Welke ATS heeft een talentpool?

Kort antwoord

Verschillende Nederlandse ATS’en hebben een talentpool of een vergelijkbare functie. Controleerbare voorbeelden zijn Ubeeo, OTYS en TSF. Met deze systemen kunnen recruiters interessante kandidaten bewaren, terugvinden en benaderen voor toekomstige vacatures. De mogelijkheden verschillen per leverancier. Let daarom vooral op segmentatie, zoekfilters, communicatie, toestemmingsbeheer, bewaartermijnen en de koppeling tussen de talentpool en openstaande vacatures.

Inleiding

Een talentpool kan organisaties helpen om geschikte kandidaten niet uit het oog te verliezen. Toch is niet iedere kandidatendatabase automatisch een bruikbare talentpool. Daarvoor moet het ATS kandidaten kunnen indelen, doorzoeken en opvolgen. Ook moeten recruiters gegevens actueel houden en rekening houden met privacyregels. De kwaliteit van de functie is daarom belangrijker dan de naam die een leverancier eraan geeft.

Wat is een talentpool in een ATS?

Een talentpool is een geselecteerde groep kandidaten die mogelijk bij een toekomstige vacature past. Het kan gaan om eerdere sollicitanten, actief benaderde professionals, open sollicitanten of mensen die zich via een werken-bij-site hebben aangemeld. Recruiters bewaren deze profielen niet alleen als archief, maar met de bedoeling om later opnieuw contact op te nemen.

Het kandidaatprofiel bevat bijvoorbeeld een cv, contactgegevens, eerdere sollicitaties, gespreksnotities en informatie over vaardigheden of beschikbaarheid. Een ATS moet deze gegevens gestructureerd opslaan. Recruiters moeten vervolgens kunnen zoeken op kenmerken die voor hun organisatie relevant zijn, zoals functiegebied, ervaring, locatie, opleiding of specifieke competenties.

Welke ATS’en bieden een talentpool?

Ubeeo, OTYS en TSF zijn voorbeelden van ATS-leveranciers die talentpoolfunctionaliteit openbaar beschrijven. Ubeeo ondersteunt onder meer talentpools, tags, filters en kandidaatmatching. OTYS biedt een talentpool voor het bewaren en terugvinden van eerdere sollicitanten. TSF maakt het mogelijk om kandidaten in een talentpool op te nemen en deze later aan passende vacatures te koppelen.

Dit is geen volledig overzicht van alle Nederlandse recruitmentsystemen. Ook andere leveranciers kunnen talentpools, kandidatenpools of vergelijkbare CRM-functionaliteit aanbieden. Soms is de functie standaard onderdeel van het ATS. In andere gevallen is een aanvullende module of koppeling nodig. Controleer daarom altijd de actuele productinformatie en het gekozen abonnement.

Wat moet een talentpool kunnen?

Een talentpool heeft weinig waarde wanneer recruiters alleen profielen kunnen opslaan. De functie moet ook helpen om relevante kandidaten terug te vinden en het contact te onderhouden. Welke mogelijkheden nodig zijn, hangt af van het aantal kandidaten, de doelgroepen en de frequentie waarmee vacatures terugkomen.

Kandidaten segmenteren

Recruiters moeten kandidaten kunnen indelen in overzichtelijke groepen. Dat kan met aparte pools, tags, categorieën of zelf ingestelde velden. Een organisatie kan bijvoorbeeld groepen maken voor IT, techniek, zorg, management of starters. Ook een indeling op regio, beschikbaarheid of ervaringsniveau kan nuttig zijn.

Een vaste werkwijze is daarbij belangrijk. Wanneer iedere recruiter andere tags en omschrijvingen gebruikt, wordt de database na verloop van tijd moeilijk doorzoekbaar. Leg daarom vast welke informatie wordt geregistreerd en welke definities het team gebruikt.

Zoeken en matchen

Een ATS moet kandidaten kunnen terugvinden op basis van meer dan alleen hun naam. Filters op ervaring, vaardigheden, locatie, opleiding en eerdere sollicitaties maken de talentpool bruikbaar. Sommige systemen tonen vanuit een vacature welke kandidaten mogelijk aansluiten. Recruiters kunnen zo eerst in de bestaande database zoeken voordat zij een nieuwe campagne starten.

Automatische matching kan daarbij ondersteunen, maar mag niet de enige zoekmethode zijn. Een recruiter moet de gebruikte criteria kunnen aanpassen en ook kandidaten kunnen bekijken die niet automatisch hoog worden gerangschikt.

Communicatie en opvolging

Een actieve talentpool vraagt om regelmatig contact. Het ATS moet daarom kunnen vastleggen wanneer een kandidaat voor het laatst is benaderd en welke onderwerpen zijn besproken. Taken en herinneringen kunnen recruiters helpen om opvolging te plannen.

