Inzending Awards: Tess is nooit vrij. Haar recruitmentcollega’s zijn daar blij mee! (Topaz)

Met AI-agent Tess biedt Topaz kandidaten 24/7 persoonlijke ondersteuning: van de eerste vraag en vacature keuze tot sollicitatie en intake. Lees de hele case van Topaz die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2026.

Case van Topaz

Omschrijving van de case

Wat begon als een laagdrempelige WhatsApp-chat op de werken-bij-site van Topaz, ontwikkelt zich tot een slimme, AI-gedreven recruitmentcollega die kandidaten helpt vanaf hun eerste vraag tot en met hun sollicitatie en de eerste intake daarna.

Via werkenbijtopaz.nl kunnen kandidaten contact opnemen met recruitment. Ook leads uit Meta-campagnes komen rechtstreeks in WhatsApp terecht. Eerder handelden recruiters deze gesprekken zelf af. Dat kostte veel tijd en kandidaten waren voor antwoord afhankelijk van de beschikbaarheid van een recruiter.

Sinds 10 november 2025 zet Topaz Tess in: een AI-agent die vragen van kandidaten via WhatsApp zelfstandig oppakt. Alleen wanneer een kandidaat een recruiter wil spreken, een inhoudelijke vraag heeft over een sollicitatie of menselijke expertise nodig is, draagt Tess het gesprek over. Slechts in enkele gevallen hoeft een recruiter een antwoord te corrigeren. Opvallend is hoe persoonlijk kandidaten Tess benaderen: ze bedanken haar regelmatig of wensen haar bijvoorbeeld een fijne avond.

Sinds de livegang op 10 november 2025 tot en met 30 juni 2026 heeft Tess het eerste contact, in één of meerdere chatsessies, met 2.012 unieke kandidaten opgevangen.

Voor geselecteerde vacatures stelt Tess na een sollicitatie via WhatsApp aanvullende vragen en verwerkt de antwoorden automatisch tot een overzichtelijke samenvatting voor recruitment. Zo beschikt de recruiter direct over relevante informatie.

Sinds eind augustus kunnen kandidaten voor het grootste deel van de vacatures ook rechtstreeks via Webchat solliciteren. Tess begeleidt de sollicitatie en zet de gegevens automatisch door naar het ATS. Via Webchat is ook een AI-vacaturematcher beschikbaar voor kandidaten die nog niet precies weten welke functie bij hen past.

Zo groeit een chatfunctie uit tot een 24/7 digitale recruitment collega. AI neemt repetitief werk uit handen en creëert meer ruimte voor persoonlijk contact.

Welke tooling is gebruikt in de case?

MrWork wordt ingezet voor AI-gestuurde kandidaat interactie via WhatsApp en Webchat. Via WhatsApp beantwoordt AI-agent Tess vragen en verzorgt zij opvolging na sollicitaties. De Webchat wordt ingezet voor solliciteren en AI-vacaturematching.

MrWork is geïntegreerd met ATS Jobylon: gesprekken zijn zichtbaar bij kandidaten en recruiters werken vanuit de geïntegreerde inbox en AI-hub.

Is er AI gebruikt in de case?

AI vormt de kern van Tess, de virtuele recruitmentcollega van Topaz. Tess begrijpt vragen van kandidaten en beantwoordt deze zelfstandig via WhatsApp en Webchat, 24 uur per dag. Daarbij maakt zij gebruik van een ingerichte kennisbank en instructies van recruitment. Wanneer menselijke aandacht of expertise nodig is, draagt Tess het gesprek over aan een recruiter.

Na een sollicitatie kan Tess voor geselecteerde vacatures de eerste intake uitvoeren. Ze stelt aanvullende vragen, verwerkt de antwoorden en maakt hiervan automatisch een samenvatting voor de recruiter in Jobylon.

Via Webchat ondersteunt AI ook bij het vinden van een passende vacature. De AI-vacaturematcher koppelt de wensen en achtergrond van een kandidaat aan relevante vacatures. Kandidaten kunnen vervolgens met hulp van Tess direct solliciteren.

AI ondersteunt daarmee het recruitmentproces, maar neemt geen beslissingen over kandidaten. Die verantwoordelijkheid blijft bij de recruiter.

Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?

De WhatsApp-chat maakte contact met Topaz laagdrempelig, maar alle vragen werden handmatig door recruiters beantwoord. Dat kostte tijd en zorgde voor een beperkte beschikbaarheid. Ook solliciteren kan voor de doelgroep van Topaz een drempel zijn. Met Tess krijgen kandidaten 24/7 direct antwoord, hulp bij het vinden van een passende vacature en solliciteren. Na sollicitatie verzorgt Tess de eerste intake. Zo bespaart AI recruiters tijd, verlaagt het drempels en verbetert de kandidaat ervaring.

