Time-to-hire en time-to-fill meten allebei snelheid in recruitment, maar ze beginnen op een ander moment. Time-to-hire kijkt naar de tijd die een concrete kandidaat nodig heeft vanaf instroom of identificatie tot geaccepteerd aanbod. Time-to-fill kijkt naar de totale tijd die nodig is om een vacature te vervullen, meestal vanaf het moment dat de vacature wordt geopend of goedgekeurd. In een ATS zijn beide KPI’s nuttig, zolang de definities vooraf duidelijk zijn en iedereen dezelfde meetpunten gebruikt.
Wat meet time-to-hire?
Time-to-hire is vooral een kandidaatgerichte doorlooptijd. De teller start wanneer een kandidaat het proces binnenkomt of actief wordt benaderd en eindigt wanneer die kandidaat het aanbod accepteert.
In Welke recruitment-KPI’s moet je vanuit een ATS meten? staat dat deze KPI vooral helpt om vertragingen in het selectieproces rond een concrete kandidaat zichtbaar te maken.
Een voorbeeld: een kandidaat solliciteert op 1 oktober en accepteert op 18 oktober het aanbod. De time-to-hire is dan 17 dagen, afhankelijk van de gekozen telmethode.
Wat meet time-to-fill?
Time-to-fill kijkt breder. De meting begint vaak zodra een vacature formeel wordt geopend, goedgekeurd of gepubliceerd en eindigt wanneer een kandidaat accepteert of de vacature administratief als vervuld wordt gemarkeerd.
Daardoor bevat time-to-fill ook activiteiten vóórdat een geschikte kandidaat in beeld is. Denk aan vacature-intake, interne goedkeuring, arbeidsmarktbenadering en sourcing.
Stel dat een vacature op 20 september wordt geopend en de uiteindelijke kandidaat op 18 oktober accepteert. Dan is de time-to-fill 28 dagen, terwijl de time-to-hire voor die kandidaat bijvoorbeeld 17 dagen kan zijn.
Waarom lopen de cijfers uiteen?
Het verschil zit vooral in het startpunt.
Time-to-fill omvat de volledige vacatureperiode. Time-to-hire zoomt in op de fase vanaf kandidaatinstroom tot acceptatie. Daardoor kan een vacature een hoge time-to-fill hebben en toch een korte time-to-hire.
Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer het lang duurt om geschikte kandidaten te vinden, maar het selectieproces zelf snel verloopt.
Het omgekeerde kan ook. Een vacature kan snel veel geschikte kandidaten aantrekken, maar alsnog een lange time-to-hire hebben wanneer interviews, besluitvorming of aanbodgoedkeuring veel tijd kosten.
Welke KPI gebruik je waarvoor?
Gebruik time-to-fill als je wilt begrijpen hoe snel vacatures als geheel worden ingevuld. De KPI is bruikbaar voor capaciteitsplanning, workforceplanning en het vergelijken van vacaturetypes.
Gebruik time-to-hire wanneer je wilt analyseren hoe efficiënt het kandidaatproces verloopt zodra iemand in beeld is. Deze KPI is beter geschikt om vertragingen in screening, interviews, besluitvorming en aanbod te vinden.
Beide KPI’s vertellen dus iets anders. Het is meestal niet verstandig om er één te kiezen en de andere volledig weg te laten.
Leg de definitie vast vóór je gaat meten
Een ATS kan verschillende datums vastleggen, maar zonder vaste definitie worden vergelijkingen onbetrouwbaar.
Bepaal voor time-to-fill bijvoorbeeld of de meting start bij:
- aanmaak van de vacature;
- interne goedkeuring;
- publicatie op de werken-bij-site;
- het moment waarop sourcing daadwerkelijk begint.
Bepaal voor time-to-hire of het startpunt ligt bij:
- eerste sollicitatie;
- eerste actieve benadering;
- eerste screening;
- het moment waarop de kandidaat als gekwalificeerd wordt gemarkeerd.
Ook het eindpunt moet vaststaan. Is dat mondeling akkoord, ondertekend contract of administratieve status ‘aangenomen’?
