Hoe je te werk gaat bij het selecteren en testen van een systeemdemo

Wanneer je op zoek bent naar een recruitmentsysteem, zie je soms door de bomen het bos niet meer. Hiervoor is het aan te raden om demo’s aan te vragen, zodat je verschillende systemen kan proberen.

Maar hoe werken de softwaredemo’s van Applicant Tracking Systems (ATS)? Dat leggen we in dit artikel uit.

Vergelijken

Om een nieuw ATS te selecteren en implementeren heb je de nodige tijd nodig voor het analyseren van je huidige processen, uitdagingen en mogelijkheden. De workflow moet her- of beschreven worden, technische en functionele eisen moeten worden gesteld, integratie met een website moet worden gerealiseerd, standaard formulieren en brieven moeten worden ingevoerd, gebruikers moeten worden getraind, et cetera. Door deze tijd te benutten en in te zien welke uitdagingen je vandaag de dag hebt en de ongemakken die je hebt met je huidige systemen en processen, bevind je je in een veel sterkere positie om te gaan kijken naar wat de markt te bieden heeft.

Informatie verstrekken en een online demo bekijken

Online demo’s worden meestal aangeboden in ruil voor wat bedrijfsinformatie. Hierdoor kan de leverancier met je in contact komen, maar het vertelt hen ook een beetje over jouw behoeften en structuur, zodat ze je het beste kunnen adviseren over het gebruik van hun software. Na het bekijken van een online demo kan je besluiten om een demo ter plaatse te laten doen voor jouw hiringteam en eventueel een gratis proefversie aan te vragen.

Tijdens Demo_Day Online (op 15 oktober is de volgende editie, de Belgische variant) kan je ook diverse ATS’en bekijken. Voor dit online event meld je je hier eenvoudig gratis aan.

Praat met leveranciers

Door te praten met leveranciers van recruitmentsystemen kom je precies te weten wat er beschikbaar is. Wees duidelijk en specifiek in je zoektocht naar kennis als je met de leveranciers praat, zodat je niet opgescheept raakt met een ATS dat misschien toch niet het beste is voor jouw organisatie. Zorg voor een lijst met vragen, met (voor jou) belangrijke functies en je zal waarschijnlijk een flinke stap kunnen zetten met de leveranciers. Via de website van de leverancier kan je vaak eenvoudig een demo aanvragen, waarmee je de functionaliteiten, ondersteuning, prijs en diverse andere factoren kan bekijken.

Implementeer een gratis proefversie

De ondersteuning van de verkoper kan variëren, afhankelijk van het bedrijf en jouw behoeften. Als je een solide IT-team hebt, kan het zijn dat je jouw eigen team de gratis proefversie wil laten uitvoeren, zodat je meer controle heeft over het proces. Als je IT-ondersteuning nodig hebt, kan je misschien beter zoeken naar een organisatie die meer praktische hulp biedt bij de implementatie.

De implementatie van een gratis proefversie moet snel zijn en kan vaak op afstand worden uitgevoerd. Het systeem neemt je huidige recruitmentprocessen niet over of gaat meteen live, je kunt het gewoon uitproberen en zien wat het doet met informatie.

Testrun informatie

Aangezien ATS software cv’s anders kan verwerken dan bestaande systemen en filters kan toepassen, is het raadzaam om de cv’s van bestaande medewerkers – met name top performers – te gebruiken om te zien hoe ze worden verwerkt en gemarkeerd. Hierdoor kan je de instellingen aanpassen totdat de cv’s van jouw top performers opvallen. Nadat je je op je gemak voelt bij het aanpassen, maak je een paar nepsollicitaties, zodat je een beter gevoel krijgt voor het uiterlijk en de functie van het systeem van beide kanten.

Demo’s en gratis tests zijn een geweldige kans voor je om nieuwe systemen echt te ‘voelen’. Maak gebruik van de mogelijkheid om het systeem te pushen en kritisch te zijn in je evaluaties om er zeker van te zijn dat het systeem echt past bij jouw behoeften voordat je ergens ja tegen zegt.

Bron: applicanttrackingsystems.net, recruitmentsystemen.nl