Bij verlenging van een ATS-contract moet je niet alleen naar de nieuwe prijs kijken, maar ook naar gebruik, prestaties, modules, serviceniveaus, indexatie en exitmogelijkheden. Controleer ruim vóór de opzegtermijn of het systeem nog past en of alle contractafspraken nog actueel zijn. Indexatie moet gebaseerd zijn op een duidelijk afgesproken index, periode en berekeningsmethode.
Begin vóór de opzegtermijn
Wacht niet tot de verlengingsdatum.
Start de review bijvoorbeeld zes tot negen maanden eerder, afhankelijk van contract en complexiteit.
Zo is er tijd voor:
- onderhandeling;
- marktoriëntatie;
- alternatieven;
- eventuele migratieplanning.
Controleer de huidige licentiescope
Bekijk welke onderdelen werkelijk worden gebruikt.
Denk aan:
- modules;
- gebruikers;
- vacaturevolume;
- opslag;
- supportniveau.
Schrap waar mogelijk ongebruikte onderdelen.
Bekijk gebruik en adoptie
Een verlenging is een goed moment om te beoordelen of het systeem daadwerkelijk wordt gebruikt.
In Hoe meet je gebruikersadoptie van een ATS? wordt geadviseerd niet alleen naar logins, maar ook naar procesgebruik en datakwaliteit te kijken.
Controleer serviceprestaties
Vergelijk de werkelijke dienstverlening met de SLA.
Bekijk:
- storingen;
- supportkwaliteit;
- reactietijden;
- integratieproblemen;
- escalaties.
Gebruik concrete incidentdata bij de onderhandeling.
Beoordeel de indexatieclausule
CBS adviseert om in contracten duidelijk vast te leggen:
- welke index wordt gebruikt;
- welke periode geldt;
- welke publicatie wordt gebruikt;
- welke formule geldt;
- welk basisjaar van toepassing is.
Vanaf 2026 gebruikt de CPI een nieuw basisjaar 2025=100. Controleer daarom oude contractteksten.
Kijk naar een indexatieplafond
Onderhandel waar mogelijk over een maximumpercentage.
Dat geeft budgetzekerheid wanneer inflatie of andere indices sterk stijgen.
Maak ook duidelijk of indexatie cumulatief is en hoe een daling wordt behandeld.
Controleer automatische verlenging
Leg vast:
- hoe lang verlenging duurt;
- welke opzegtermijn geldt;
- of nieuwe voorwaarden automatisch gelden;
- wanneer prijswijzigingen worden aangekondigd.
Zorg dat contractmanagement deze datum bewaakt.
Beoordeel nieuwe modules kritisch
Een leverancier kan tijdens verlenging extra functionaliteit aanbieden.
Vraag of deze modules echt nodig zijn en welke structurele kosten volgen.
Een korting in jaar één kan later leiden tot een hogere vaste basis.
Herzie integratiekosten
Controleer welke koppelingen nog actief zijn en welke ondersteuning daarvoor wordt betaald.
Oude of ongebruikte integraties kunnen onnodige kosten veroorzaken.
Bekijk exit opnieuw
Een contract kan na meerdere verlengingen andere technische afhankelijkheden hebben dan bij de start.
Controleer daarom opnieuw:
- data-export;
- documentatie;
- migratieondersteuning;
- tarieven;
- read-only toegang.
Gebruik marktinformatie zonder alleen op prijs te sturen
Een marktcheck kan helpen om prijs en voorwaarden te beoordelen.
Vergelijk echter ook:
- functionaliteit;
- beheerlast;
- integraties;
- migratierisico.
Een goedkoper alternatief kan hogere overstapkosten hebben.
Maak een verlengingsbesluit expliciet
Documenteer waarom wordt verlengd.
Gebruik een korte beoordeling van:
- kosten;
- kwaliteit;
- risico;
- fit;
- alternatieven.
Zo wordt verlenging een bewuste keuze en geen administratieve standaard.
Controleer de oorspronkelijke businesscase opnieuw
Vergelijk bij verlenging de doelstellingen uit de oorspronkelijke aanschaf met de huidige situatie.
Zijn de verwachte tijdbesparing, datakwaliteit en adoptie gerealiseerd? Zo niet, dan is verlengen zonder verbeterplan minder logisch.
Herbereken de TCO
Neem de nieuwe licentieprijs, indexatie, modules, beheeruren en integratiekosten op in een nieuwe meerjarenberekening.
Zo wordt duidelijk wat de volgende contractperiode werkelijk kost.
Controleer gebruikers- en volumestaffels
Een organisatie kan inmiddels in een andere prijsklasse vallen.
