1.000 sollicitaties per week worden bij Intergamma omgezet in kwalitatieve, verrijkte kandidaten. Allemaal dankzij automatisering met WhatsApp. Lees de hele case van Intergamma die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2021.
Case van Intergamma
Omschrijving van de case
Gemiddeld komen bij GAMMA en Karwei 1000 sollicitaties per week binnen. Hoe zorg je ervoor dat je deze sollicitaties op een zorgvuldige en kwalitatieve manier verwerkt?
Voorheen werden alle cv’s door de recruitment afdeling van 1,5 fte bekeken en doorgestuurd naar de hiring managers. Met als gevolg een lange doorlooptijd voor sollicitant en veel werk voor de hiring manager. Intergamma heeft dit proces middels een koppeling tussen Carerix en WhatsApp voor een groot deel geautomatiseerd ten behoeve van een betere recruiter en candidate experience. Zo bereikt Intergamma meer kwalitatieve en verrijkte sollicitaties, in minder tijd.
Intergamma automatiseert de voorselectie van kandidaten. De sollicitant solliciteert via de website van GAMMA of Karwei, waarna hij/zij binnenkomt in Carerix. Nu ontvangt hij/zij automatisch een WhatsApp-bericht met vier verdiepingsvragen.
Het antwoord op deze vragen kan de recruiter/hiring manager terugvinden in Carerix en wordt op basis hiervan een selectie gemaakt. Het grote voordeel is dat bij interesse van een kandidaat, Carerix automatisch de status update. Zo ziet de recruiter gelijk wie beschikbaar en geschikt is voor de functie, én kan er direct contact gelegd worden met deze kandidaten. De drempel tot solliciteren wordt verlaagd en het aantal kwalitatieve sollicitaties verhoogd. Met een open ratio van 88,74% binnen een uur, is een WhatsApp-bericht meetbaar effectiever dan mailen of bellen.
De recruiter hoeft zich alleen te focussen op kandidaten die écht interesse hebben in de vacature. Wanneer een recruiter de kandidaat afwijst omdat de vacature reeds vervuld is, wordt de kandidaat door middel van Automated Matching van Actonomy gekoppeld aan een andere vacature van een GAMMA of Karwei winkel binnen hetzelfde postcodegebied. Intergamma automatiseert niet alleen het recruitmentproces, maar matcht elke sollicitatie met zorg aan de juiste vacature. Via WhatsApp wordt de kandidaat op de hoogte gehouden, het hele recruitmentproces
Welke tooling is gebruikt in de case?
Intergamma gebruikt Carerix als ATS. Er wordt onder andere gebruik gemaakt van geautomatiseerde, gepersonaliseerde e-mail templates zodat de candidate journey verder verbetert. In het platform van Joboti bouwt GAMMA de conversaties. Joboti zorgt dat alle conversaties gevoerd kunnen worden in WhatsApp en dat alle verzamelde gegevens AVG proof worden opgeslagen in Carerix. Automated Matching van Actonomy matcht kandidaten automatisch aan andere vacatures bij afwijzing of reeds vervulde vacatures.
Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?
1000 sollicitaties per week verwerken met slechts 1,5 fte is een grote uitdaging. De recruiter verwerkte handmatig alle cv’s die binnenkwamen, waardoor de doorlooptijd hoog was. Kwalitatieve sollicitaties gingen soms verloren in de kwantiteit.
Wat was het resultaat van de case?
1) Zonder nabellen en veel voicemails inspreken, ontvangt Intergamma via WhatsApp vaak al binnen 5 minuten de aanvullende kandidaat informatie over bijvoorbeeld de beschikbaarheid en reisbereidheid. Dit levert een hoop tijdwinst op en het zorgt er voor dat Intergamma efficiënt te werk kan gaan.
2) Kandidaten die in Carerix staan en automatisch aan een vacature gematcht worden via Actonomy, ontvangen een WhatsApp job alert met de vraag of ze geïnteresseerd zijn. Vooral deze oplossing laat echt bijzondere resultaten zien: in totaal zijn er 695 Job alerts verzonden waarvan 488 kandidaten vervolgens gereageerd hebben. Dat is een response rate van 70%! Als we kijken naar de reacties, is de helft van de reacties al binnen 20 minuten binnen.
Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?
Wij vinden dat we deze award moeten winnen omdat we in staat zijn geweest om zonder een groot recruitment team toch een efficiëntieslag in de instroom te maken. Dit hebben we gedaan door middel van betere kwaliteit van voorselectie via het actief inzetten van voorgeprogrammeerde WhatsApp flows.
Dit betekent naast een betere recruiter experience óók een betere kandidaat experience. Dubbel rendement dus. Daarnaast besparen we door deze verbeterslag enorm veel tijd en zien we dat de kandidaatdossiers in Carerix snel verrijkt worden met de nodige informatie.
Kortom: we hebben in een relatief korte periode een grote professionaliseringsslag kunnen maken die positief bijdraagt aan de arbeidsmarktpositie van GAMMA en Karwei.
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
Vanuit Intergamma is Boris Driessen voornamelijk betrokken geweest bij deze case. Als Manager Resourcing & Development is Boris verantwoordelijk voor de recruitment binnen Intergamma.
Extern is Edwin Witte (Carerix) betrokken geweest als Accountmanager van Carerix voor Intergamma. Daarnaast zijn Luuk van Neerven en Stephan Kockelkoren betrokken geweest vanuit Joboti.
