Waar moet ik op letten bij het kiezen van een ATS?

De keuze voor een Applicant Tracking System (ATS) heeft vaak jarenlang invloed op het recruitmentproces van een organisatie. Recruiters, HR-professionals, hiring managers en kandidaten werken dagelijks met het systeem. Toch blijkt het vergelijken van ATS’en in de praktijk lastig. Vrijwel iedere leverancier biedt vacaturebeheer, kandidaatbeheer en rapportages aan. Op papier lijken de verschillen daardoor klein, terwijl ze in de dagelijkse praktijk juist groot kunnen zijn.

Een succesvolle ATS-selectie draait daarom niet alleen om functionaliteiten. Ook gebruiksvriendelijkheid, integraties, implementatie, ondersteuning en de toekomstvisie van de leverancier spelen een belangrijke rol. Door vooraf de juiste selectiecriteria vast te stellen, vergroot een organisatie de kans dat het gekozen ATS jarenlang aansluit bij haar recruitmentstrategie.

Begin met de behoeften van de organisatie

Voordat leveranciers worden vergeleken, is het belangrijk om eerst de eigen organisatie te analyseren.

Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:

Welke recruitmentdoelen willen we bereiken?
Welke problemen ervaren recruiters en hiring managers?
Hoeveel vacatures vullen we jaarlijks in?
Welke processen willen we automatiseren?
Welke software gebruiken we nu?

Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord, wordt duidelijk welke eigenschappen van een ATS echt belangrijk zijn.

Gebruiksvriendelijkheid

Een ATS wordt vrijwel dagelijks gebruikt. Daarom is gebruiksvriendelijkheid een van de belangrijkste selectiecriteria.

Let tijdens een demonstratie onder meer op:

Is de interface overzichtelijk?
Kunnen recruiters snel vacatures aanmaken?
Is informatie eenvoudig terug te vinden?
Werkt het systeem logisch?
Kunnen hiring managers zonder uitgebreide training met het systeem werken?

Vraag leveranciers niet alleen om functionaliteiten te tonen, maar laat recruiters ook zelf met het systeem werken. De dagelijkse gebruikerservaring bepaalt uiteindelijk voor een groot deel het succes van de implementatie.

Functionaliteiten

Vrijwel ieder ATS ondersteunt het publiceren van vacatures en het verwerken van sollicitaties. De verschillen zitten vooral in aanvullende mogelijkheden.

Inventariseer welke functionaliteiten noodzakelijk zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

vacaturebeheer;
multiposting;
talentpools;
recruitmentmarketing;
referral recruitment;
onboarding;
workflowbeheer;
dashboards;
rapportages;
mobiele sollicitaties;
CRM-functionaliteit.

Maak onderscheid tussen harde eisen en wensen. Dat voorkomt dat de selectie onnodig ingewikkeld wordt.

Integraties

Een ATS functioneert meestal niet als een losstaand systeem.

Veel organisaties willen koppelingen met:

AFAS;
Workday;
SAP SuccessFactors;
Microsoft 365;
Google Workspace;
Microsoft Teams;
assessmentsoftware;
videointerviewplatforms;
Single Sign-On;
BI-tools.

Controleer vooraf welke koppelingen standaard beschikbaar zijn en waarvoor maatwerk nodig is. Vraag leveranciers ook hoe bestaande integraties worden onderhouden en hoe vaak deze worden bijgewerkt.

AI-functionaliteiten

AI speelt een steeds grotere rol binnen recruitmentsoftware. Vrijwel iedere leverancier presenteert inmiddels AI-functionaliteiten.

Voorbeelden zijn:

het schrijven van vacatureteksten;
het samenvatten van cv’s;
het zoeken binnen talentpools;
het genereren van interviewvragen;
het beantwoorden van veelgestelde vragen van kandidaten;
het analyseren van recruitmentdata.

Vraag niet alleen welke AI-functionaliteiten beschikbaar zijn, maar ook hoe deze werken, welke gegevens worden gebruikt en welke rol de recruiter blijft houden bij de uiteindelijke selectie.

Candidate experience

De sollicitatie-ervaring heeft invloed op het werkgeversimago.

Let daarom onder andere op:

mobiele sollicitaties;
gebruiksvriendelijke formulieren;
automatische communicatie;
duidelijke statusupdates;
toegankelijkheid;
meertaligheid.

