Hoe kies je het beste ATS (recruitmentsysteem)?

Het beste Applicant Tracking System (ATS) bestaat niet. De juiste keuze hangt af van de recruitmentstrategie, processen, omvang en ambities van een organisatie. Een ATS dat goed werkt voor een internationale onderneming hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor een zorginstelling, gemeente of productiebedrijf. Een succesvolle ATS-selectie begint daarom niet met leveranciers vergelijken, maar met een grondige analyse van de eigen organisatie en een zorgvuldig selectieproces.

Waarom een ATS kiezen lastiger is dan ooit

De markt voor recruitmentsystemen is de afgelopen jaren sterk veranderd. Waar organisaties vroeger uit een beperkt aantal aanbieders konden kiezen, zijn er tegenwoordig honderden leveranciers van recruitmenttechnologie actief. Volgens de Recruitment Tech Landscape groeit het aanbod nog steeds, mede door de opkomst van kunstmatige intelligentie, gespecialiseerde recruitmentsoftware en internationale HR-platformen.

Daarmee is ook de selectie complexer geworden. Vrijwel iedere leverancier biedt functionaliteiten zoals vacaturebeheer, kandidaatbeheer en rapportages. Tegelijkertijd verschillen systemen sterk op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, integraties, AI, support en implementatie.

Recruitment Tech constateert dat organisaties daardoor steeds vaker behoefte hebben aan een gestructureerde aanpak om tot een goed onderbouwde keuze te komen.

Begin niet met leveranciers

Veel organisaties starten hun zoektocht door demonstraties aan te vragen bij bekende ATS-leveranciers. Dat lijkt logisch, maar vergroot het risico dat de keuze wordt beïnvloed door een overtuigende presentatie in plaats van door de eigen behoeften. Een beter vertrekpunt is een analyse van de huidige recruitmentorganisatie.

Breng bijvoorbeeld in kaart:

hoe recruitment is georganiseerd;
hoeveel vacatures jaarlijks worden ingevuld;
hoeveel recruiters en hiring managers betrokken zijn;
welke systemen momenteel worden gebruikt;
waar de grootste knelpunten zitten;
welke doelstellingen de organisatie de komende jaren heeft.

Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord, wordt duidelijk aan welke eisen een nieuw ATS moet voldoen.

Betrek de juiste stakeholders

Een ATS wordt zelden alleen door recruiters gebruikt. Bij een selectie zijn vaak meerdere disciplines betrokken, zoals:

recruitment;
HR;
ICT;
privacy en security;
inkoop;
hiring managers;
projectmanagement.

Iedere stakeholder kijkt vanuit een andere invalshoek naar het systeem. Recruiters letten bijvoorbeeld op gebruiksgemak, terwijl ICT zich richt op integraties en beveiliging. Door alle betrokkenen vroeg in het proces mee te nemen, ontstaat een vollediger beeld van de eisen waaraan een nieuw ATS moet voldoen.

Stel een Programma van Eisen op

Een Programma van Eisen (PvE) vormt de basis van iedere ATS-selectie.

Maak daarbij onderscheid tussen harde eisen en wensen.

Functionele eisen

Denk onder meer aan:

vacaturebeheer;
kandidaatbeheer;
talentpools;
recruitmentmarketing;
workflowbeheer;
dashboards;
AI-functionaliteiten;
onboarding.

Technische eisen

Leg ook vast welke technische voorwaarden belangrijk zijn.

Bijvoorbeeld:

koppelingen met HR-systemen;
API’s;
Single Sign-On;
AVG-compliance;
informatiebeveiliging;
autorisatiebeheer.

Organisatorische eisen

Kijk daarnaast naar de dienstverlening van de leverancier.

Denk aan:

implementatie;
trainingen;
support;
customer success;
productroadmap;
innovatie.

Een duidelijk Programma van Eisen maakt het eenvoudiger om leveranciers objectief met elkaar te vergelijken.

Maak eerst een longlist

Pas wanneer de wensen duidelijk zijn, is het tijd om leveranciers te onderzoeken.

Gebruik daarvoor verschillende informatiebronnen.

Bijvoorbeeld:

onafhankelijke vakmedia;
marktoverzichten;
ervaringen van andere organisaties;
analistenrapporten;
softwarevergelijkingen.

RecruitmentTech publiceert jaarlijks de Recruitment Tech Landscape, waarin honderden leveranciers van recruitmenttechnologie zijn opgenomen (Bekijk en filter de leveranciers hier online). Dat overzicht helpt organisaties om een eerste longlist samen te stellen.

