Recruitmentsoftware ontwikkelt zich in hoog tempo. Waar een applicant tracking system (ATS) enkele jaren geleden vooral bedoeld was om kandidaten en vacatures te registreren, groeit het uit tot een centrale schakel binnen het HR-landschap. Volgens Ringo Verkley, Sales Manager Benelux bij Teamtailor, zal AI deze ontwikkeling verder versnellen. Tegelijk waarschuwt hij voor te veel automatisering. “De beslissing blijft altijd bij de mens.”
Zweeds recruitmentplatform
Teamtailor is een Zweeds recruitmentplatform met wereldwijd meer dan 13.000 klanten. Het combineert een ATS met employer branding, zodat organisaties zowel hun wervingsproces kunnen beheren als een eigen carrièresite kunnen ontwikkelen. “We richten ons op organisaties die zelf willen werven en daarbij de kandidaat centraal zetten, van mkb tot enterprise”, vertelt Verkley. Hij merkt dat ook sectoren zoals zorg en bouw, waar recruitment traditioneel minder aandacht kreeg, investeren in moderne systemen. “De krapte dwingt ze om professioneler en sneller te werven.”
Van registratiesysteem naar centrale HR-schakel
De rol van het ATS is volgens Verkley de afgelopen jaren sterk veranderd. “Het ATS is van een losstaand registratiesysteem uitgegroeid tot een volwaardige schakel in het HR-landschap. Organisaties verwachten dat het koppelt met hun HR- en salarissysteem, zoals AFAS of ADP, met hun jobboards en onboarding, zodat er niets meer dubbel wordt ingevoerd.”
Doordat alle informatie samenkomt, kunnen organisaties beter sturen op recruitmentdata. Welke kanalen leveren kandidaten op, waar haken sollicitanten af en hoe lang duurt het voordat iemand wordt aangenomen? Tegelijk wordt het ATS steeds belangrijker voor de uitstraling van de werkgever. “Het ATS registreert niet meer alleen, het stuurt.”
AI maakt ruimte voor menselijk contact
AI speelt een steeds grotere rol in recruitmentsoftware. Verkley ziet vooral kansen in het automatiseren van administratieve werkzaamheden. “Aan de voorkant helpt AI bij het schrijven van vacatureteksten en het opstellen van interviewvragen, zodat je sneller live staat.”
Ook bij screening levert AI volgens hem tijdwinst op. Door sollicitaties te vergelijken met vooraf bepaalde criteria kunnen recruiters sneller relevante kandidaten vinden. Daarnaast ziet hij veel potentie in AI-notetakers die sollicitatiegesprekken automatisch uitwerken en samenvatten.
“De feedbackloop met hiring managers gaat daarmee van dagen naar uren. Ook de communicatie met kandidaten wordt sneller en persoonlijker.” Volgens Verkley ontstaat hierdoor meer ruimte voor persoonlijk contact. “Het resultaat is meer tijd voor het menselijke deel van recruitment en minder kandidaten die afhaken.”
‘AI kan de recruiter niet vervangen’
Ondanks de mogelijkheden is Verkley kritisch op volledige automatisering. “Overschat is vooral de belofte dat AI de recruiter kan vervangen. Volledig geautomatiseerde selectie loopt tegen bias aan, omdat modellen leren van keuzes uit het verleden.”
Ook het volledig automatiseren van eerste sollicitatiegesprekken vindt hij te vroeg. “Voor de werkgever is het efficiënt, maar een kandidaat die met een bot moet praten voordat hij een mens spreekt, haakt in een krappe markt sneller af.”
Daarnaast verandert generatieve AI de waarde van sollicitatiedocumenten. Steeds meer kandidaten gebruiken AI voor hun cv en motivatiebrief, waardoor die documenten minder onderscheidend worden. “De echte waarde verschuift daarom naar het gesprek. Daar moet je AI inzetten om sneller bij dat gesprek te komen.”
Een ATS selecteren begint bij het eigen proces
Bij de selectie van recruitmentsoftware ziet Verkley organisaties regelmatig dezelfde fout maken. “Ze beginnen bij de features in plaats van bij hun eigen proces. Ze vergelijken eindeloze lijsten met vinkjes, terwijl bijna elk ATS de basis wel op orde heeft.”
Gebruiksgemak is volgens hem belangrijker dan het aantal functionaliteiten. Vooral hiring managers moeten eenvoudig met het systeem kunnen werken. Toch ontbreken zij vaak tijdens het selectieproces.
Ook waarschuwt hij voor een te sterke focus op licentiekosten. “Een ATS dat niet wordt gebruikt, is altijd het duurste ATS.” Werkgevers zouden leveranciers daarom vaker moeten vragen naar de businesscase. Wat kosten openstaande vacatures, hoeveel tijd gaat verloren aan handmatig werk en hoeveel wordt uitgegeven aan recruitmentbureaus?
Bij referenties adviseert hij om verder te kijken dan de eigen branche. “De meeste raakvlakken zitten bij organisaties van dezelfde omvang en met een vergelijkbaar wervingsvolume. Die lopen tegen dezelfde uitdagingen aan, ook al zitten ze in een totaal andere branche.”
Adoptie door hiring managers is doorslaggevend
Ook na de keuze voor een ATS blijft betrokkenheid van hiring managers essentieel. “Recruiters werken dagelijks in het systeem, maar voor een hiring manager is het iets wat erbij komt naast hun eigenlijke werk.”
Wanneer managers het systeem niet omarmen, vallen organisaties volgens Verkley al snel terug op e-mail, Excel en losse berichten. Daarom moeten zij vanaf de selectie betrokken worden en voldoende training krijgen.
“Organisaties die hiring managers vanaf het begin meenemen in de evaluatie, zien dat ze veel sneller eigenaarschap voelen. Ze hebben immers zelf meegekozen.” Praktische trainingen werken volgens hem beter dan uitgebreide handleidingen. “Een korte sessie waarin ze hun eigen vacatures doorlopen, werkt beter dan een handleiding die niemand leest.”
Het ATS groeit uit tot een Hiring OS
Voor de komende drie jaar verwacht Verkley een verdere ontwikkeling richting een Hiring OS, waarin AI niet alleen processen automatiseert, maar ook personeelsbehoeften voorspelt.
“Ik verwacht dat het ATS zich ontwikkelt tot een Hiring OS waarin AI vooral proactief vooruitkijkt.” Op basis van historische data, seizoenspatronen en personeelsverloop kunnen organisaties eerder anticiperen op hun wervingsbehoefte. AI kan daarbij bestaande talentpools doorzoeken en de coördinatie van gesprekken en communicatie grotendeels overnemen.
“Zo verschuift recruitment van reactief vacatures invullen naar strategische workforce planning, waarbij de recruiter steeds meer adviseur wordt en het menselijke contact centraal blijft.”
Ga in gesprek tijdens ATS_Day
Teamtailor is 11 november aanwezig op de eerste editie van Recruitment Tech ATS_Day in Utrecht. Namens Teamtailor zijn Verkley’s collega’s Mees van ’t Hoff en Zyl Neidig aanwezig om met werkgevers in gesprek te gaan. Niet direct voor een productdemo, maar om recruitmentuitdagingen te bespreken. Verkley: “Wie langskomt, gaat naar huis met een helderder beeld van wat hij nodig heeft, ook als dat uiteindelijk niet Teamtailor is.”
