Hoe migreer je naar een nieuw ATS?

Migreren naar een nieuw ATS begint met het bepalen welke gegevens, processen en koppelingen moeten worden overgezet. Maak eerst een inventarisatie van het oude systeem, schoon kandidaatdata op en leg vast hoe gegevensvelden in het nieuwe ATS worden ingericht. Voer daarna een proefmigratie uit, controleer de resultaten en plan een duidelijke overgangsdatum. Houd daarbij rekening met privacy, bewaartermijnen, continuïteit en de beschikbaarheid van historische gegevens.

Wat houdt een ATS-migratie in?

Een ATS-migratie is meer dan het exporteren en importeren van een kandidatenbestand. Naast persoonsgegevens kunnen ook vacatures, sollicitatiehistorie, documenten, notities, e-mails, talentpools, rapportages en gebruikersgegevens in het oude systeem staan. Daarnaast moeten workflows, formulieren, communicatiesjablonen en koppelingen opnieuw worden ingericht.

Niet ieder onderdeel hoeft letterlijk te worden overgezet. Een migratie is ook een moment om verouderde gegevens te verwijderen en processen opnieuw te beoordelen. Zo voorkom je dat problemen uit het oude ATS terugkomen in het nieuwe systeem.

Breng de huidige gegevens in kaart

Begin met een inventarisatie van alle gegevens die in en rond het oude ATS staan. Kijk niet alleen naar het systeem zelf, maar ook naar spreadsheets, mailboxen, gedeelde mappen en gekoppelde applicaties.

Maak minimaal onderscheid tussen:

actieve vacatures en lopende sollicitaties;
kandidaatprofielen en cv’s;
sollicitatiehistorie en statussen;
notities, beoordelingen en correspondentie;
talentpools en zoekcriteria;
rapportages en historische kengetallen;
gebruikers, rollen en autorisaties;
gekoppelde systemen en gegevensstromen.

Leg ook vast wie eigenaar is van de verschillende gegevens. Daarmee wordt duidelijk wie beslist over migratie, controle en eventuele verwijdering.

Bepaal welke data je wilt meenemen

Alles migreren lijkt veilig, maar levert vaak een vervuild nieuw systeem op. Oude kandidaatprofielen kunnen dubbel, onvolledig of niet meer relevant zijn. Ook mogen persoonsgegevens niet onbeperkt worden bewaard omdat ze technisch nog beschikbaar zijn.

Maak daarom selectiecriteria. Lopende sollicitaties en actieve talentpools zullen meestal nodig zijn. Voor afgewezen kandidaten, ingetrokken vacatures en oude correspondentie moet de organisatie beoordelen of er nog een geldige reden is om deze gegevens te bewaren.

Leg de keuzes vast in een migratieplan. Beschrijf welke gegevens volledig worden overgezet, welke alleen als archief beschikbaar blijven en welke worden verwijderd.

Schoon gegevens op vóór de migratie

Datakwaliteit bepaalt in belangrijke mate hoe bruikbaar het nieuwe ATS wordt. Verwijder dubbele records, corrigeer onjuiste velden en controleer of verplichte informatie aanwezig is. Let ook op verschillende schrijfwijzen van functies, afdelingen, bronnen en locaties.

Het is meestal verstandiger om gegevens vóór de migratie op te schonen. Na de import kunnen fouten moeilijker herkenbaar zijn, omdat het nieuwe ATS andere veldnamen, statussen en structuren gebruikt.

Maak altijd een beveiligde back-up voordat gegevens worden aangepast of verwijderd. Leg daarnaast vast wie toegang heeft tot deze kopie en wanneer de back-up definitief wordt vernietigd.

Maak een datamapping

Het oude en nieuwe ATS gebruiken waarschijnlijk niet precies dezelfde velden. Een status als ‘eerste gesprek’ kan in het nieuwe systeem bijvoorbeeld onderdeel zijn van een bredere selectiefase. Ook kunnen vrije tekstvelden worden vervangen door vaste keuzelijsten.

Bij datamapping wordt per oud gegevensveld bepaald waar de informatie in het nieuwe ATS terechtkomt. Controleer daarbij:

de naam en betekenis van ieder veld;
het formaat van datums en telefoonnummers;
de koppeling tussen kandidaten en vacatures;
de overdracht van documenten en bijlagen;
de omzetting van oude naar nieuwe statussen;
de registratie van toestemming en bewaartermijnen.

Laat recruitment en de technische migratiespecialist deze mapping gezamenlijk beoordelen. Technisch vergelijkbare velden kunnen inhoudelijk namelijk iets anders betekenen.

Maak afspraken met de oude leverancier

Controleer vroegtijdig hoe gegevens uit het huidige ATS kunnen worden geëxporteerd. Leg vast welke bestandsformaten beschikbaar zijn, of documenten apart worden aangeleverd en welke ondersteuning de leverancier biedt.