Vraag of staffels opnieuw kunnen worden onderhandeld op basis van werkelijk gebruik.
Bespreek prijszekerheid
Naast indexatie kan een leverancier tarieven veranderen door pakketwijzigingen of nieuwe modules.
Leg daarom vast welke onderdelen gedurende de nieuwe looptijd prijsbescherming hebben.
Controleer supportniveau
Misschien betaalt de organisatie voor premium support dat nauwelijks wordt gebruikt, of is juist meer ondersteuning nodig.
Pas het serviceniveau aan op actuele behoeften.
Bekijk security en compliance opnieuw
De risicosituatie kan sinds de vorige contractperiode zijn veranderd.
Vraag actuele informatie over certificeringen, subverwerkers, incidentprocessen en datalocatie.
Gebruik een renewal-checklist
Laat contractmanagement, recruitment, IT, privacy en finance ieder hun onderdeel beoordelen.
Zo wordt verlenging niet alleen een commerciële beslissing.
Leg besluitvorming vast
Documenteer welke alternatieven zijn bekeken en waarom wordt verlengd.
Dat helpt bij een volgende review en voorkomt afhankelijkheid van mondelinge kennis.
Maak indexatie voorspelbaar
Leg niet alleen de index vast, maar ook de maand, meetperiode en moment van toepassing.
CBS adviseert ook om duidelijk te zijn over voorlopige of definitieve indexcijfers.
Plan de volgende review direct
Zet de volgende opzeg- en evaluatiedatum meteen in contractmanagement.
Zo hoeft de organisatie niet opnieuw onder tijdsdruk te onderhandelen.
Vergelijk verlengen met optimaliseren of vervangen
Gebruik de verlengingsreview om drie opties naast elkaar te zetten:
- ongewijzigd verlengen;
- verlengen met optimalisatie;
- selectie van een nieuw ATS.
Zo wordt duidelijk of onderhandelen over prijs voldoende is of dat structurele beperkingen zwaarder wegen.
Controleer dat nieuwe voorwaarden niet stilzwijgend worden toegevoegd
Leveranciers kunnen bij verlenging verwijzen naar bijgewerkte algemene voorwaarden.
Vergelijk de nieuwe versie met de bestaande overeenkomst en beoordeel wijzigingen in aansprakelijkheid, data, prijs en service.
Maak indexatie controleerbaar
Vraag bij iedere prijsverhoging om de berekening en gebruikte indexwaarde.
Controleer of de juiste periode, reeks en formule zijn toegepast.
Onderhandel vóór automatische verlenging
Wanneer de opzegtermijn eenmaal is verstreken, neemt de onderhandelingsruimte vaak af.
Zet daarom interne reminders ruim voor de deadline en begin de commerciële review op tijd.
Gebruik de verlenging voor opschoning
Verwijder ongebruikte modules, oude accounts en overbodige integraties voordat een nieuwe contractwaarde wordt vastgesteld.
Dat kan structurele kosten verlagen zonder systeemwissel.
Gebruik feitelijk gebruik als onderhandelingsbasis
Laat zien hoeveel gebruikers, modules en support daadwerkelijk zijn gebruikt.
Dat maakt het makkelijker om overbodige onderdelen te schrappen of andere staffels te onderhandelen.
Beoordeel roadmap en productrichting
Een systeem kan vandaag voldoen maar zich in een richting ontwikkelen die minder goed past.
Bespreek daarom toekomstige productwijzigingen tijdens de verlengingsreview.
Controleer kosten van niet verlengen
Vergelijk verlengingskosten met migratiekosten en risico’s van overstap.
Zo wordt de keuze financieel completer dan alleen de nieuwe abonnementsprijs.
Maak één beslisdocument
Bundel prijs, prestaties, risico’s, alternatieven en aanbeveling in één kort overzicht voor besluitvorming.
Controleer verlengingsvoorstel op pakketwijzigingen
Vergelijk niet alleen prijs, maar ook welke functionaliteit in het nieuwe pakket zit. Een gelijk tarief kan minder waarde betekenen wanneer functies zijn verplaatst naar aparte modules.
Gebruik een renewal-kalender
Leg opzegtermijn, indexatiemoment en interne besluitdatum vast in contractmanagement. Zo heeft de organisatie voldoende tijd voor marktvergelijking en onderhandeling.
Gebruik dezelfde checklist opnieuw bij iedere volgende contractperiode.
Leg de reviewuitkomst vast bij contractmanagement, inclusief beslisdatum, nieuwe prijs en belangrijkste risico’s voor de volgende looptijd.
Bewaar de onderbouwing bij het contractdossier.
Leg deze afspraken centraal vast.
