788 intakegesprekken en 35 recruiters zonder getyp: de zelf gebouwde AI tool Annalies legt het gesprek vast en levert direct een compleet kandidaatbeeld. Lees de hele case van Westerduin die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2026.
Case van Westerduin
Omschrijving van de case
Het intakegesprek is het belangrijkste halfuur in onze dienstverlening. Toch keek de recruiter vooral naar een scherm. Er werd meegetypt tijdens het gesprek en daarna volgde een uitwerking waarvan de kwaliteit afhing van wie hem maakte en hoeveel tijd er die dag nog over was. De kandidaat kreeg de halve aandacht en de vastlegging was wisselend van diepgang.
Sinds november 2025 gebruiken onze recruiters Annalies bij de intake. De recruiter voert het gesprek, Annalies luistert mee en levert direct daarna een compleet kandidaatbeeld dat wordt weggeschreven naar ons recruitmentsysteem Mysolution. In het begin typten recruiters nog mee als vangnet. Toen bleek dat de uitkomst consistent beter was dan hun eigen aantekeningen, is dat vanzelf gestopt.
Inmiddels zijn 788 echte intakegesprekken zo vastgelegd, samen ruim 325 uur gesprek, door ongeveer 35 actieve recruiters. Op 18 september 2026 ging de definitieve versie live, met koppeling naar Mysolution, conform de AI verordening en getoetst aan onze eigen platformnorm.
Annalies is geen los hulpmiddel maar ons eigen AI platform, waarin ook de vacatureschrijver, de cv generator en het funneldashboard draaien. Die applicaties koppelen niet onderling, maar schrijven naar en lezen uit het recruitmentsysteem als bron van waarheid. Alle vier volgen dezelfde interne norm, de Annalies standaard, vastgelegd als leesbaar document en als machine leesbare audit. Daardoor werkt de kwaliteitsslag van de intake direct door in de cv’s die we genereren: betere invoer, beter profiel, beter cv.
Alles is in eigen beheer gebouwd door Team Digital, een team van twee mensen, zonder extern bureau en zonder ingekochte recruitmentsoftware. Wat we wel betalen zijn de AI diensten zelf: Claude om mee te bouwen en de modellen van OpenAI om het draaiend te houden. Een vergelijkbare oplossing inkopen had volgens de offertes ongeveer 2.000 euro per maand gekost.
Welke tooling is gebruikt in de case?
De intake app van Annalies is volledig in eigen beheer ontwikkeld. Voor deze toepassing is geen recruitmentsoftware van derden ingekocht. Whisper van OpenAI verzorgt de transcriptie, GPT van OpenAI maakt daaruit de samenvatting en het kandidaatbeeld. Mysolution op Salesforce is ons recruitmentsysteem en de bron van waarheid. Annalies omvat daarnaast een vacatureschrijver, een cv generator en een funneldashboard, alle gebouwd op dezelfde interne norm, de Annalies standaard.
Is er AI gebruikt in de case?
AI zet het intakegesprek om in een bruikbaar kandidaatbeeld. Whisper van OpenAI maakt de transcriptie, GPT van OpenAI maakt daaruit de samenvatting en filtert direct bijzondere persoonsgegevens, die worden gewist. De recruiter vraagt altijd eerst toestemming voor de opname en de laptop staat zichtbaar op tafel: zonder akkoord geen opname. AI beslist niets over kandidaten. Het model selecteert, rangschikt of wijst niemand af; de recruiter voert het gesprek en blijft eigenaar van het oordeel. De opname wordt automatisch verwijderd, transcript en samenvatting verdwijnen na synchronisatie naar Mysolution. De modellen zijn modulair ingezet, zodat we kunnen overstappen zodra een beter of veiliger model beschikbaar is.
Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?
Tijdens een intake moest de recruiter tegelijk luisteren, doorvragen en typen. Wat in het systeem belandde, hing af van typsnelheid, geheugen en tijd. Zelfs bij kandidaten die daarna echt startten, was de helft van de omschrijvingen leeg of niet meer dan “Topper!”. Voor een collega die het dossier overnam, voor het cv richting de klant of voor een volgende vacature was dat nauwelijks bruikbaar.
Wat was het resultaat van de case?
Van 14 november 2025 tot en met 21 september 2026 zijn 788 echte intakegesprekken via Annalies vastgelegd, door ongeveer 35 actieve recruiters. Bijna 300 daarvan vielen in de laatste 90 dagen: het gebruik versnelt. Van de 922 sessies waren 134 tests of afgebroken opnames; die tellen we niet mee.
