Je beoordeelt een ATS-leverancier op meer dan de mogelijkheden van de software. Kijk ook naar de aansluiting op je recruitmentproces, gebruiksvriendelijkheid, integraties, privacy, beveiliging, implementatie, ondersteuning, kosten en productontwikkeling. Gebruik vooraf vastgestelde criteria en laat iedere leverancier dezelfde praktijksituaties demonstreren. Controleer daarnaast referenties, contractvoorwaarden en de financiële en organisatorische stabiliteit. Zo beoordeel je niet alleen wat het systeem vandaag kan, maar ook of de leverancier gedurende meerdere jaren een betrouwbare partner kan zijn.
Beoordeel eerst de aansluiting op je organisatie
Een leverancier kan een goed systeem aanbieden dat toch niet bij je organisatie past. Begin daarom met de vraag voor welk type klant het ATS oorspronkelijk is ontwikkeld. Een systeem voor een recruitmentbureau ondersteunt andere processen dan een ATS voor een werkgever. Ook het verschil tussen een klein recruitmentteam en een internationale organisatie is groot.
Controleer onder andere of de leverancier ervaring heeft met:
- jouw organisatietype en sector;
- het aantal vacatures en sollicitaties dat je verwerkt;
- de omvang van het recruitmentteam;
- samenwerking met hiring managers;
- meerdere vestigingen, landen of talen;
- vergelijkbare HR- en IT-omgevingen.
Vraag de leverancier om relevante klantvoorbeelden. Een lange klantenlijst is minder waardevol dan enkele referenties van organisaties met vergelijkbare processen, omvang en technische eisen.
Maak functionaliteiten aantoonbaar
Veel leveranciers beantwoorden een algemene vragenlijst met de mededeling dat een functie beschikbaar is. Daarmee weet je nog niet hoe goed de functie werkt. Een mogelijkheid kan standaard aanwezig zijn, extra configuratie vragen of alleen beschikbaar zijn via een externe koppeling.
Maak daarom onderscheid tussen:
- standaardfunctionaliteit;
- functionaliteit die moet worden ingericht;
- maatwerk;
- een koppeling met een externe leverancier;
- functionaliteit die nog op de productplanning staat.
Vraag bij belangrijke eisen altijd om een demonstratie. Laat bijvoorbeeld zien hoe een vacature wordt goedgekeurd, hoe een hiring manager feedback geeft en hoe een kandidaat naar het HR-systeem wordt overgezet. Een mondelinge toezegging is daarvoor onvoldoende.
Test het dagelijkse gebruik
Een ATS wordt niet alleen door recruiters gebruikt. Ook hiring managers, HR-medewerkers, beheerders en kandidaten krijgen met het systeem te maken. De leverancier moet daarom aantonen dat het platform voor verschillende gebruikers begrijpelijk en werkbaar is.
Laat gebruikers tijdens een proefomgeving zelf taken uitvoeren. Denk aan:
- een vacature aanmaken en publiceren;
- een kandidaat beoordelen;
- een interview plannen;
- feedback vastleggen;
- een e-mail aanpassen en verzenden;
- een rapportage samenstellen;
- een gebruikersrecht wijzigen.
Let niet alleen op het aantal benodigde muisklikken. Beoordeel ook of de werkwijze logisch is, of informatie eenvoudig terug te vinden is en hoeveel uitleg een incidentele gebruiker nodig heeft.
Onderzoek de integratiemogelijkheden
Een ATS functioneert meestal naast een HR-systeem, recruitmentsite, agenda, assessmentplatform, onboardingsysteem en verschillende vacaturekanalen. De kwaliteit van deze koppelingen heeft directe invloed op het dagelijkse proces.
Vraag per noodzakelijke integratie:
- of er een standaardkoppeling beschikbaar is;
- welke gegevens worden uitgewisseld;
- hoe vaak de gegevens worden bijgewerkt;
- wie verantwoordelijk is voor beheer en storingen;
- welke eenmalige en terugkerende kosten gelden;
- wat er gebeurt wanneer een gekoppeld systeem verandert.
Een openbare API is nuttig, maar lost niet automatisch iedere integratiebehoefte op. Er kan nog steeds technisch werk, afstemming en onderhoud nodig zijn. Laat IT daarom vroeg beoordelen of de voorgestelde architectuur haalbaar is.
