Hoe maak ik een shortlist van ATS-leveranciers?

Een goede shortlist van ATS-leveranciers bestaat meestal uit drie tot vijf systemen die aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie. Begin daarom niet met leveranciers, maar met het vastleggen van de processen, wensen en eisen. Vergelijk leveranciers vervolgens op objectieve criteria zoals functionaliteiten, gebruiksgemak, integraties, ondersteuning, beveiliging en totale kosten. Zo voorkom je dat de keuze vooral wordt bepaald door een goede demonstratie of een bekende merknaam.

Waarom een shortlist belangrijk is

Het aanbod van ATS-oplossingen groeit nog steeds. Volgens RecruitmentTech zijn er honderden recruitmenttechnologieën beschikbaar en wordt het voor organisaties steeds lastiger om leveranciers objectief met elkaar te vergelijken.

Een shortlist helpt om structuur aan te brengen in het selectieproces. In plaats van tien of meer leveranciers uitgebreid te onderzoeken, richt je je op een beperkt aantal oplossingen die daadwerkelijk passen bij de organisatie.

Een goede shortlist is bovendien de basis voor demonstraties, referentiegesprekken en een eventuele proof of concept.

Begin niet met leveranciers, maar met de eigen organisatie

Veel organisaties zoeken eerst online naar de beste ATS-leveranciers. Dat lijkt logisch, maar leidt vaak tot een vergelijking op basis van marketing in plaats van behoeften.

Breng daarom eerst de eigen situatie in kaart.

Hoe ziet het huidige recruitmentproces eruit?
Welke knelpunten ervaren recruiters en hiring managers?
Hoeveel vacatures worden jaarlijks ingevuld?
Hoeveel gebruikers krijgt het systeem?
Welke systemen moeten worden gekoppeld?
Welke rapportages zijn noodzakelijk?

Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord, ontstaat een duidelijk profiel van de gewenste ATS-oplossing.

Stel selectiecriteria op

Maak vervolgens een overzicht van de selectiecriteria. Verdeel deze bij voorkeur in must-haves en nice-to-haves. Daardoor vallen leveranciers die niet aan de belangrijkste eisen voldoen direct af.

Must-haves	Nice-to-haves
AVG-compliance	AI-functionaliteiten
Koppeling met HR-systeem	Video-interviews
Vacaturepublicatie	Chatbot
Gebruiksvriendelijke interface	Talentpoolmarketing
Rapportages	Skills matching

Deze indeling voorkomt dat aantrekkelijke extra functies belangrijker worden dan de basisfunctionaliteiten.

Vergelijk leveranciers objectief

Gebruik voor iedere leverancier dezelfde beoordelingscriteria. Zo ontstaat een eerlijke vergelijking.

Let onder meer op:

functionaliteiten;
gebruiksgemak voor recruiters;
ervaring van kandidaten;
mogelijkheden voor hiring managers;
integraties;
beveiliging en privacy;
implementatieaanpak;
support en trainingen;
totale kosten.

Vraag leveranciers om dezelfde praktijksituaties tijdens een demonstratie te laten zien. Daardoor wordt het eenvoudiger om verschillen te beoordelen.

Betrek verschillende stakeholders

Een ATS wordt meestal niet alleen door recruiters gebruikt. Ook hiring managers, HR, IT en soms marketing werken met het systeem.

Betrek deze groepen daarom al tijdens de selectie.

Recruiters beoordelen het dagelijkse gebruik.
Hiring managers kijken naar samenwerking en snelheid.
HR let op gegevenskwaliteit.
IT beoordeelt beveiliging en integraties.
Inkoop kijkt naar contracten en kosten.

Door verschillende perspectieven mee te nemen ontstaat een completer beeld van iedere leverancier.

Vraag demonstraties aan

Wanneer de longlist is teruggebracht naar drie tot vijf leveranciers, kunnen demonstraties worden ingepland.

Gebruik hierbij steeds hetzelfde script.

Een vacature publiceren.
Een sollicitatie verwerken.
Een kandidaat beoordelen.
Een interview plannen.
Een rapportage maken.

Door iedere leverancier exact dezelfde opdracht te geven, worden verschillen zichtbaar in gebruiksgemak, snelheid en functionaliteit.

Controleer referenties

Vraag niet alleen naar referenties die de leverancier zelf aandraagt. Zoek indien mogelijk ook contact met organisaties uit dezelfde branche of met een vergelijkbare omvang.

Vraag bijvoorbeeld naar:

de implementatie;
de kwaliteit van de support;
de samenwerking met de leverancier;
de stabiliteit van het systeem;
de ervaringen na één of twee jaar gebruik.

Deze praktijkervaringen geven vaak een realistischer beeld dan een productdemonstratie.

Maak uiteindelijk een shortlist van drie tot vijf leveranciers

Na het vergelijken van alle informatie blijft meestal een beperkte groep leveranciers over.

Voor iedere leverancier leg je vast:

sterke punten;
aandachtspunten;
totale kosten;
risico’s;
verwachte implementatietijd;
eindoordeel.

Deze shortlist vormt de basis voor de definitieve selectie.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie met ongeveer 700 medewerkers wil haar recruitmentproces professionaliseren. De eerste longlist bevat twaalf ATS-leveranciers. Na het opstellen van twintig selectiecriteria blijken vijf leveranciers niet te voldoen aan de gewenste integraties en rapportagemogelijkheden. Na demonstraties, referentiegesprekken en een objectieve beoordeling blijven uiteindelijk vier leveranciers over. Hierdoor kan de organisatie de laatste selectieronde veel grondiger uitvoeren zonder tijd te verliezen aan systemen die onvoldoende aansluiten.