Bekijk ook het contract. Mogelijk gelden opzegtermijnen, kosten voor data-export of beperkingen rond toegang na het einde van de overeenkomst. Wacht hier niet mee tot vlak voor de overstap. Een vertraagde of onvolledige export kan de planning van de hele migratie beïnvloeden.

Voer eerst een proefmigratie uit

Een proefmigratie maakt zichtbaar of de mapping en import correct werken. Gebruik hiervoor een representatieve selectie met verschillende kandidaten, vacatures, documenten en statussen. Neem geen echte persoonsgegevens op wanneer geanonimiseerde testdata voldoende is.

Controleer na de proefmigratie onder meer:

of het aantal records klopt;
of documenten geopend kunnen worden;
of kandidaten aan de juiste vacatures zijn gekoppeld;
of statussen en datums correct zijn overgenomen;
of zoekfilters en rapportages bruikbare resultaten geven;
of gebruikers alleen toegestane informatie kunnen zien.

Registreer afwijkingen en voer waar nodig een tweede proefmigratie uit. De definitieve migratie mag pas beginnen wanneer de kritieke fouten zijn opgelost.

Plan de overgang en tijdelijke werkwijze

Bepaal vanaf welk moment het oude ATS alleen nog wordt geraadpleegd en nieuwe sollicitaties in het nieuwe systeem binnenkomen. Probeer te voorkomen dat beide systemen langere tijd actief worden gebruikt. Dat kan leiden tot dubbele of afwijkende gegevens.

Soms is een korte periode zonder wijzigingen nodig om de definitieve export en import uit te voeren. Communiceer daarom duidelijk met recruiters en hiring managers. Leg vast waar zij tijdens deze periode nieuwe informatie registreren en wie controleert of die informatie later correct wordt toegevoegd.

Controleer de migratie na de livegang

Een geslaagde import betekent nog niet dat de migratie is afgerond. Laat recruiters in de eerste weken controleren of dossiers volledig zijn en of dagelijkse werkzaamheden goed uitvoerbaar zijn. Houd het oude systeem tijdelijk alleen-lezen beschikbaar wanneer dat contractueel en privacyrechtelijk mogelijk is.

Controleer ook of oude exports, tijdelijke bestanden en testbestanden worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn. Juist tijdens een migratie bestaan vaak meerdere kopieën van kandidaatgegevens.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie vervangt een verouderd ATS waarin tien jaar aan sollicitatiegegevens staat. Veel kandidaten komen meerdere keren voor en vacaturestatussen zijn niet consequent gebruikt. De organisatie besluit daarom alleen lopende procedures, recente plaatsingen en kandidaten met een geldige toestemming voor de talentpool te migreren.

Recruitment maakt samen met IT een datamapping. Daarna volgt een proefmigratie met verschillende soorten dossiers. Daarbij blijkt dat bijlagen niet automatisch aan het juiste kandidaatprofiel worden gekoppeld. De leverancier past de import aan en voert een tweede test uit. Na de definitieve migratie controleert een groep recruiters de belangrijkste dossiers. Oude exportbestanden worden vervolgens volgens afspraak verwijderd.

Checklist voor migratie naar een nieuw ATS

Breng alle kandidaat-, vacature- en procesgegevens in kaart.
Bepaal welke gegevens worden gemigreerd, gearchiveerd of verwijderd.
Controleer bewaartermijnen en de grondslag voor verwerking.
Maak een beveiligde back-up van het oude systeem.
Schoon dubbele, verouderde en onvolledige gegevens op.
Maak een datamapping tussen het oude en nieuwe ATS.
Leg exportafspraken vast met de oude leverancier.
Voer minimaal één representatieve proefmigratie uit.
Plan de definitieve overgang en tijdelijke werkwijze.
Controleer en verwijder tijdelijke bestanden na de livegang.

Veelgestelde vragen

Moet je alle kandidaatdata naar het nieuwe ATS migreren?

Nee. Migreer alleen gegevens die relevant, correct en nog rechtmatig te bewaren zijn. Oude, dubbele of onvolledige kandidaatprofielen kunnen beter vóór de migratie worden opgeschoond.

Hoe lang duurt een ATS-migratie?

De duur hangt af van de hoeveelheid data, de kwaliteit van de brongegevens, het aantal documenten en de complexiteit van de koppelingen. Ook de beschikbaarheid van exports uit het oude ATS speelt een rol.

Wie is verantwoordelijk voor de controle van de migratie?

De technische leverancier controleert de overdracht, maar de organisatie blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid. Recruiters moeten daarom beoordelen of dossiers, statussen en documenten correct zijn overgezet.

Kan het oude ATS direct worden uitgezet?

Dat is niet altijd verstandig. Een tijdelijke alleen-lezenperiode kan helpen bij controles. Maak wel duidelijke afspraken over toegang, beveiliging, contractkosten en het moment waarop oude gegevens definitief worden verwijderd.