Gemeente Amsterdam is met ruim 22.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van Nederland. Alleen al het recruitmentteam bestaat uit 45 recruiters en 10 arbeidsmarktcommunicatieadviseurs. Die schaalgrootte maakt technologische keuzes per definitie complex. Toen Joyce Kok zes jaar geleden begon bij de gemeente, trof ze een recruitmentlandschap aan dat historisch was gegroeid en sterk versnipperd was. Tijdens het Recruitment Tech Event 2025 ging Joyce Kok in gesprek met Daan Huisman van Recruitment Tech Masters over hoe ze hun ATS succesvol hebben geselecteerd. Bekijk de hele video.
32 applicaties
“Drie jaar geleden hadden we 32 HR-applicaties,” vertelt Kok. “Sommige heel groot, andere heel klein. En al die applicaties moesten met elkaar praten. Dat deed het niet.” De bestaande werving- en selectieoplossing was volledig maatwerk. Dat bood vrijheid, maar had ook een keerzijde. “Het systeem was precies zoals wij het wilden, maar het was geen recruitment. De gesprekken gingen nooit over meer hires of betere candidate experience, maar over technische velden.”
Van HR-suite naar best-of-breed
Parallel aan de onvrede over het bestaande ATS speelde er een bredere digitaliseringsvraag. Gemeente Amsterdam werkt met AFAS als HR-platform, maar oriënteert zich op termijn op een nieuwe HR-suite. De vraag was of recruitment daarin mee zou moeten, of dat een gespecialiseerde oplossing beter paste. “We hebben in het voorjaar van 2024 gesproken met grote HR-suites,” zegt Kok. “Die hebben allemaal recruitmentmodules.
Maar we zagen snel dat starten met recruitment binnen zo’n suite niet de beste kortetermijnoplossing was.” Daarmee viel de keuze op een best-of-breed benadering. Niet één allesomvattend systeem, maar een landschap van gespecialiseerde oplossingen die goed met elkaar moeten samenwerken. De aanbesteding omvatte uiteindelijk drie onderdelen: een nieuw ATS, een nieuwe werkenbij-website en een onboardingtool. De focus van het project lag eerst op het ATS en de werkenbij-site.
Oriëntatie op de markt als startpunt
De voorbereiding begon niet met het schrijven van eisen, maar met het verkennen van de markt. Voor Kok begon dat letterlijk op een Recruitment Tech Event. “Ik wilde niet blanco een aanbesteding ingaan,” zegt ze. “Ik wilde weten wat de markt te bieden heeft, zodat ik niet alleen opschrijf wat ik denk dat we nodig hebben.”
Die oriëntatie leidde ook tot de samenwerking met Recruitment Tech Masters, waar Daan Huisman al anderhalf jaar bij het project betrokken is. Zijn rol was die van sparringpartner, gids en realiteitscheck. “Het totaalpakket dat wij wilden, is fors,” zegt Kok. “Dan moet je toetsen of je de markt niet overvraagt.”
De realiteit van een aanbesteding
In december 2024 werd de RFP gepubliceerd. Een aanbesteding bij een organisatie als Gemeente Amsterdam is geen formaliteit. Naast functionele eisen spelen privacy, informatiebeveiliging, AI-beleid en inkoopvoorwaarden een grote rol. “Niet iedere leverancier wil of kan daarmee akkoord gaan,” zegt Kok. “Dat moet je vooraf goed aanvoelen.”
Een belangrijk leerpunt was dat het niet alleen draait om wat een systeem kan. “Je moet ook kijken naar alles eromheen. Privacy, contractvormen, integraties, governance. En je moet mensen meenemen die niets van recruitment weten, maar wel beslissend zijn.” Dat bleek lastiger dan vooraf gedacht. Hoewel recruitment en arbeidsmarktcommunicatie snel overtuigd waren, zorgden IT, privacy en inkoop voor vertraging. “E-mail whitelisting lijkt simpel,” zegt Kok. “Tot je echt met alle partijen aan tafel zit en het ineens toch ingewikkeld wordt.”
