Wie een nieuw ATS selecteert, moet zich niet laten verleiden door een mooie demo of opvallende functionaliteiten. Volgens Leon Buijsman, eigenaar-directeur van Ubeeo, begint een goede selectie met een fundamentelere vraag: wat wil je als organisatie bereiken? Ook waarschuwt hij voor de risico’s van AI en het onderschatten van de kandidaatervaring. “Trap niet in kleurtjes. Het belangrijkste is wat je doelstellingen zijn, waar het systeem op moet inspelen en of het daarop kan inspelen.”
Buijsman is al ruim 25 jaar actief in de wereld van software en recruitment. Met Ubeeo richt hij zich op corporate recruitment bij organisaties vanaf ongeveer 500 medewerkers, waaronder overheden, zorginstellingen, onderwijsorganisaties en grote ondernemingen. In aanloop naar ATS Day deelt hij zijn visie op de ontwikkeling van het ATS, de invloed van AI en de fouten die werkgevers maken bij de selectie en implementatie van recruitmentsoftware.
Mobiel solliciteren werkt vaak alleen op papier
Volgens Buijsman besteden organisaties nog te weinig aandacht aan de mobiele sollicitatie-ervaring. Dat een sollicitatieformulier zich aanpast aan een smartphone, betekent niet dat kandidaten hun sollicitatie daadwerkelijk kunnen afronden. Vooral verplichte documenten vormen een obstakel.
“Mobiel solliciteren werkt op het moment dat je het document niet verplicht maakt voor de hele procedure. Je kunt de discussie voeren of een cv en motivatiebrief nog nodig zijn, maar hiring managers hechten daar nog steeds waarde aan. In de praktijk heeft bijna niemand zijn cv of motivatiebrief beschikbaar wanneer hij op zijn mobiel zit.”
Volgens Buijsman komt 60 tot 70 procent van het verkeer via mobiele apparaten. Wanneer kandidaten daar vastlopen, heeft dat direct gevolgen voor de conversie en het rendement van recruitmentcampagnes. Hij pleit daarom voor sollicitatieprocessen in meerdere stappen, waarbij documenten later kunnen worden toegevoegd.
Het ATS blijft de spin in het web
De kernfunctie van het ATS is volgens Buijsman nauwelijks veranderd. Het systeem blijft de centrale plek voor kandidaatgegevens. Wel is het aantal koppelingen met andere technologie sterk toegenomen. Ubeeo kiest daarbij bewust voor directe integraties met andere leveranciers.
“Wij noemen het ATS altijd de spin in het web of de bank van de kandidaatgegevens. Dat is het eigenlijk nog steeds. Alleen zitten er veel meer koppelingen in. Wij kiezen ervoor direct te koppelen, omdat dat meer controle en flexibiliteit geeft. Tegelijkertijd moeten we ervoor zorgen dat de AVG bewaakt blijft, ook bij partijen die gebruikmaken van die gegevens.”
Vooral bij AI-integraties ziet hij risico’s. Organisaties moeten volgens hem voorkomen dat nieuwe toepassingen zonder betrokkenheid van privacyverantwoordelijken toegang krijgen tot kandidaatdata.
AI mag recruitment niet opnieuw onpersoonlijk maken
Buijsman vindt dat de recruitmentsector nog aan het begin staat van het effectieve gebruik van AI. De mogelijkheden zijn groot, maar er bestaan ook onzekerheden over gegevensverwerking, privacy en afhankelijkheid van Amerikaanse technologie. Hij ziet daarom kansen voor Europese alternatieven zoals Mistral.
Zijn grootste zorg betreft echter de menselijke kant van recruitment. Technologie moet kandidaten helpen en niet veranderen in een nieuwe vorm van onpersoonlijke selectie.
“Geen enkele kandidaat heeft als ultieme droom om door een algoritme getrokken te worden en als nummertje gebruikt te worden. Eigenlijk is dat precies waar ATS’en vroeger om werden gehaat. Als we niet oppassen, neemt AI die rol over en halen we de mens helemaal uit het proces.”