Meet tijd per procesfase
Een totaalcijfer laat niet zien waar de vertraging ontstaat. Meet daarom ook tijd per procesfase.
In Hoe koppel je een ATS aan Power BI of een datawarehouse? wordt benadrukt dat tijdstempels en historie nodig zijn om procesdoorlooptijden goed te analyseren.
Voorbeelden van nuttige deelmetingen zijn:
- sollicitatie tot eerste beoordeling;
- screening tot eerste interview;
- eerste tot laatste interview;
- laatste interview tot besluit;
- besluit tot aanbod;
- aanbod tot acceptatie.
Hiermee wordt duidelijk of de vertraging vooral bij recruitment, hiring managers, interne goedkeuring of kandidaatreactie ligt.
Vergelijk geen appels met peren
SHRM gebruikt time-to-fill als een veelvoorkomende benchmark in recruitmentonderzoek, maar externe gemiddelden zijn alleen bruikbaar als de onderliggende definities en populaties vergelijkbaar zijn.
Een vacature voor een schaars technisch profiel heeft een ander patroon dan een high-volume vacature. Ook sector, regio, senioriteit en selectie-eisen hebben invloed op de doorlooptijd.
Gebruik benchmarks daarom als referentie, niet als absolute norm.
Let op heropende en dubbele vacatures
ATS-data kan vertekend raken wanneer vacatures worden gesloten en opnieuw geopend. Spreek af hoe je daarmee omgaat.
Hetzelfde geldt voor evergreen vacatures of doorlopende talentpools. Daar is een traditionele time-to-fill soms minder zinvol, omdat er geen duidelijk begin- en eindmoment per individuele vacature is.
Maak daarom uitzonderingsregels voor vacaturetypes die niet in het standaardmodel passen.
Snelheid is niet het enige doel
Een lagere time-to-hire of time-to-fill is niet automatisch beter. Een proces kan sneller worden door stappen weg te laten die juist belangrijk zijn voor kwaliteit, gelijke behandeling of candidate experience.
De CIPD benadrukt in haar recruitmentinformatie dat effectieve resourcing verder gaat dan alleen snelheid. Het gaat ook om passende selectie, kwaliteit en duurzame inzetbaarheid.
Combineer tijd-KPI’s daarom met andere indicatoren, zoals:
- conversie per processtap;
- offer acceptance;
- candidate experience;
- bronkwaliteit;
- kwaliteit of retentie na indiensttreding.
Hoe richt je dit in het ATS in?
Controleer of het ATS automatisch tijdstempels bewaart wanneer een kandidaat van fase verandert. Handmatig ingevoerde datums zijn foutgevoeliger.
Leg daarnaast vast welke statussen daadwerkelijk meetellen. Een kandidaat die tijdelijk ‘on hold’ staat kan bijvoorbeeld de doorlooptijd sterk beïnvloeden.
Maak in rapportages duidelijk welke definitie wordt gebruikt. Een dashboard waarop alleen ’time-to-hire: 24 dagen’ staat zonder uitleg van start- en eindpunt kan verschillende interpretaties opleveren.
Gebruik gemiddelde én mediaan
Een gemiddelde doorlooptijd kan worden vertekend door enkele uitzonderlijk lange vacatures of kandidaten. Rapporteer daarom waar mogelijk naast het gemiddelde ook de mediaan. De mediaan laat zien hoeveel dagen de middelste waarneming duurt en is minder gevoelig voor uitschieters.
Splits de cijfers daarnaast uit naar functiefamilie, locatie of senioriteitsniveau. Een organisatiebreed gemiddelde kan verschillen verbergen die voor verbetering juist belangrijk zijn. Vergelijk bijvoorbeeld commerciële functies niet automatisch met specialistische IT-vacatures.
Controleer ten slotte het volume achter ieder cijfer. Een gemiddelde time-to-hire van tien dagen op basis van drie hires is minder stabiel dan hetzelfde cijfer op basis van honderd hires. Toon daarom in dashboards ook het aantal vacatures of hires waarop de KPI is gebaseerd.
