Welke ATS'en zijn geschikt voor grote organisaties?

Grote organisaties hebben meestal andere eisen aan een Applicant Tracking System (ATS) dan kleinere werkgevers. Zij zoeken een systeem dat grote aantallen vacatures en sollicitaties kan verwerken, meerdere recruiters en hiring managers ondersteunt, eenvoudig integreert met bestaande HR-systemen en geschikt is voor complexe recruitmentprocessen. Bekende enterprise ATS’en zijn onder meer SAP SuccessFactors Recruiting, Workday Recruiting, Oracle Recruiting, SmartRecruiters, Avature en iCIMS. Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van de organisatie, processen en technische omgeving.

Waarom grote organisaties andere eisen stellen

Waar een kleinere organisatie vaak voldoende heeft aan een overzichtelijk recruitmentsysteem, hebben grote werkgevers te maken met een grotere schaal en meer complexiteit. Denk aan meerdere vestigingen, verschillende businessunits, internationale recruitmentteams en uiteenlopende autorisaties voor recruiters en hiring managers.

Volgens RecruitmentTech groeit het aanbod van recruitmentsoftware nog altijd. Daardoor wordt het kiezen van een geschikt ATS steeds uitdagender, zeker voor organisaties die veel gebruikers, koppelingen en processen moeten ondersteunen.

Belangrijke kenmerken van een enterprise ATS

Een ATS voor grote organisaties moet meer bieden dan alleen vacaturebeheer en kandidaatregistratie. Vooral schaalbaarheid en samenwerking zijn belangrijk.

Veel voorkomende kenmerken zijn:

ondersteuning voor meerdere recruiters en hiring managers;
rollen en autorisaties;
workflowbeheer;
internationale ondersteuning;
koppelingen met HR- en payrollsystemen;
uitgebreide rapportages;
API’s voor aanvullende software;
hoge beveiligings- en privacystandaarden.

Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat recruitmentprocessen beheersbaar blijven, ook wanneer duizenden sollicitaties per jaar worden verwerkt.

Welke ATS’en worden vaak gebruikt door grote organisaties?

Verschillende leveranciers richten zich specifiek op grotere werkgevers. Dat betekent niet dat iedere oplossing voor iedere organisatie geschikt is. De keuze hangt af van de bestaande IT-omgeving, internationale ambities, gewenste functionaliteiten en beschikbare capaciteit.

ATS	Geschikt voor	Bijzonderheden
SAP SuccessFactors Recruiting	Grote internationale organisaties	Sterke integratie met SAP HCM.
Workday Recruiting	Organisaties die Workday gebruiken	Recruitment als onderdeel van één HR-platform.
Oracle Recruiting	Enterprise organisaties	Uitgebreide workflows en internationale ondersteuning.
SmartRecruiters	Middelgrote en grote organisaties	Cloudplatform met veel integratiemogelijkheden.
Avature	Internationale werkgevers	Veel configuratiemogelijkheden voor complexe processen.
iCIMS	Grote werkgevers	Focus op talent acquisition en schaalbaarheid.

Deze systemen worden regelmatig genoemd binnen internationale onderzoeken en marktanalyses over recruitmentsoftware. Dat betekent niet dat zij automatisch de beste keuze zijn voor iedere organisatie.

Integraties zijn vaak belangrijker dan functionaliteiten

Bij grote organisaties staat een ATS zelden op zichzelf. Recruiters werken vaak samen met HR, IT, payroll en onboarding. Daardoor ontstaan veel koppelingen met andere systemen.

Veel voorkomende integraties zijn:

HR-systemen;
payrollsoftware;
Single Sign-On;
Microsoft 365;
assessmentsoftware;
video-interviewplatformen;
onboardingsoftware;
BI- en rapportagetools.

Een ATS zonder goede integratiemogelijkheden kan leiden tot dubbel werk en foutgevoelige processen.

Gebruiksvriendelijkheid blijft belangrijk

Enterprise-software bevat vaak veel functionaliteiten. Dat maakt het risico groter dat gebruikers slechts een klein deel van de mogelijkheden benutten.

Controleer daarom niet alleen welke functies beschikbaar zijn, maar ook hoe eenvoudig recruiters, hiring managers en HR-medewerkers ermee kunnen werken.

Tijdens demonstraties is het verstandig om leveranciers dezelfde praktijksituaties te laten tonen. Daardoor ontstaat een eerlijker beeld van de dagelijkse gebruikerservaring.

AI speelt een steeds grotere rol

Vrijwel alle grote ATS-leveranciers breiden hun software uit met AI-functionaliteiten. Deze worden onder meer gebruikt voor het schrijven van vacatureteksten, het samenvatten van cv’s, het zoeken naar kandidaten en het ondersteunen van rapportages.

Volgens RecruitmentTech groeit het aantal AI-toepassingen snel. Organisaties doen er tegelijkertijd verstandig aan om kritisch te kijken naar transparantie, privacy en de rol van recruiters bij het nemen van selectiebeslissingen.

Kijk verder dan alleen vandaag

Een ATS wordt meestal voor meerdere jaren gekozen. Daarom is het verstandig om niet alleen naar de huidige behoeften te kijken, maar ook naar toekomstige ontwikkelingen.

Denk bijvoorbeeld aan:

internationale groei;
meer vacatures;
extra vestigingen;
nieuwe HR-systemen;
verdere automatisering;
toekomstige AI-functionaliteiten.

Een schaalbaar ATS voorkomt dat een organisatie binnen enkele jaren opnieuw een selectieproces moet starten.

Praktijkvoorbeeld

Een internationale organisatie groeit door verschillende overnames. Iedere vestiging gebruikt een eigen recruitmentproces en sollicitaties worden in verschillende systemen bijgehouden. Daardoor ontbreekt inzicht in vacatures, doorlooptijden en recruitmentresultaten.

Na een selectieproces kiest de organisatie voor een enterprise ATS dat meerdere landen, talen en gebruikers ondersteunt. Recruiters werken voortaan vanuit één omgeving, rapportages zijn centraal beschikbaar en koppelingen met het bestaande HR-systeem voorkomen dubbel invoerwerk.