Een intake duurt gemiddeld 24,8 minuten netto gespreksduur. Samen is dat ruim 325 uur gesprek, automatisch omgezet in een kandidaatbeeld. Voor de tool wist niemand hoe lang een intake werkelijk duurde.
Recruiters geven breed aan dat het minimaal een kwartier per gesprek scheelt. Over 788 intakes is dat ongeveer 195 uur. Het meetypen als vangnet verdween binnen enkele weken; dat kwartier wordt nu bij elk gesprek bespaard.
Belangrijker is de kwaliteit. In een steekproef van oude omschrijvingen van kandidaten die daarna echt startten, was de helft leeg of een enkel woord. En dat waren nog de beste dossiers. Nu levert elk gesprek een volledige omschrijving op die ook bij een volgende vacature bruikbaar blijft. Omdat de cv generator op die data draait, verbetert ook het cv dat de klant ziet.
Zelf bouwen bespaart daarnaast ongeveer 2.000 euro per maand ten opzichte van de offertes voor een ingekochte oplossing.
Een recruiter die de intakes van een vertrekkende collega overnam, zei: dit is chill gek. Dat nam veel weerstand weg.
Het effect op plaatsingen volgen we vanaf de livegang in september 2026.
Wat is de visie op technologie binnen recruitment?
Ons uitgangspunt is eenvoudig: AI vervangt de recruiter niet, AI vervangt het scherm tussen de recruiter en de kandidaat. Wij zetten AI juist in om het menselijke deel van ons vak te versterken. Een recruiter die niet zit te typen, luistert beter, vraagt beter door en merkt op wat een kandidaat niet uitspreekt. Technologie hoort het werk terug te geven dat erdoor verdrongen was, namelijk aandacht, doorvragen en vakmanschap, en zelf het administratieve deel over te nemen.
Daar hoort een tweede overtuiging bij. AI in recruitment werkt alleen als het controleerbaar is. Daarom bouwen wij geen losse toepassingen meer, maar leggen we eerst vast wat een toepassing moet kunnen, hoe zij met kandidaatgegevens omgaat en op welk moment een mens beslist. Die norm is bij ons geen beleidsstuk in een la, maar een audit die machines kunnen lezen en die we periodiek draaien over alle applicaties. Dataminimalisatie hoort daarbij: we bewaren niets wat we niet nodig hebben.
Tot slot geloven wij in zelf bouwen waar het ons vak raakt. Een intakegesprek is geen generiek proces maar de kern van onze dienstverlening. Die willen we zelf kunnen vormgeven, zelf kunnen verbeteren en zelf kunnen verantwoorden, richting kandidaat, klant en toezichthouder. Zelf bouwen betekent ook geen afhankelijkheid van een leverancier: we kiezen zelf welk model we inzetten en passen de tool aan in het tempo van onze recruiters.
Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?
Een bemiddelingsbureau heeft geen leverancier nodig om AI serieus en verantwoord in te zetten. Team Digital, twee mensen, bouwde de tool zelf en bespaart zo ongeveer 2.000 euro per maand tegenover inkopen. Hij draait op 788 intakegesprekken bij ongeveer 35 recruiters.
Wat het onderscheidt is de zorgvuldigheid. De recruiter vraagt altijd eerst toestemming en de laptop staat zichtbaar op tafel: zonder akkoord geen opname. Bijzondere persoonsgegevens worden direct uit het transcript gefilterd en gewist. De opname verdwijnt automatisch, transcript en samenvatting na synchronisatie ook: de data staat alleen in Mysolution. Dat is conform de AI verordening. Onze platformnorm eist dat elke applicatie de gebruiker instrueert over verantwoord gebruik, en een audit toetst alle vier de applicaties daarop.
Zo is AI bij ons geen verzameling losse tools maar een gecontroleerde manier van werken. En bij het belangrijkste halfuur kijkt de recruiter de kandidaat weer aan.
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
Intern: Team Digital van Westerduin heeft het platform ontworpen en gebouwd, met Niek van der Luur en Frank van Wijhe. Ongeveer 35 recruiters uit de verschillende teams gebruiken de tool dagelijks; zij hebben meegetest en bepaald welke informatie in het kandidaatbeeld hoort.
Extern: geen bureaus of implementatiepartners betrokken. De intake tool en de overige applicaties binnen Annalies zijn volledig in eigen beheer ontwikkeld. Whisper en GPT van OpenAI zijn modulair ingezet als onderliggende modellen, Mysolution op Salesforce is het bestaande recruitmentsysteem van de organisatie.
