Een succesvolle ATS-selectie vraagt om meer dan alleen de betrokkenheid van recruitment. Ook HR, IT, hiring managers, privacy- of securityspecialisten en het management spelen een belangrijke rol. Door deze stakeholders vanaf het begin te betrekken, sluit het nieuwe recruitmentsysteem beter aan op de behoeften van de organisatie en neemt de kans op een succesvolle implementatie toe.
Waarom meerdere stakeholders belangrijk zijn
Een applicant tracking system raakt verschillende afdelingen binnen een organisatie. Recruiters gebruiken het systeem dagelijks, maar ook HR, IT en managers krijgen ermee te maken. Denk aan rapportages, autorisaties, koppelingen met andere systemen en de sollicitatie-ervaring van kandidaten.
Wanneer slechts één afdeling de selectie uitvoert, bestaat het risico dat belangrijke wensen of technische randvoorwaarden pas tijdens de implementatie aan het licht komen. Dat leidt vaak tot extra kosten, vertraging of een systeem dat niet optimaal aansluit op de organisatie.
Door vanaf het begin een multidisciplinair projectteam samen te stellen, kunnen verschillende belangen worden afgewogen voordat een definitieve keuze wordt gemaakt.
Recruitment is eigenaar van de functionele eisen
Recruiters en recruitmentmanagers zijn meestal de belangrijkste gebruikers van een ATS. Zij weten welke functionaliteiten nodig zijn om vacatures te beheren, kandidaten te volgen en communicatie met sollicitanten efficiënt te organiseren.
Recruitment brengt daarom onder andere de volgende onderwerpen in:
- het gewenste recruitmentproces;
- vacaturepublicatie en multiposting;
- candidate experience;
- talentpools en CRM-functionaliteit;
- rapportages en recruitmentdata;
- samenwerking met hiring managers.
Deze wensen vormen vaak de basis voor het programma van eisen waarmee leveranciers worden vergeleken.
HR bewaakt de aansluiting op de employee journey
Hoewel recruitment vaak eigenaar is van het ATS, sluit het systeem aan op bredere HR-processen. Denk aan onboarding, personeelsdossiers, interne mobiliteit en rapportages over personeelsstromen.
HR beoordeelt daarom of het ATS goed aansluit op bestaande HR-processen en toekomstige ontwikkelingen. Ook kijkt HR naar gebruiksvriendelijkheid voor managers en medewerkers en naar de mogelijkheden om gegevens veilig over te dragen aan andere systemen.
IT beoordeelt techniek en integraties
Vrijwel ieder ATS wisselt gegevens uit met andere applicaties. Denk aan HR-software, Single Sign-On, Microsoft 365, salarissoftware of BI-oplossingen. Daarom is de betrokkenheid van IT belangrijk.
IT beoordeelt onder meer:
- de technische architectuur;
- API’s en standaardkoppelingen;
- informatiebeveiliging;
- gebruikersbeheer;
- continuïteit en beschikbaarheid;
- beheer en onderhoud.
Door IT vroeg te betrekken, kunnen technische risico’s worden beperkt en worden onverwachte integratieproblemen voorkomen.
Hiring managers vertegenwoordigen de praktijk
Hiring managers werken minder intensief met een ATS dan recruiters, maar spelen wel een belangrijke rol in het selectieproces. Zij beoordelen kandidaten, plannen gesprekken en geven feedback binnen het systeem.
Hun ervaringen zijn daarom waardevol tijdens demonstraties en proefopstellingen. Een ATS dat voor recruiters efficiënt werkt, hoeft niet automatisch gebruiksvriendelijk te zijn voor managers die slechts enkele keren per jaar een vacature invullen.
Privacy en security verdienen een vaste plaats
Een ATS verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten. Daarom moeten organisaties vooraf beoordelen hoe leveranciers omgaan met privacy, beveiliging en wettelijke verplichtingen.
Afhankelijk van de organisatie kunnen een privacy officer, functionaris gegevensbescherming of securityspecialist betrokken zijn bij de selectie. Zij beoordelen onder andere de AVG-compliance, bewaartermijnen, toegangsrechten, logging en certificeringen.
Door deze onderwerpen al tijdens de selectie mee te nemen, hoeven later minder aanpassingen te worden gedaan.
Management neemt de uiteindelijke beslissing
Het management is meestal verantwoordelijk voor de investering en de strategische keuze. Daarbij spelen niet alleen functionaliteiten een rol, maar ook budget, leveranciersrisico, contractvoorwaarden en de bijdrage aan organisatiedoelstellingen.
Het management hoeft niet iedere demonstratie bij te wonen, maar moet wel betrokken zijn bij de besluitvorming en beschikken over een duidelijk advies van het projectteam.
