Snelheid en efficiëntie door digitalisering zijn belangrijker dan ooit voor een gezonde toekomst van jouw bureau. Maar wanneer ben je nou echt futureproof? En waar moet je beginnen? Geen zorgen. Met deze 7 stappen weet je zeker dat jouw bureau klaar is voor de toekomst.
Stap 1: stop met papieren cv’s, Excel en tijdrovende administratie
Want daarmee bespaar je eenvoudig zo’n 1,5 uur per dag. Klinkt ideaal, toch? Maar hoe doe je dat dan? Heel eenvoudig: een slim recruitmentsysteem, oftewel ATS, is in staat om alle routinematige administratieve taken van jou over te nemen. En het kan gekoppeld worden met andere systemen die je al gebruikt, zoals je backofficesoftware en website. Een geschikt systeem heeft daarnaast een volledige integratie met e-mail, sms en WhatsApp, waardoor je alle communicatie in alle dossiers direct tot je beschikking hebt. Zo hoef je alleen in je recruitmentsysteem in te loggen.
Een goed recruitmentsysteem is specifiek ontwikkeld én doorontwikkeld om jouw dagelijks werk als intercedent of recruiter gemakkelijker te maken. Zo kun jij je kostbare tijd besteden aan het zo goed en snel mogelijk matchen en plaatsen van kandidaten.
Stap 2: zorg voor overzicht in je taken en performance
Honderden e-mails, taken en afspraken – soms weet je even niet meer waar je moet beginnen. Niet zo gek dat je soms het overzicht verliest. En geen idee hebt hoe je bureau er eigenlijk voor staat qua performance en KPI’s zoals het aantal plaatsingen, de gemiddelde doorlooptijd of winstgevendheid.
Met een goed ingericht recruitmentsysteem (ATS) is dit verleden tijd, want hiermee koppel je eenvoudig met je backofficesoftware. En zijn je e-mail, sms en WhatsApp zelfs volledig geïntegreerd in het systeem. Hierdoor heb je al je communicatie, taken en belangrijke data op één centrale plek. En kun je voortaan veel makkelijker overzicht houden en gericht bijsturen op je performance.
Stap 3: doe je voordeel met data
Maak jij nog geen of weinig gebruik van data? Dat is een gemiste kans. Want door data over je kandidaten te verrijken en te centraliseren in één centraal recruitmentsysteem, is het mogelijk om automatisch matches te maken tussen de kandidatendatabase en de vacatures van jouw bureau en zelfs daarbuiten.
Door gebruik te maken van externe vacaturedata, vergroot je de kans om een kandidaat te plaatsen aanzienlijk. En het levert je ook nog eens nieuwe opdrachtgevers op. Daarnaast biedt het verrijken van je kandidatendata veel nieuwe kansen. Want daarmee match je je kandidaten niet alleen op basis van hun cv en ervaring, maar ook op skills en persoonlijkheid.
Met het juiste recruitmentsysteem ben je dus in staat om automatisch matches te genereren uit je eigen database en daarbuiten. Daarnaast kun je ook uitgebreide kandidaatprofielen aanmaken. Zo plaats je meer en sneller kandidaten, kun jij je onderscheiden met de meest kwalitatieve matches op het gebied van skills en persoonlijkheid én breid je ook nog eens je klantenkring uit.
Stap 4: centraliseer je communicatie
Versnipperde communicatie over losse telefoons en mailboxen is echt niet meer van deze tijd. Het is niet bepaald AVG-proof en gewoonweg onhandig. Zeker in de huidige, krappe arbeidsmarkt waar je sneller dan ooit moet reageren op sollicitanten.
Nee, dat kan zo niet langer. Het liefst heb je alle communicatie met kandidaten centraal. Dus alle sms’jes, WhatsApp-berichten en e-mails van jou en je collega’s overzichtelijk op één plek.