Controleer privacy en beveiliging
Een ATS verwerkt persoonsgegevens, cv’s, beoordelingen, communicatie en soms gevoelige kandidaatdata. De leverancier moet daarom duidelijk kunnen uitleggen hoe gegevens worden beveiligd, opgeslagen, verwijderd en toegankelijk gemaakt.
Vraag bewijs voor onderwerpen zoals:
- gegevensopslag en locaties van datacenters;
- encryptie tijdens opslag en verzending;
- rollen, rechten en meervoudige authenticatie;
- logging en controle van gebruikersactiviteiten;
- back-ups, herstelprocedures en continuïteit;
- beveiligingstesten en relevante certificeringen;
- subverwerkers en gegevensuitwisseling;
- incidentmelding en afhandeling van datalekken;
- bewaartermijnen en verwijdering van kandidaatdata.
Neem privacy, security en juridische deskundigen mee in de beoordeling. Een commerciële presentatie of algemene privacyverklaring biedt onvoldoende basis voor een risicobeoordeling.
Beoordeel het implementatieplan
De kwaliteit van een ATS wordt mede bepaald door de implementatie. Vraag daarom niet alleen wanneer het systeem live kan, maar ook hoe de leverancier tot die planning komt en welke inzet van je eigen organisatie nodig is.
Een geloofwaardig implementatievoorstel beschrijft minimaal:
- projectfasen en verantwoordelijkheden;
- inrichting van processen en workflows;
- datamigratie en kwaliteitscontroles;
- bouw en test van integraties;
- acceptatietesten;
- training van gebruikers en beheerders;
- ondersteuning rond de livegang;
- evaluatie en optimalisatie na de invoering.
Controleer wie het project uitvoert. De consultant tijdens de verkoopfase is niet altijd degene die de implementatie begeleidt. Vraag daarom naar het team, de ervaring en de beschikbare capaciteit.
Onderzoek ondersteuning en dienstverlening
Na de livegang wordt de kwaliteit van ondersteuning belangrijker. Vraag hoe gebruikers problemen melden, wanneer ondersteuning bereikbaar is en welke responstijden gelden. Maak onderscheid tussen een eerste reactie en het daadwerkelijk oplossen van een storing.
Beoordeel onder meer:
- bereikbaarheid en ondersteunde talen;
- servicetijden en escalatieprocedures;
- afhandeling van kritieke storingen;
- beschikbaarheid van een vaste contactpersoon;
- online documentatie en trainingen;
- ondersteuning bij nieuwe releases;
- afspraken in de service level agreement.
Vraag referentieklanten specifiek naar hun ervaringen na de implementatie. Ondersteuning tijdens het verkoopproces kan namelijk anders zijn dan de dienstverlening zodra het contract is getekend.
Vergelijk de totale kosten
De licentieprijs vormt slechts een deel van de kosten. Vraag iedere leverancier om een overzicht over een gelijke periode, bijvoorbeeld vier of vijf jaar. Alleen dan ontstaat een bruikbare vergelijking.
Neem daarin mee:
- licenties en gebruikerskosten;
- implementatie en projectbegeleiding;
- datamigratie;
- integraties en technisch onderhoud;
- training en ondersteuning;
- extra modules en opslag;
- prijsindexatie;
- kosten bij uitbreiding of beëindiging.
Controleer ook waarop het prijsmodel is gebaseerd. Kosten per gebruiker, medewerker, vacature of sollicitatie kunnen bij groei heel anders uitpakken.
Kijk naar continuïteit en productontwikkeling
Een ATS wordt meestal voor meerdere jaren gekozen. Beoordeel daarom of de leverancier voldoende stabiel is en blijft investeren in het product. Vraag naar eigendom, financiële positie, personeelsontwikkeling en afhankelijkheid van externe technologie.
Laat de leverancier daarnaast de productplanning toelichten. Maak daarbij duidelijk onderscheid tussen bestaande functies en toekomstige plannen. Vraag hoe klanten invloed hebben op ontwikkeling, hoe vaak releases plaatsvinden en hoe wijzigingen worden aangekondigd en getest.
Bij AI-functionaliteiten is extra aandacht nodig. Vraag welke modellen worden gebruikt, welke gegevens worden verwerkt, hoe uitkomsten worden gecontroleerd en of functies kunnen worden uitgeschakeld.
Werk met een gewogen beoordelingsmodel
Een scoremodel helpt om leveranciers objectief te vergelijken. Geef niet ieder criterium hetzelfde gewicht. Een noodzakelijke HR-koppeling of beveiligingseis moet zwaarder wegen dan een functie die vooral prettig is om te hebben.
