De belangrijkste recruitment-KPI’s uit een ATS zijn de indicatoren die laten zien waar het recruitmentproces goed of juist stroef loopt. Voor de meeste organisaties gaat het om aantallen sollicitaties, conversie tussen processtappen, time-to-hire, time-to-fill, tijd per fase, herkomst van kandidaten, offer acceptance en uitval. Sommige KPI’s, zoals cost-per-hire en quality of hire, kunnen niet betrouwbaar uit alleen het ATS komen en vragen aanvullende data uit finance, HR of kandidaatonderzoek.
Begin met de vraag die je wilt beantwoorden
Een ATS kan veel gegevens vastleggen, maar meer data betekent niet automatisch betere sturing. Bepaal eerst welke beslissingen recruiters, hiring managers en management met de rapportage moeten kunnen nemen.
In Hoe koppel je een ATS aan Power BI of een datawarehouse? wordt daarom geadviseerd te beginnen bij de rapportagevraag. Pas daarna bepaal je welke velden, datums en statussen nodig zijn.
1. Aantal sollicitaties per vacature
Het aantal sollicitaties is een nuttige basismaatstaf. Het laat zien hoeveel kandidaten een vacature aantrekt en maakt verschillen tussen functies, locaties en campagnes zichtbaar. Het cijfer heeft pas betekenis in combinatie met kwaliteit en conversie. Honderd sollicitaties zijn niet automatisch beter dan twintig wanneer bijna niemand door de eerste selectie komt.
2. Conversie per processtap
Een ATS registreert meestal in welke fase een sollicitatie zich bevindt. Daardoor kun je berekenen welk percentage kandidaten doorgaat van sollicitatie naar screening, interview, aanbod en aanname.
Deze conversies maken zichtbaar waar kandidaten uitvallen. Een lage conversie direct na sollicitatie kan bijvoorbeeld betekenen dat de vacature veel niet-passende reacties aantrekt. In Hoe werkt een ATS? wordt benadrukt dat zulke rapportages alleen betrouwbaar zijn wanneer medewerkers statussen consequent bijwerken.
3. Time-to-hire
Time-to-hire meet hoe lang een kandidaat nodig heeft om vanaf het moment van instroom of identificatie tot een geaccepteerd aanbod te komen. Het is vooral een indicator voor de snelheid van het selectieproces rond een concrete kandidaat.
SHRM noemt time-to-hire een veelgebruikte recruitmentmetric, maar waarschuwt voor een te eenzijdige focus op snelheid. Gebruik de KPI vooral om vertragingen en verschillen tussen processen te vinden. Splits de metric waar mogelijk uit naar functietype, businessunit en recruitmentkanaal.
4. Time-to-fill
Time-to-fill kijkt naar de totale tijd die nodig is om een vacature te vullen. Het startpunt ligt eerder dan bij time-to-hire, bijvoorbeeld bij het openen of goedkeuren van een vacature. Daardoor zegt deze KPI meer over het complete proces, inclusief interne voorbereiding en sourcing.
De 2026 Recruiting Executives Benchmarking van SHRM gebruikt time-to-fill als belangrijke benchmark en rapporteert daarnaast over cost-per-hire, requisitions per recruiter en quality of hire. Zulke benchmarks kunnen helpen om eigen cijfers in perspectief te plaatsen, maar functies, arbeidsmarkten en selectieprocessen verschillen sterk.
5. Tijd per procesfase
Een totaal gemiddelde vertelt niet waar vertraging ontstaat. Meet daarom ook hoe lang kandidaten gemiddeld in iedere fase blijven. Denk aan de tijd tussen sollicitatie en eerste beoordeling, tussen screening en interview, tussen gesprekken en tussen laatste gesprek en aanbod.
Deze informatie is vaak direct bruikbaar voor procesverbetering. Wanneer kandidaten lang wachten op feedback na een gesprek, kan de oorzaak bijvoorbeeld liggen bij interne besluitvorming en niet bij sourcing.
6. Source of hire en bronkwaliteit
Een ATS legt meestal vast via welk kanaal een kandidaat binnenkomt. Dat kan een werken-bij-site, referral, jobboard, campagne, bureau of directe sourcing zijn.
Alleen het aantal sollicitaties per bron meten is onvoldoende. Kijk ook hoeveel kandidaten per bron doorstromen en uiteindelijk worden aangenomen. Zo ontstaat onderscheid tussen source of application en source of hire. Controleer de datakwaliteit extra zorgvuldig, omdat handmatige bronkeuzes of ontbrekende tracking kanaalrapportages kunnen vertekenen.
7. Offer acceptance rate
De offer acceptance rate laat zien welk deel van de uitgebrachte aanbiedingen wordt geaccepteerd. Een daling kan wijzen op problemen met salaris, snelheid, verwachtingen, concurrentie of candidate experience.
Registreer niet alleen of een aanbod is afgewezen, maar waar mogelijk ook een consistente reden. Vrije tekst kan nuttig zijn voor toelichting, maar maakt structurele analyse lastiger.
8. Uitval en terugtrekking van kandidaten
Niet iedere kandidaat die het proces verlaat wordt afgewezen. Kandidaten kunnen zelf afhaken, niet reageren of een andere baan accepteren. Maak daarom onderscheid tussen afwijzing door de organisatie en terugtrekking door de kandidaat.
Meet uitval per fase. Als relatief veel kandidaten na een interview afhaken, is dat andere informatie dan uitval direct na sollicitatie. Combineer cijfers waar mogelijk met kwalitatieve feedback om te begrijpen waarom mensen stoppen.
Welke KPI’s komen niet volledig uit het ATS?
Sommige belangrijke recruitmentindicatoren vragen data uit andere systemen. Cost-per-hire heeft bijvoorbeeld informatie nodig over advertentiekosten, bureaus, interne capaciteit en andere uitgaven. Quality of hire vraagt meestal gegevens uit HR, performance of retentie na indiensttreding. Ook kandidaattevredenheid komt doorgaans uit enquêtes of feedbacktools.
Maak definities vóór je dashboards bouwt
Leg voor iedere KPI vast wat het beginpunt, eindpunt en de populatie zijn. Spreek bijvoorbeeld af wanneer time-to-fill start en hoe heropende vacatures worden behandeld. Gebruik vaste definities voor sollicitatie, gekwalificeerde kandidaat, aanbod en aanname.
In Welke functionaliteiten moet een ATS hebben? wordt rapportage als kernfunctie genoemd, maar de bruikbaarheid ervan blijft afhankelijk van consistente invoer en duidelijke processen.
Beperk het dashboard tot stuurinformatie
Een goed recruitmentdashboard hoeft niet tientallen indicatoren te bevatten. Kies een compacte set die aansluit op concrete doelen en maak aanvullende analyses beschikbaar wanneer verdieping nodig is. De CIPD benadrukt dat relevante data kan helpen bij betere beslissingen over resourcing. Voeg een KPI daarom alleen toe wanneer duidelijk is welke actie mogelijk volgt als het cijfer verandert.