Stakeholders meenemen
De oorspronkelijke planning bleek te ambitieus. De livegang, die eerder voorzien was, schoof op naar het eerste kwartaal van 2026. “Dat zit bijna volledig in het meenemen van stakeholders,” zegt Kok. “Iedereen moet dit project naast het gewone werk doen. Dat vraagt tijd en capaciteit die er niet altijd is.”
Volgens Kok is dat geen uitzondering, maar eerder de norm bij grote organisaties. “Je kunt wel denken dat een leverancier in drie maanden kan implementeren, maar jij kent je eigen organisatie. Wij hebben soms acht weken nodig om te beslissen over e-mailtemplates.”
Parallel werken aan selectie en implementatie
Een bewuste keuze in het project was om de implementatie al voor te bereiden terwijl de selectie nog liep. “Zeventig tot tachtig procent van wat je als organisatie moet aanleveren, weet je al,” zegt Huisman. “Processen, templates, huisstijl. Als je daarmee wacht tot na de selectie, ontstaat er paniek.”
Die aanpak hielp om betrokkenheid vast te houden in een periode waarin een aanbesteding voor veel stakeholders onzichtbaar is. “Na publicatie van de RFP ontstaat vaak een dip,” zegt Kok. “Dan hoort een grote groep maandenlang niets. Door parallel te werken, bleef het project leven.”
Te veel denken vanuit het huidige proces
Terugkijkend is Kok kritisch op de inhoudelijke keuzes in de uitvraag. “We hebben te veel geredeneerd vanuit ons huidige proces,” zegt ze. “Dat hebben we in een nieuw jasje willen stoppen.” Dat leidt nu in de implementatie tot discussies over wat wel en niet kan. “Dan denk je: dit hadden we anders moeten uitvragen. Of duidelijker moeten zijn over waar we naartoe willen.” Voor een volgende keer zou ze het anders aanpakken. “Ik zou met een toekomstplaatje naar een leverancier willen gaan. Dit is wat wij willen bereiken. En laat hen dan laten zien hoe hun systeem daarbij past.”
Implementatie is samenwerken
In mei 2025 startte de implementatie. De zomervakantie alleen al maakte duidelijk dat standaardplanningen niet realistisch zijn. “Als een leverancier zegt dat het in acht weken kan, denk ik: begrijp je met wat voor organisatie je werkt?” Volgens Kok is het cruciaal om de leverancier als partner te zien. “Je zit hier jaren aan vast. Het is geen kwestie van ‘hier heb je het systeem, succes ermee’. Je moet samen oplossingen vinden, zeker als het spannend wordt.” Die samenwerking gaat ook over verder kijken dan de eigen oplossing. “We zoeken leveranciers die meedenken, die zeggen: ken je deze tool, die kan iets toevoegen en wij kunnen ermee koppelen. Dat ecosysteem is belangrijk.”
Schone start
Een bewuste keuze was om geen historische data te migreren. Het oude systeem leverde data op die moeilijk te interpreteren was en privacyvraagstukken met zich meebracht. “We beginnen schoon,” zegt Kok. “Met 45.000 sollicitaties per jaar is het systeem zo weer gevuld.” Voor kandidaten betekent dit wel veranderingen, bijvoorbeeld rond jobalerts. “Die worden anders ingericht. Dat communiceren we richting kandidaten.”
Optimalisatie begint al voor livegang
Hoewel de organisatie nog niet live was ten tijde van het Recruitment Tech Event 2025, wordt er al nagedacht over optimalisatie. “De implementatie is de basis,” zegt Kok. “Daarna begint het pas.” Ze ziet het risico dat organisaties na livegang stilvallen. “Dan werkt iedereen ermee en denkt niemand meer na. Terwijl ontwikkelingen sneller gaan dan je vermogen om ze te realiseren.”
Volgens Kok is het daarom belangrijk om aangesloten te blijven bij de markt en bij het partner-ecosysteem van leveranciers. “Je bent nooit klaar.”
Video
Bekijk hieronder de videoregistratie die tijdens het Recruitment Tech Event 2025 is gemaakt.