Een mogelijke verdeling is:
- functionele aansluiting: 25 procent;
- gebruiksvriendelijkheid: 15 procent;
- integraties en techniek: 15 procent;
- privacy en beveiliging: 15 procent;
- implementatie en ondersteuning: 15 procent;
- kosten en contract: 10 procent;
- continuïteit en productvisie: 5 procent.
De percentages zijn slechts een voorbeeld. De organisatie moet zelf bepalen welke onderdelen doorslaggevend zijn. Leg scores bovendien schriftelijk uit, zodat niet alleen het eindcijfer maar ook de onderbouwing zichtbaar blijft.
Praktijkvoorbeeld
Een organisatie vergelijkt vier ATS-leveranciers. Op basis van de eerste demonstraties lijkt leverancier A de beste keuze. Het systeem heeft veel functies en de presentatie verloopt overtuigend. Tijdens een gebruikerstest blijkt echter dat hiring managers veel handelingen nodig hebben om feedback te geven.
Leverancier B heeft minder functies, maar ondersteunt de belangrijkste processen zonder maatwerk. De HR-koppeling is standaard beschikbaar en twee referentieklanten zijn positief over de implementatie en ondersteuning.
Door functies, gebruiksgemak, techniek, dienstverlening en kosten afzonderlijk te scoren, eindigt leverancier B bovenaan. De organisatie kiest daarmee niet voor de indrukwekkendste demonstratie, maar voor de leverancier met de beste totale aansluiting.
Checklist: een ATS-leverancier beoordelen
- Past de leverancier bij onze organisatie en doelgroep?
- Zijn belangrijke functies aantoonbaar beschikbaar?
- Hebben recruiters en hiring managers het systeem zelf getest?
- Zijn integraties technisch en financieel duidelijk?
- Voldoet de leverancier aan privacy- en beveiligingseisen?
- Is het implementatieplan concreet en haalbaar?
- Zijn ondersteuning en serviceniveaus contractueel vastgelegd?
- Zijn de totale kosten over meerdere jaren bekend?
- Zijn relevante referentieklanten gesproken?
- Is de leverancier voldoende stabiel en toekomstgericht?
Veelgestelde vragen
Hoeveel leveranciers moet je uitgebreid beoordelen?
Een shortlist van drie tot zes leveranciers is meestal werkbaar. Een groter aantal maakt demonstraties, gebruikerstesten, referentiegesprekken en contractbeoordelingen moeilijk beheersbaar.
Is een productdemonstratie voldoende?
Nee. Een leverancier bepaalt tijdens een standaarddemonstratie welke onderdelen worden getoond. Gebruik eigen scenario’s en laat toekomstige gebruikers taken uitvoeren in een proefomgeving.
Hoe controleer je de kwaliteit van ondersteuning?
Vraag naar de SLA, responstijden, escalatieprocedure en het ondersteuningsteam. Spreek daarnaast met bestaande klanten over hun ervaringen na de implementatie.
Hoe beoordeel je toekomstige functionaliteiten?
Neem aangekondigde functies niet mee alsof ze al beschikbaar zijn. Vraag om een concrete planning, maar baseer de selectie vooral op aantoonbaar werkende functionaliteit.
Wie moeten de leverancier beoordelen?
Betrek minimaal recruitment, hiring managers, HR, IT, privacy, security en inkoop. De precieze samenstelling hangt af van de omvang en complexiteit van de organisatie.
Bronnen
- Waar moet ik op letten bij het kiezen van een ATS?
https://www.recruitmenttech.nl/tech/waar-moet-ik-op-letten-bij-het-kiezen-van-een-ats/ - Nieuw ATS? Denk aan deze 5 security-functies
https://www.recruitmenttech.nl/2023/11/09/nieuw-ats-denk-aan-deze-5-security-functies/ - Joyce Kok (Gemeente Amsterdam): ‘ATS-selectie gaat vooral over mensen meenemen’
https://www.recruitmenttech.nl/2026/01/19/joyce-kok-gemeente-amsterdam-ats-selectie-gaat-vooral-over-mensen-meenemen/ - CIPD, Technology resources
https://www.cipd.org/uk/topics/technology/ - AIHR, Applicant Tracking System: A Complete Guide
https://www.aihr.com/blog/applicant-tracking-system/ - Hireserve, ATS Implementation Checklist
https://hireserve.com/ats-implementation-checklist/