Zodat je snel op de hoogte van de laatste status kan zijn. En je eenvoudig voor elkaar kan invallen als er iemand afwezig is. Zo mist jouw bureau geen enkele kans en weet je zeker dat er geen plaatsing aan jouw neus voorbijgaat. Klinkt ingewikkeld? Welnee, het integreren van alle communicatiemiddelen is met een modern ATS makkelijker dan ooit.
Stap 5: maak online solliciteren zo makkelijk mogelijk
Tegenwoordig zoeken mensen vooral online naar een volgende baan. En daarom is je vacaturewebsite (ook wel ‘jobsite’ genoemd) vaak je meest bezochte vestiging. Net zoals bij een fysieke vestiging is het dus heel belangrijk dat sollicitanten ook online prettig worden geholpen, snel de juiste vacatures kunnen vinden en eenvoudig kunnen solliciteren.
Zorg er dus voor dat jouw jobsite er mooi uitziet, goed werkt en solliciteren zo leuk en eenvoudig mogelijk maakt. Anders is de kans groot dat je kandidaat op dezelfde vacature reageert, maar dan via jouw concurrent.
Stap 6: bereik je belangrijkste doelgroep
De krapte op de arbeidsmarkt blijft toenemen: steeds meer bedrijven zoeken het juiste personeel, terwijl het aantal actief werkzoekenden daalt. Maar er is er ook een grote groep mensen die ‘latent’ op zoek naar werk is. Dit zijn mensen die niet actief op zoek zijn, maar wel openstaan voor een nieuwe baan. Wist je dat deze groep latent werkzoekenden veel groter is dan de actief werkzoekenden?
Deze latent werkzoekenden vormen een belangrijke bron van potentiële kandidaten. Het is daarom belangrijk dat je je vacatures zo goed mogelijk bij hen onder de aandacht te brengt door middel van recruitmentcampagnes, die specifiek gericht zijn op de doelgroep.
Hebben jouw ideale kandidaten je weten te vinden? Dan zorgt een perfecte jobsite (zie stap 5) ervoor dat je potentiële kandidaten ook daadwerkelijk sollicitanten worden.
Stap 7: zorg dat je AVG-compliant bent
Recruitment is mensenwerk. Het is daarom van groot belang dat je secuur en volgens de AVG-richtlijnen met de privacy van je kandidaten en opdrachtgevers omgaat. Makkelijker gezegd dan gedaan, zeker als je geen speciale privacy officer in huis hebt. Het goede nieuws? Wanneer je stap 4 in orde hebt en al je data en communicatie centraal beheert in een AVG-compliant recruitmentsysteem, weet je zeker dat je je over privacy en AVG geen zorgen hoeft te maken.
Futureproof worden doe je niet alleen
Het juiste ATS is onmisbaar om een futureproof, ‘digitaal’ uitzendbureau te kunnen worden. Eén systeem, waarin je samen digitaal kunt werken en AVG-compliant bent. En waarbij je als recruitment consultant of intercedent ook actief wordt ondersteund in je dagelijkse werkzaamheden. Zo ben je niet alleen klaar voor de toekomst, maar ook klaar om te groeien.
Door: RecruitNow, online recruitment specialist en helpt haar klanten met het werven van meer en betere kandidaten. RecruitNow biedt een volledig ‘recruitment performance platform’ met alle tools om het gehele recruitmentproces online, digitaal en AVG-compliant in te richten: van een speciaal voor de flexbranche ontwikkeld ATS-systeem tot het ontwikkelen van een goed converterende ‘jobsite’ en het inrichten en optimaliseren van de marketingcampagnes.
Staffing Tech Talkshow 7 december
Dinsdag 7 december vindt van 11.00 tot 12.30 uur de Staffing Tech Talkshow plaats. Een online talkshow waar ook Jeroen van Heeswijk en zijn RecruitNow-collega Jeroen Wijninga aanschuiven om te praten over de toekomst van Staffing Tech. Meld je hier gratis aan.
