft kloppen, met AI die daar signalen en acties uit haalt, in het eigen ATS. Niet als vast product, maar als een laag die met elk bureau mee-innoveert. Alles daarin blijft custom, want dat is precies wat de branche nodig heeft: een stevig fundament, en daarbovenop de vrijheid om het zelf in te richten.
Waarom moet deze tooling een Recruitment Tech Award winnen?
Omdat het een probleem oplost dat de hele branche kent en niemand aanpakt. Elk bureau weet dat zijn database niet klopt, en elk bureau bouwt er toch AI bovenop. Spadework begint bij dat fundament en maakt er tegelijk de bron van nieuwe leads van: onderhoud en signaal in één proces, in het eigen ATS, ingericht per bureau. Het is geen extra platform, maar een laag die alles daarboven beter maakt. Een award hiervoor zegt: innoveren in recruitment begint bij data die klopt. Dat mag gehoord worden.