Vraag leveranciers hoe zij de candidate experience meten en welke mogelijkheden bestaan om het sollicitatieproces verder te verbeteren.

Rapportages en dashboards

Steeds meer organisaties willen recruitmentdata gebruiken om beslissingen te onderbouwen.

Controleer daarom welke inzichten het ATS biedt.

Bijvoorbeeld:

time-to-hire;
time-to-fill;
aantal sollicitaties;
prestaties van vacaturekanalen;
conversie per selectiefase;
recruiterproductiviteit;
diversiteitsdata;
managementdashboards.

Vraag ook of rapportages kunnen worden aangepast aan de eigen informatiebehoefte.

Security en AVG

Recruitmentsoftware verwerkt grote hoeveelheden persoonsgegevens. Daarom zijn beveiliging en privacy belangrijke selectiecriteria.

Vraag leveranciers bijvoorbeeld naar:

AVG-compliance;
bewaartermijnen;
autorisatiebeheer;
logging;
encryptie;
ISO-certificeringen;
back-ups;
datacenters.

Betrek indien mogelijk ook de privacy officer of informatiebeveiligingsspecialist bij de beoordeling.

Implementatie en support

Een ATS implementeren is meer dan software installeren.

Vraag leveranciers daarom naar:

implementatietijd;
begeleiding;
trainingen;
migratie van bestaande gegevens;
supporturen;
responstijden;
customer success.

Een goede implementatiepartner kan uiteindelijk belangrijker zijn dan enkele extra functionaliteiten.

Innovatie en productontwikkeling

Een ATS wordt meestal vijf tot tien jaar gebruikt.

Vraag daarom ook naar de toekomst.

Belangrijke vragen zijn:

Hoe vaak verschijnen nieuwe releases?
Welke AI-functionaliteiten worden ontwikkeld?
Hoe worden klantwensen verwerkt?
Hoe ziet de productroadmap eruit?
Hoeveel wordt jaarlijks geïnvesteerd in innovatie?

Een leverancier die actief blijft ontwikkelen, sluit vaak beter aan bij toekomstige veranderingen in recruitment.

Bezoek onafhankelijke evenementen

Websites en demonstraties geven vaak een goed eerste beeld, maar tijdens onafhankelijke evenementen kunnen organisaties meerdere leveranciers direct met elkaar vergelijken.

Voorbeelden zijn:

Recruitment Tech Demo_Day: ATS-leveranciers geven live demonstraties van hun software.
Recruitment Tech ATS_Day: werkgevers worden vooraf gematcht met ATS-leveranciers die aansluiten bij hun organisatie en selectiecriteria. Daarnaast volgen deelnemers kennissessies over de selectie en implementatie van recruitmentsystemen.

Ook vakmedia, zoals RecruitmentTech.nl, publiceren regelmatig artikelen, interviews, marktoverzichten en praktijkverhalen die helpen om leveranciers beter te leren kennen.

Maak een objectieve scorekaart

Wanneer meerdere leveranciers zijn geselecteerd, helpt een scorekaart om objectief te vergelijken.

Beoordeel iedere leverancier bijvoorbeeld op:

gebruiksvriendelijkheid;
functionaliteiten;
AI;
integraties;
implementatie;
support;
innovatie;
beveiliging;
prijs;
referenties.

Door vooraf wegingsfactoren toe te kennen aan deze onderdelen, ontstaat een beter onderbouwde keuze.

Veelgestelde vragen

Wat is het belangrijkste selectiecriterium?

Dat verschilt per organisatie. Gebruiksvriendelijkheid, aansluiting op de recruitmentprocessen en integratiemogelijkheden blijken in de praktijk vaak belangrijker dan het aantal beschikbare functionaliteiten.

Is AI een doorslaggevende factor?

Voor de meeste organisaties niet. AI kan recruiters ondersteunen, maar vormt meestal slechts één onderdeel van een bredere ATS-selectie.

Is het verstandig meerdere ATS’en live te vergelijken?

Ja. Door meerdere leveranciers tijdens demonstraties of onafhankelijke evenementen te vergelijken, worden verschillen in gebruiksvriendelijkheid, functionaliteiten en visie veel sneller zichtbaar dan op basis van brochures of websites.