Het switchen van recruitmentsysteem lijkt soms een ellenlang proces, maar Gerald Morgan heeft er zijn levensmissie van gemaakt om ervoor te zorgen dat die switch zo efficiënt mogelijk gaat met zijn bedrijf, Data Migrator. Martijn Hemminga van Recruitment Tech sprak hem voor een uitgebreid video-interview op RecFest.
Migraties zijn de sleutel
Wanneer een organisatie tech inzet om het wervingsproces te verbeteren, komen migraties vaak direct om de hoek kijken. Maar zoals vaak geldt voor migraties: ze worden pas opgemerkt wanneer het fout gaat. Met Data Migrator is Gerald Morgan de man die zorgt dat dat zelden gebeurt. Na 36 jaar werkzaam te zijn geweest IT-branche — waarvan 23 in de recruitment en HR — richtte Morgan het bedrijf op in 2007.
“Wanneer een gebruiker besluit om van recruitmentsysteem te veranderen, zijn wij aan zet”, zegt Morgan tegenover Recruitment Tech tijdens RecFest 2022. “Het bedrijf dat de vervangende software levert schakelt ons dan eigenlijk in om te kijken of wij kunnen assisteren bij het overzetten van al hun gegevens. Dus daarbij kun je denken aan alle documenten, aantekeningen, die opgeslagen zijn. Aan ons is vervolgens de taak om al die gegevens om te zetten in een bestandstype dat werkt in het nieuwe systeem.”
Niet alleen een CSV-bestand
Terwijl de meeste systemen altijd wel een generieke optie hebben om een CSV-bestand te exporteren — gaat het werk van Morgan een stukje verder. “Er zijn altijd basis export- en importopties beschikbaar. Dat is voor sommigen misschien genoeg — maar wat we zien is dat de meeste organisaties alle belangrijkste gegevens wil meenemen. En dat zit niet zomaar allemaal in een CSV-bestand. Dat betreft informatie over alle werknemers en functies — en bijvoorbeeld alle onderlinge interactie die het bedrijf heeft gehad. Denk aan dingen als activiteiten, notities en telefoontjes.”
“Wat we zien is dat de meeste organisaties alle belangrijkste gegevens wil meenemen. En dat zit niet zomaar allemaal in een CSV-bestand.”
“Die geschiedenis aan communicatie is wat iedere organisatie uniek maakt”, zegt Morgan. “Dat is dus heel wat anders dan wat op een LinkedIn-profiel vermeld staat. Bovendien zien we dat een CSV-import vaak lang niet complex genoeg is. Maar ook als er bijvoorbeeld hele specifieke eisen zijn voor het importeren — dan lopen veel systemen en gebruikers tegen het probleem aan dat ze het gewenste bestandstype niet kunnen verkrijgen. Daar helpen wij mee.”
Klaar in twee weken
Data Migrator heeft inmiddels klanten over de hele wereld verzameld. “We begonnen ooit met klanten in het VK, de VS en Europa, maar werken nu ook voor Australische organisaties”, zegt Morgan. “We migreren momenteel van meer dan 90 verschillende systemen naar bijvoorbeeld OTYS, JobAdder, TrackerRMS, Pump, Firefish, Access Recruitment CRM, Mercury XRM, Bullhorn Salesforce en Seven20. Het is een klein bedrijf, maar we hebben een flink wereldwijd bereik in wat we doen.”
“We migreren momenteel van meer dan 90 verschillende systemen.”
De doorlooptijd van een migratie is over het algemeen sneller dan de meeste organisaties verwachten, stelt Morgan. “Normaal gesproken kunnen we met een een typisch migratieproject voor een organisatie vrij snel schakelen. We krijgen hun gegevens en binnen twee weken hebben ze een versie waarmee ze hun eigen gegevens in het nieuwe systeem kunnen bekijken.”
Overstappen of niet overstappen
Toch blijft het switchen van systeem voor veel organisaties een ontmoedigend vooruitzicht, waar kleine fouten ervoor zorgen dat het soms weken en maanden langer duurt voordat de juiste data in een systeem zichtbaar en bruikbaar is. “Voordat je overschakelt naar een ander systeem, zorg er dan in ieder geval voor dat het een systeem is waar Data Migrator mee werkt”, lacht Morgan. “Nee, maar even serieus: ik denk dat het echt een beslissing is die je niet moet nemen op basis van de vraag of je een goede migratie kunt krijgen.”
” Uiteindelijk draait het erom dat je evalueert waarom wat je nu gebruikt niet goed genoeg, of volhoudbaar is.”
“De afweging moet altijd zijn op basis van wat het nieuwe systeem je écht biedt. Wat we wel zien is dat interne recruitmentteams hun software zelden veranderen. En wanneer ze het wel doen, hebben ze haast de neiging om zo min mogelijk te migreren met het nieuwe systeem. Dan wordt er letterlijk opnieuw begonnen of vanuit een spreadsheet. Aan de bureaukant zien we dat ze over het algemeen een veel gedetailleerdere migratie willen. Uiteindelijk draait het erom dat je evalueert waarom wat je nu gebruikt niet goed genoeg, of volhoudbaar is. Wanneer je dan besluit om te switchen, staan wij klaar om je te helpen.”
