Meer tijd voor klanten en kandidaten door robotisering in de backoffice (Luba Uitzendbureau)

Luba laat robots van VionA repeterende taken uitvoeren waardoor medewerkers blijer zijn en klanten en kandidaten beter geholpen kunnen worden.

Case van Luba Uitzendbureau

Omschrijving van de case

Luba werkt sinds enkele jaren met een centrale backoffice om de vestigingen zo veel mogelijk te ontlasten van administratieve handelingen. Hierdoor zijn nieuwe inzichten ontstaan in het type werk, maar met name ook de hoeveelheid administratie dat gevoerd wordt.

Samen met VionA is in kaart gebracht welke processen interessant zouden kunnen zijn voor automatisering. Voor een deel van deze processen bleek RPA de beste oplossing. RPA, de afkorting voor Robotic Process Automation, is een verzamelnaam voor de technologie van het automatiseren van processen door middel van virtuele robots.
RPA is met name heel handig gebleken voor de backoffice bij herhalende taken die in de verschillende systemen zelf uitgevoerd moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn het verlengen van contracten, het verwerken van ziektemeldingen, maar ook het opvolgen van signaleringslijstjes voor faseverschuivingen of minimumlonen. Inmiddels verwerken robots ook de mutaties van gegevens in verschillende systemen.

De voordelen zijn niet alleen op de backoffice zichtbaar. De vestigingen krijgen van de robot de infomatie die ze nodig hebben snel en compleet aangeleverd, waardoor het snel en makkelijk is om beslissingen te nemen over bijvoorbeeld het verlengen van een contract. Doordat de robot ook meteen de antwoorden verwerkt zijn blijft de data foutloos en up-to date.

Nog een mooi voorbeeld is het verwerken van betermeldingen. Deze worden door een verzuimdienst in een portal aangeboden. Doordat de robot nu regelmatig controleert of er nieuwe berichten zijn en meteen de vestigingen op de hoogte brengt, zijn kandidaten weer sneller inzetbaar voor de klant.

Door met robots te werken heeft Luba niet alleen besparingen weten te realiseren doordat robots sneller en foutloos werken en daarnaast nooit vrij of ziek zijn, maar heeft hiermee ook het werkgeluk van de afdeling verhoogd. Zij werden namelijk ook niet blij van elke dag dezelfde taken uit te voeren.

Welke tooling is gebruikt in de case?

HelloFlex, VionA Webformulieren, VionA RPA robots, VerzuimExpert

Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?

De grote hoeveelheid handmatige taken op de backoffice. Naast het feit dat een robot deze sneller kan uitvoeren waren de saaiste taken juist diegenen die het makkelijkst te automatiseren waren. Ook is het een oplossing voor de arbeidskrapte.

Wat was het resultaat van de case?

In een jaar tijd hebben de robots van VionA meer dan 2600 uur netto gewerkt voor Luba. Gemiddeld genomen werkt een robot 2 keer zo snel als een mens, neemt nooit pauze en is nooit ziek. Aangezien er de afgelopen jaar alleen maar meer automatiseringen bijgekomen zijn zal de besparing alleen maar groter worden.

Medewerkers van de backoffice zijn ook meer tevreden over hun werkzaamheden. Klusjes die voorheen elke dag precies hetzelfde moesten worden uitgevoerd hoeven nu niet meer.
Als een medewerker beter is wordt dit nu ook sneller gemeld bij de vestiging. Hierdoor zijn deze vaker de volgende dag weer in te plannen bij een klant. Dit heeft een positief effect op de omzet.

Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?

Omdat het niet altijd om de tools zelf moet gaan, maar de processen die het ondersteunt. Er is geen tool in de markt die 100% van de behoefte van een onderneming dekt. Veel systemen laten zich koppelen, maar lang niet alle, en bijna geen enkele volledig. Daarnaast worden er binnen een tool ook veel handelingen verricht. VionA biedt hier een oplossing voor door robots te laten werken in en tussen de verschillende systemen die je hebt en daardoor een totaaloplossing te realiseren voor het proces. In dit proces kan een robot van VionA ook informatie uitvragen en verwerken. Luba heeft deze oplossing in een vroeg stadium omarmd en haalt hier mooie resultaten mee op het gebied van werktevredenheid, klanttevredenheid en efficiency.

Credits case

Anneliek Verhage – Luba
Malou Kerver – Luba
Madelon Meijer – Luba
Robin de robot 😉 – Luba/VionA
Sam van der Wagen – VionA
Jasper Verbunt – VionA