Wat was het resultaat van de case?

Vóór Tess handelden recruiters alle WhatsApp-contacten af. Van 1 maart t/m 9 november 2025 waren er actieve chats met 1.981 unieke kandidaten. Naar schatting kostte dit 5–10 minuten per chat (één kandidaat kan meerdere chats hebben).

Vanaf Tess’ livegang op 10 november 2025 t/m 30 juni 2026 waren er actieve chats met 2.012 unieke kandidaten. AI handelde 1.805 gesprekken zelfstandig af; 10,3% (207) werd overgedragen aan recruiters. Tess had dan al vragen beantwoord en een samenvatting gemaakt.

Uitgaande van één chat per kandidaat en 7,5 minuten besparing per zelfstandig afgehandelde chat levert dit 225,6 uur tijdswinst op. Bij handovers is de besparing circa 4 minuten per chat: 13,8 uur extra. In totaal ruim 239 uur tijdswinst. Recruiters kunnen zich daardoor richten op gesprekken waarin inhoudelijke expertise nodig is.

Ook kandidaten profiteren: waar recruiters tijdens kantoortijden gemiddeld binnen 4 uur reageerden, krijgen kandidaten nu 24/7 antwoord, ook in het weekend.
Tess verzorgt bij enkele vacatures de eerste intake en plaatst een AI-samenvatting in Jobylon (ATS). Bij volledige uitrol kan dit circa 78 uur per jaar besparen, uitgaande van 2.500 sollicitaties, 25% telefonische intake en 7,5 minuten besparing per intake.

Solliciteren en vacaturematching via Webchat zijn eind augustus gestart. Dit bespaart Topaz geen tijd, maar helpt kandidaten snel een passende vacature te vinden en te solliciteren. Het effect op het aantal sollicitaties is nog niet meetbaar.

Wat is de visie op technologie binnen recruitment?

Topaz ziet AI niet als vervanging van de recruiter, maar als technologie die recruitment persoonlijker, toegankelijker en efficiënter kan maken. AI is bij uitstek geschikt voor taken die veel tijd kosten, vaak terugkomen en goed te automatiseren zijn. Daardoor krijgen recruiters meer ruimte voor gesprekken waarin persoonlijke aandacht, expertise en menselijke afweging nodig zijn.

Voor de doelgroep ziet Topaz nog een ander belangrijk voordeel. Niet iedere kandidaat vindt het eenvoudig om zelf een passende vacature te vinden, te solliciteren of vragen te stellen. AI kan die drempel verlagen door kandidaten 24/7 stap voor stap te begeleiden, in een kanaal dat voor hen laagdrempelig is.

Daarbij moet altijd duidelijk zijn wanneer iemand met AI communiceert en moet een kandidaat eenvoudig kunnen overstappen naar een recruiter. AI ondersteunt en adviseert, maar neemt geen zelfstandige beslissingen over kandidaten.

De ambitie van Topaz is daarom niet om zoveel mogelijk recruitmenttaken door AI te laten uitvoeren. Topaz zet AI juist in op de momenten waarop technologie de kandidatenreis eenvoudiger maakt en recruiters ontlast. AI waar het kan, persoonlijk contact waar het waarde toevoegt. Dat is voor Topaz de basis voor verdere toepassing van AI binnen recruitment.

Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?

Deze case laat zien dat succesvolle inzet van AI in recruitment draait om de juiste balans tussen technologie en menselijk contact. Dat is extra relevant in de zorg, waar de arbeidsmarktuitdagingen groot zijn en budgetten voor recruitmentinnovatie beperkt. Met een bescheiden extra investering heeft Topaz een AI-assistent ontwikkeld die 24/7 vragen opvangt, recruiters ontlast en kandidaten persoonlijk begeleidt. Inmiddels ondersteunt Tess ook de intake na sollicitatie en recruitersamenvattingen, solliciteren via Webchat en vacaturematching.

De oplossing is geïntegreerd met het ATS en zorgvuldig ingericht binnen de kaders van privacy en AVG. Kandidaten benaderen Tess opvallend persoonlijk, terwijl duidelijk is dat zij met een virtuele assistent spreken. Recruiters blijven beschikbaar waar menselijke expertise nodig is.

Zo laat Topaz zien dat innovatieve recruitmenttechnologie ook binnen de budgettaire realiteit van de zorg schaalbaar, praktisch én menselijk kan worden ingezet.