Shortlisting kan de meest uitdagende en tijdrovende stap zijn in het wervingsproces. Belangrijk bij elke openstaande vacature is het vinden van een gemakkelijke en nauwkeurige manier om de shortlist van kandidaten te automatiseren. In de serie ‘Selectie van recruitmenttooling’ wordt er stapsgewijs op een rij gezet hoe je dit tot een goed einde brengt. In deel VI wordt er stilgestaan bij de shortlist.
Doel
Dankzij het shortlisting-proces voelt de pool van sollicitanten minder overweldigend. Bovendien stelt het normen voor jou en jouw team voor talent acquisitie om te kijken naar wie de juiste kandidaten zijn om mee te praten.
Het proces
- Vooraleer je een vacature plaatst, moeten de ‘must-haves en de ‘nice-to-haves’ voor de functie die je wil vervullen, geïdentificeerd worden. Deze kwalificaties worden de criteria voor jouw shortlist. Indien je niet zeker weet wat je criteria moeten zijn, kijk dan eens naar de personen die al actief zijn in die functie, of indien je iemand vervangt, richt je tot die persoon. Informeer bij hen welke competenties zij het allerbelangrijkst vinden voor hun functie. Welke kwalificaties zouden ze willen zien als ze nieuwe medewerkers in dienst nemen?
- Indien een kandidaat niet de minimale criteria heeft die je zoekt in iemand die je wilt interviewen, is het tijd om ze te schrappen. Verlies geen tijd met kandidaten die niet aan jouw behoeften voldoen. Als je een groot aantal sollicitanten verwacht, kun je dit proces automatiseren. Met behulp van trefwoord identificatie tools kan je automatisch kandidaten die niet aan je basisbehoeften voldoen, uitsluiten.
- Bepaal hoeveel kandidaten je wil interviewen. Bekijk de overige sollicitaties, weeg ze af tegen elkaar en je kunt nu beslissen wie je voor het interview selecteert. Je hebt hoogstwaarschijnlijk een lijst met wenselijke criteria, maar er is de mogelijkheid dat niet elk individu aan alle criteria voldoet, dus beslis welke combinatie de meeste impact zal hebben.
- Het informeren van de kandidaten die zijn geselecteerd voor de volgende fase is zeer cruciaal, maar zorg er ook voor dat je contact opneemt met iedereen die heeft gesolliciteerd, ook al waren dit er immens veel. Bedank ze voor hun belangstelling en laat hen weten dat ze dit keer helaas niet op de shortlist voor een interview zijn gezet. Een superieure kandidaat-ervaring is cruciaal in de huidige korte omgeving van vaardigheden. Immers, een kandidaat die nu niet geschikt is, kan dat in de toekomst wel eens worden.
Tips
- Wanneer je enorm veel sollicitanten binnenkrijgt kan het handig zijn om elke sollicitant een score te geven en te rangschikken via excel of een spreadsheet. Zo is het makkelijk om bij te houden wie de beste kandidaten waren.
- Om bias in de shortlist te elimineren, kan worden overwogen om gebruik te maken van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning in het screeningproces. Met deze technologie kunnen de prestaties en het vermogen van een kandidaat om zijn of haar werk te doen worden bepaald, zonder rekening te houden met factoren als ras, geslacht of nationaliteit.
- Maak er een prioriteit van om zo snel mogelijk na afloop van de sollicitatiegesprekken ten minste twee van de referenten van elke kandidaat op te roepen. Als het gaat om referenties, zijn er geen sluiproutes – één-op-één contact is altijd het beste, in plaats van meer passieve benaderingen zoals e-mail of schriftelijke referenties.
Dit is deel VI van de serie ‘Selectie van recruitmenttooling’. In deel VII wordt er stilgestaan bij het maken van de uiteindelijke keuze met goede voorwaarden.
Deel I kun je hier teruglezen: #1 Selectie van recruitmenttooling: de businesscase
Deel II kun je hier teruglezen: #2 Selectie van recruitmenttooling: oriënteren op leveranciers met de longlist
Deel III kun je hier teruglezen: #3 Selectie van recruitmenttooling: management van de stakeholders
Deel IV kun je hier teruglezen: #4 Selectie van recruitmenttooling: recruitmentstrategie en proces
Deel V kun je hier teruglezen: #5 Selectie van recruitmenttooling: maak een lijst met vereisten