Ook onafhankelijke evenementen kunnen helpen bij de oriëntatie. Tijdens Recruitment Tech Demo_Day demonstreren leveranciers hun software live. Recruitment Tech ATS_Day is specifiek ontwikkeld voor werkgevers met minimaal 250 medewerkers die een nieuw recruitmentsysteem zoeken of hun huidige ATS willen evalueren. Op basis van een vragenlijst, een optionele intake en AI-matching worden deelnemers gekoppeld aan leveranciers die aansluiten bij hun situatie. Daarnaast bestaat het programma uit kennissessies, rondetafelgesprekken en gesprekken met onafhankelijke experts over ATS-selectie en implementatie.

Maak een objectieve shortlist

Een longlist bestaat vaak uit tien tot vijftien leveranciers.

Breng deze terug naar drie tot vijf partijen door iedere leverancier op dezelfde criteria te beoordelen.

Gebruik bijvoorbeeld een scorecard met onderwerpen als:

functionaliteiten;
gebruiksvriendelijkheid;
integraties;
AI;
implementatie;
support;
innovatie;
beveiliging;
prijs.

Door vooraf wegingsfactoren toe te kennen aan ieder onderdeel ontstaat een objectieve vergelijking.

Vraag praktijkgerichte demonstraties

Een standaarddemonstratie laat meestal zien wat een leverancier wil presenteren.

Vraag daarom om een demonstratie op basis van de eigen praktijk.

Laat bijvoorbeeld zien:

hoe een vacature wordt aangemaakt;
hoe kandidaten worden beoordeeld;
hoe hiring managers samenwerken;
hoe dashboards werken;
hoe rapportages worden opgebouwd;
hoe AI-functionaliteiten worden toegepast.

Betrek recruiters én hiring managers bij deze sessies. Zij werken uiteindelijk dagelijks met het systeem.

Controleer referenties

Een demonstratie geeft een eerste indruk, maar vertelt weinig over de dagelijkse praktijk.

Spreek daarom met organisaties die het ATS al gebruiken.

Vraag bijvoorbeeld:

Hoe verliep de implementatie?
Hoe snel reageert de supportafdeling?
Welke functionaliteiten worden het meest gebruikt?
Zijn er onverwachte kosten geweest?
Wat zouden jullie achteraf anders doen?

Probeer organisaties te spreken die qua omvang en sector vergelijkbaar zijn met de eigen organisatie.

Kijk verder dan functionaliteiten

Veel leveranciers beschikken over vergelijkbare functionaliteiten.

Daarom is het verstandig ook andere aspecten mee te nemen in de beoordeling.

Denk aan:

gebruiksvriendelijkheid;
innovatie;
financiële stabiliteit;
productontwikkeling;
kwaliteit van support;
implementatiebegeleiding;
visie op AI.

Een ATS wordt vaak vijf tot tien jaar gebruikt. De samenwerking met de leverancier is daarom minstens zo belangrijk als de software zelf.

Veelgemaakte fouten

Tijdens ATS-selecties komen dezelfde valkuilen regelmatig terug.

Veel voorkomende fouten zijn:

leveranciers vergelijken zonder eigen analyse;
geen Programma van Eisen opstellen;
uitsluitend naar prijs kijken;
eindgebruikers niet betrekken;
referenties niet controleren;
implementatie onderschatten;
onvoldoende aandacht besteden aan integraties.

Door deze fouten te vermijden, neemt de kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk toe.

Checklist: kies je ATS gestructureerd

Controleer of je de volgende stappen hebt doorlopen:

De recruitmentprocessen zijn geanalyseerd.
De doelstellingen zijn vastgesteld.
Er is een Programma van Eisen opgesteld.
Alle stakeholders zijn betrokken.
Er is een objectieve longlist opgesteld.
Leveranciers zijn beoordeeld met een scorecard.
Referenties zijn gecontroleerd.
Recruiters en hiring managers hebben het systeem getest.
Implementatie en support zijn beoordeeld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ATS-leveranciers moet ik vergelijken?

Veel organisaties starten met een longlist van tien tot vijftien leveranciers en brengen deze terug naar een shortlist van drie tot vijf partijen voor demonstraties en offerteaanvragen.

Is een demonstratie voldoende om een keuze te maken?

Nee. Een demonstratie is een belangrijk onderdeel van het selectieproces, maar geeft geen volledig beeld. Referentiegesprekken, een Programma van Eisen en een objectieve vergelijking zijn minstens zo belangrijk.

Is AI tegenwoordig een doorslaggevende factor?

AI ontwikkelt zich snel en kan recruiters ondersteunen bij onder meer vacatureteksten, zoekopdrachten en analyses. Toch blijft de aansluiting op de recruitmentprocessen, de gebruiksvriendelijkheid en de kwaliteit van de leverancier voor de meeste organisaties belangrijker dan afzonderlijke AI-functionaliteiten.