Maak vooraf duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Een ATS-selectie verloopt efficiënter wanneer vooraf duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat voorkomt dubbele werkzaamheden en onduidelijkheid tijdens de beoordeling van leveranciers.
Een mogelijke rolverdeling ziet er als volgt uit:
| Rol | Belangrijkste verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Recruitment | Functionele eisen en dagelijkse gebruikersbehoeften. |
| HR | Aansluiting op HR-processen en onboarding. |
| IT | Techniek, koppelingen en beveiliging. |
| Hiring managers | Gebruiksgemak en samenwerking in het selectieproces. |
| Privacy/Security | AVG, informatiebeveiliging en compliance. |
| Management | Strategische besluitvorming en budget. |
Door iedere stakeholder vanuit zijn eigen expertise te laten bijdragen, ontstaat een completer beeld van de sterke en zwakke punten van een ATS. Dat vergroot de kans dat de gekozen oplossing niet alleen vandaag, maar ook op langere termijn aansluit bij de behoeften van de organisatie.
Praktijkvoorbeeld
Een middelgrote organisatie wil een nieuw ATS selecteren omdat het bestaande systeem niet meer aansluit op de groei van de organisatie. In eerste instantie voert alleen recruitment gesprekken met leveranciers. Tijdens de demonstraties blijkt echter dat IT vragen heeft over koppelingen met de HR-software, terwijl HR juist aandacht vraagt voor onboarding en gegevensoverdracht. Ook hiring managers blijken andere verwachtingen te hebben van het gebruiksgemak.
De organisatie stelt vervolgens een projectteam samen met vertegenwoordigers van recruitment, HR, IT, een hiring manager, privacy en het management. Iedere stakeholder beoordeelt leveranciers vanuit zijn eigen expertise. Hierdoor ontstaat een completer beeld van de mogelijkheden en risico’s. De uiteindelijke keuze wordt sneller geaccepteerd binnen de organisatie en de implementatie verloopt met minder aanpassingen achteraf.
Checklist
- Stel een multidisciplinair projectteam samen.
- Betrek recruitment bij het opstellen van de functionele eisen.
- Laat HR beoordelen of het ATS aansluit op HR-processen.
- Laat IT de techniek, beveiliging en koppelingen controleren.
- Vraag hiring managers om demonstraties mee te beoordelen.
- Betrek privacy- of securityspecialisten bij de AVG-toets.
- Leg rollen en verantwoordelijkheden vooraf vast.
- Maak gezamenlijke beoordelingscriteria voor leveranciers.
- Bespreek de uitkomsten met het management voordat een keuze wordt gemaakt.
- Documenteer de motivatie voor de uiteindelijke keuze.
Veelgestelde vragen
Is recruitment altijd verantwoordelijk voor de ATS-selectie?
Recruitment is meestal eigenaar van het selectieproces, maar een succesvolle ATS-selectie vraagt om input van meerdere afdelingen. Zo worden functionele, technische en organisatorische eisen gezamenlijk beoordeeld.
Waarom moet IT betrokken zijn?
IT beoordeelt onder meer koppelingen, beveiliging, gebruikersbeheer en de technische haalbaarheid. Daarmee worden problemen tijdens de implementatie zoveel mogelijk voorkomen.
Welke rol heeft HR tijdens de selectie?
HR kijkt of het ATS aansluit op bredere HR-processen, zoals onboarding, personeelsadministratie en rapportages. Ook beoordeelt HR de gebruiksvriendelijkheid voor managers en medewerkers.
Moeten hiring managers deelnemen aan demonstraties?
Dat is aan te raden. Hiring managers gebruiken het ATS regelmatig tijdens sollicitatieprocedures en kunnen goed beoordelen of het systeem praktisch werkt in de dagelijkse samenwerking met recruiters.
Bronnen
- Hoe kies je het beste ATS (recruitmentsysteem)?
https://www.recruitmenttech.nl/tech/hoe-kies-je-het-beste-ats-recruitmentsysteem/ - ATS_Day helpt werkgevers bij het kiezen van het juiste recruitmentsysteem
https://www.recruitmenttech.nl/2026/06/03/ats_day-helpt-werkgevers-bij-het-kiezen-van-het-juiste-recruitmentsysteem/
- Fouten voorkomen bij selectie van een ATS of recruitment systeem
https://www.worldofwork.nl/nl-nl/expertise/fouten-voorkomen-bij-selectie-ats-recruitment-systeem/ - RACI Matrix for Project Management
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/raci - Project Stakeholder Management
https://www.pmi.org/learning/library/stakeholder-management-task-project-success-7736
