Een ATS (Applicant Tracking System) stelt bedrijven in staat om sollicitanten efficiënter te volgen én het wervingsproces te stroomlijnen. Het selecteren van het juiste ATS is echter geen eenvoudige taak, gezien alle beschikbare opties. Dit zijn vijf belangrijke overwegingen om je te helpen bij de keuze voor een ATS.
1. Doel én behoeften van je organisatie
Voordat je begint met het evalueren van verschillende ATS-opties, is het van belang dat je duidelijk definieert wat jouw organisatie eigenlijk nodig heeft. Stel een lijst op van de belangrijkste functies én functionaliteiten die je verwacht van een ATS. Overweeg zaken als het volume van sollicitaties, het aantal gebruikers, integratiemogelijkheden met andere systemen en budgettaire beperkingen. Dan heb je een leidraad te pakken voor jouw keuze.
2. Gebruiksvriendelijkheid
Het is vervolgens van belang dat je het ATS test op gebruikersvriendelijkheid. Kunnen de eindgebruikers – vaak recruiters en hiring managers – intuïtief met het systeem omgaan? Ga vóór dat je een contract afsluit altijd eerst aan de slag met een demoversie, zodat je kunt testen of de interface voor jou en jouw team werkt.
3. Functionaliteiten
Verschillende ATS-systemen bieden een scala aan functies: van basisfuncties voor het bijhouden van simpele kandidaatsgegevens tot geavanceerde mogelijkheden, zoals geautomatiseerde screenings, rapportages én analytics. Bepaal wederom welke elementen must-haves zijn en welke tools wellicht overbodig zijn. Alle tools zijn even interessant, maar beperk je, vooral in het begin, omdat je anders jezelf overspoelt met technologische mogelijkheden.
4. Aanpasbaarheid en integratie
We hebben al heel wat artikelen geschreven over het belang van de integratie, en hij kan ook op dit lijstje niet ontbreken. Een ATS moet kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw organisatie. Bovendien moet het naadloos kunnen integreren met andere HR- en wervingshulpmiddelen die je momenteel gebruikt of in de toekomst wilt implementeren. Dit kan variëren van integratie met je website en sociale media tot je met payroll- en onboarding-systemen. Hoe meer je in één systeem kwijt kunt, hoe beter. Luister naar de podcast ‘Succesvol met recruitmentsoftware’ voor meer tips en tricks.
5. Ondersteuning en training
Als je een ATS test op technische capaciteiten, dan scoren de meeste hoog. Ook interfaces zijn voorzien van voldoende aandacht, dat gebruikers er goed mee aan de slag kunnen. Maar het laatste ding om áltijd rekening mee te houden: word je door de leverancier behandeld als partner, of als afnemer? Dit traject bepaalt uiteindelijk hoe succesvol je kunt zijn met een ATS: zorg dat je jouw leverancier test op ondersteuning én eventuele training voor je medewerkers.