Ook persoonlijke e-mails en vacaturemeldingen kunnen nuttig zijn. Daarbij moet de communicatie relevant blijven. Kandidaten die zich voor financiële functies hebben aangemeld, hebben weinig aan algemene berichten over andere vakgebieden. Goede segmentatie voorkomt dat een talentpool verandert in een algemene mailinglijst.

Aanmelding via de werken-bij-site

Sommige organisaties willen kandidaten verzamelen zonder dat er direct een passende vacature is. Een formulier op de werken-bij-site kan bezoekers de mogelijkheid geven om belangstelling te tonen voor een functiegebied of toekomstige vacatures. Het ATS moet deze aanmeldingen automatisch aan de juiste talentpool kunnen toevoegen.

Het formulier moet duidelijk uitleggen waarvoor de gegevens worden gebruikt en hoe lang de organisatie deze wil bewaren. Vraag alleen informatie die nodig is om later relevante vacatures te kunnen delen.

Privacy en bewaartermijnen

Een talentpool bevat persoonsgegevens van mensen die vaak niet meer deelnemen aan een actieve sollicitatieprocedure. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat het gebruikelijk is om gegevens van afgewezen sollicitanten uiterlijk vier weken na het einde van de procedure te verwijderen. Kandidaten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren.

Een geschikt ATS moet daarom toestemming kunnen registreren en bewaartermijnen kunnen instellen. Het systeem moet ook ondersteunen dat gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer toestemming verloopt of wordt ingetrokken. Daarnaast zijn toegangsrechten nodig, zodat alleen bevoegde medewerkers kandidaatprofielen kunnen bekijken.

Hoe vergelijk je de talentpoolfunctionaliteit?

Vraag tijdens een demonstratie niet alleen of het ATS een talentpool heeft. Laat de leverancier een volledig proces tonen. Begin met het toevoegen van een kandidaat en controleer daarna hoe recruiters tags gebruiken, zoeken, communiceren, toestemming vastleggen en een profiel verwijderen.

Controleer ook of de functie binnen het standaardabonnement valt. Vraag welke beperkingen gelden voor aantallen kandidaten, e-mails of gebruikers. RecruitmentTech biedt met de Recruitment Tech Landscape een overzicht van recruitmenttechnologieleveranciers. ATS_Day is bedoeld voor werkgevers die recruitmentsystemen op basis van hun eigen selectiecriteria willen vergelijken.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie werft meerdere keren per jaar technisch personeel. Bij een vacature zijn regelmatig drie kandidaten geschikt, terwijl er maar één positie beschikbaar is. De overige kandidaten verdwijnen na de procedure uit beeld, waardoor recruiters bij een volgende vacature opnieuw moeten beginnen.

De organisatie richt in het ATS talentpools in per technisch vakgebied. Met toestemming worden geschikte kandidaten toegevoegd en voorzien van tags voor ervaring, regio en beschikbaarheid. Bij een nieuwe vacature zoekt de recruiter eerst in de talentpool. Passende kandidaten krijgen een persoonlijk bericht. Verouderde profielen worden periodiek gecontroleerd en verwijderd.

Checklist voor een ATS met talentpool

Kunnen recruiters meerdere talentpools of segmenten maken?
Zijn tags, filters en eigen velden beschikbaar?
Kunnen kandidaten worden gezocht op relevante vaardigheden?
Kan het systeem kandidaten aan vacatures koppelen?
Kunnen contactmomenten en notities worden vastgelegd?
Zijn persoonlijke e-mails en vacaturemeldingen mogelijk?
Kunnen kandidaten zich via de werken-bij-site aanmelden?
Kan toestemming aantoonbaar worden geregistreerd?
Ondersteunt het systeem automatische bewaartermijnen?
Is duidelijk welke functies binnen het abonnement vallen?

Veelgestelde vragen

Heeft ieder Nederlands ATS een talentpool?

Nee. Veel ATS’en bevatten een kandidatendatabase, maar niet ieder systeem biedt aparte talentpools, segmentatie, communicatie en automatisch toestemmingsbeheer. De invulling verschilt per leverancier.

Welke Nederlandse ATS’en hebben een talentpool?

Ubeeo, OTYS en TSF zijn controleerbare voorbeelden. Dit is geen volledig overzicht. Andere Nederlandse ATS-leveranciers kunnen vergelijkbare functies aanbieden onder een andere naam.

Is een kandidatendatabase hetzelfde als een talentpool?

Nee. Een kandidatendatabase bevat doorgaans alle geregistreerde kandidaten. Een talentpool bestaat uit bewust geselecteerde kandidaten die mogelijk passen bij toekomstige vacatures en actief worden opgevolgd.

Mag een organisatie kandidaten onbeperkt bewaren?

Nee. Kandidaatgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig. Voor langere opname in een talentpool is doorgaans toestemming van de kandidaat nodig.