PostNL realiseerde 75% kostenbesparing, halveerde ghosting en bracht kandidaat tevredenheid naar 91%, door AI in zetten in haar hele recruitment process. Lees de hele case van PostNL en Scotty AI die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2024.

Case van PostNL

Omschrijving van de case

PostNL, net als veel grote bedrijven die werven in het blue-collar segment, kampte met aanzienlijke uitdagingen: te veel sollicitanten om effectief op te pakken, hoge ghostingpercentages en stevige concurrentie. Om deze problemen aan te pakken, introduceerde PostNL een digitale recruiter ter ondersteuning van hun wervingsinspanningen. Ze kozen voor Scotty AI om deze visie te verwezenlijken, wat resulteerde in de creatie van Charlie, hun AI-gestuurde wervingsassistent, binnen slechts een paar maanden.

Charlie reageert binnen één minuut op sollicitaties, waardoor kandidaten de mogelijkheid hebben om te communiceren via WhatsApp of telefoon. Deze AI-recruiter kan bijna alle taken uitvoeren die een menselijke recruiter zou doen, waaronder screenen, afwijzen, cross-sellen, inplannen en het meten van kandidaatbeleving—24/7, tot 500.000 gesprekken tegelijkertijd, allemaal zonder vooroordelen of emotie. Geïntegreerd met SAP SuccessFactors, MS Outlook Calendar, MS Teams, WhatsApp en het telefoniesysteem van PostNL, is Charlie altijd op de hoogte van de beschikbaarheid van menselijke recruiters, automatiseert hij administratie in het ATS en communiceert hij naadloos met medewerkers via Teams en met kandidaten via WhatsApp en telefoon.

Hoewel het één samenhangend geheel lijkt, is Charlie in werkelijkheid een geavanceerd multi-agent systeem dat wordt gecoördineerd via het Scotty AI platform. Dit systeem heeft transformatieve resultaten opgeleverd voor PostNL, waardoor ze zich positioneren als een van de meest geavanceerde AI-toepassingen binnen beursgenoteerde grote ondernemingen wereldwijd. Deze aanpak luidt een verandering in die de werving zoals we die kennen voor altijd zal veranderen.

Welke tooling is gebruikt in de case?

SAP SuccessFactors, MSFT Outlook, MSFT Teams, WhatsApp, telefonie, Scotty AI.

Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?

Hoge wervingskosten werden met 75% verlaagd, afhankelijkheid van uitzendbureaus werd geëlimineerd, reactietijden verbeterden naar minder dan één minuut, capaciteit werd opgeschaald met de mogelijkheid om 500.000 gesprekken tegelijkertijd te voeren, ghosting werd verminderd van 49% naar 21%, en kandidaattevredenheid steeg naar 91%.

Wat was het resultaat van de case?

• 75% kostenreductie t.o.v. pre-Charlie
• Additonele € 6.000 bespaard op softwarekosten
• 375 recruiteruren per maand bespaard
• Ghosting gereduceerd van 49% naar 23%
• Cross-selling verhoogd met 5%
• 91% van de kandidaten beoordeelden het proces met 4/5 of 5/5 sterren

Wat is de visie op technologie binnen recruitment?

Scotty AI ziet een wereld waarin wittenboordenwerk grotendeels geautomatiseerd is, waardoor grote ondernemingen multi-agent systemen snel, eenvoudig en met meer controle kunnen inzetten. Binnen recruitment betekent dit betere resultaten met minder mensen, wat de rollen van interne en externe wervingsteams fundamenteel zal veranderen. Veel traditionele functies zullen verdwijnen, terwijl nieuwe zullen ontstaan, en branding wordt belangrijker dan ooit. Recruitmentleiders zullen zogeheten zwermen van AI-agenten beheren in plaats van mensen, waardoor een klein team zich kan meten met de capaciteiten van de reuzen in de recruitment industrie, tegen een fractie van de kosten. Deze technologie zet de werkzoekende en hiring manager centraal en levert op maat gemaakte ervaringen via hun favoriete kanalen.

Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?

Dit is wereldwijd een van de meest geavanceerde, zo niet de meest geavanceerde, AI-implementaties door een grootbedrijf en zal de recruitmentindustrie revolutioneren.

Credits case

De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:

• Reiner Bruns – Co-Founder & CTO, Scotty AI: Leidde de implementatie bij Scotty AI.
• Rianne Jellema -Van der Hoorn – Head of Customer Success, Scotty AI: Beheerder van PostNL’s succes met Scotty AI.
• Loes Quinten – Senior Specialist Recruitment Proces, PostNL: Business owner vanuit PostNL.
• Paula Frese – Senior Specialist Recruitment Proces, PostNL: Primaire contactpersoon voor de implementatie en uitrol van Charlie.
• Roos de Lange – Process Specialist HR, PostNL: Betrokken bij de implementatie en uitrol van Charlie.
• Rob den Hollander – Projectmanager, PostNL: Technisch aanspreekpunt voor de implementatie van Charlie.