AI kan volgens hem veel betekenen bij repetitieve werkzaamheden, maar menselijke betrokkenheid blijft noodzakelijk. “Uiteindelijk heb je iemand van vlees en bloed aan de andere kant zitten, die voor jouw organisatie gaat werken. Dat moeten we vooral niet uit het oog verliezen.”
Een goede demo is nog geen goede implementatie
Bij de selectie van een ATS kijken werkgevers volgens Buijsman regelmatig te veel naar de demonstratie en te weinig naar de organisatorische gevolgen. Een leverancier kan een snelle implementatie beloven, maar wanneer de werken-bij-site pas maanden later aangepast kan worden, levert die snelheid weinig op.
“Je moet kijken naar het totaalplaatje. Welke rapportages wil je hebben? Hoe ga je resultaten meten? Welke groepen kandidaten heb je? Zijn ICT en data privacy betrokken? Het raakt je HR-systeem, je website en het management, dat uiteindelijk ook om cijfers gaat.”
Daarbij waarschuwt hij voor haast tijdens de implementatie. “Een ATS kun je maar één keer live zetten. Dan moet het gewoon goed zijn en moet iedereen in de acceptatiemodus komen. Het grootste risico is dat je die fase afraffelt.”
Een ATS is volgens Buijsman bovendien geen IT-project. Recruitment, hiring managers, HR en andere betrokkenen bepalen uiteindelijk hoe succesvol het systeem wordt gebruikt.
Stel de kandidaat centraal bij de selectie
Werkgevers zouden volgens Buijsman vaker moeten vragen hoe een ATS bijdraagt aan het verbeteren van de candidate journey. Daarbij hoort ook het meten van sollicitatiegedrag en conversie.
“Hoe kan de kandidaat solliciteren? Hoe kunnen we dat doormeten? Hoe zien we wat daar gebeurt? Organisaties geven ontzettend veel geld uit aan arbeidsmarktcommunicatie, LinkedIn en Indeed. Maar als mensen vervolgens niet goed mobiel kunnen solliciteren, wordt er onwaarschijnlijk veel geld verspild.”
Ook adviseert hij werkgevers om referenties te controleren buiten de door leveranciers aangedragen klantenkring. Daarnaast verdienen onafhankelijke audits en certificeringen rondom beveiliging, privacy en kwaliteit volgens hem nadrukkelijk aandacht.
AI kan talentpools nieuw leven inblazen
Richting 2029 verwacht Buijsman dat AI steeds vaker wordt ingezet bij preselectie en talentpools. Vooral dat laatste onderdeel verdient volgens hem meer aandacht. Tegelijkertijd ontstaat een nieuwe uitdaging: vaststellen of sollicitaties afkomstig zijn van daadwerkelijk geïnteresseerde kandidaten.
“We moeten veel beter gaan herkennen of we met een echte sollicitant te maken hebben of iemand die via AI een spervuur aan sollicitaties de markt in heeft gestuurd. We bewaken de persoonsgegevens van kandidaten, maar moeten er ook voor zorgen dat we met echte kandidaten te maken hebben.”
Recruitment verdient een strategische positie
Tijdens ATS Day op 11 november wil Buijsman vooral met werkgevers spreken over hun doelstellingen. Volgens hem moet de keuze voor recruitmentsoftware bijdragen aan een sterkere strategische positie van recruitment.
“Wat wil je precies bereiken met het ATS? Dat bouwt de businesscase intern veel steviger op dan alleen zeggen dat je een nieuw systeem wilt dat lekker werkt. Ik zie confetti, ik zie een eenhoorn. Allemaal leuke features om je dag vrolijker te maken, maar daar gaat het uiteindelijk niet om.”
Daarbij plaatst hij ook een kritische kanttekening bij de positie van recruitment binnen organisaties. “Hoe zorgt een ATS ervoor dat recruitment de strategische plaats krijgt die het verdient? In tijden van krapte besparen op recruitment is een heel raar verhaal.”
Ga in gesprek tijdens ATS_Day
Ubeeo is 11 november a.s. aanwezig op de eerste editie van Recruitment Tech ATS_Day in Utrecht. Namens Ubeeo is Leon Buijsman aanwezig om met werkgevers in gesprek te gaan. Niet direct voor een productdemo, maar om recruitmentuitdagingen te bespreken.
