Source of hire meet via welk kanaal de mensen zijn binnengekomen die uiteindelijk worden aangenomen. In een ATS werkt deze KPI alleen betrouwbaar wanneer de bron vanaf het eerste contact consequent wordt vastgelegd en gedurende het proces niet onbedoeld wordt overschreven. Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen source of application, source of candidate en source of hire. Alleen het laatste kijkt naar de bron van daadwerkelijk aangenomen kandidaten.
Wat betekent source of hire?
Source of hire beantwoordt een eenvoudige vraag: via welk kanaal kwam de kandidaat binnen die uiteindelijk is aangenomen?
Dat kanaal kan bijvoorbeeld zijn:
- de eigen werken-bij-site;
- een vacaturebank;
- referral recruitment;
- een recruitmentbureau;
- direct sourcing;
- social media;
- een campagne;
- een talentpool;
- een intern mobiliteitskanaal.
In Welke recruitment-KPI’s moet je vanuit een ATS meten? wordt source of hire genoemd als belangrijke KPI, maar ook als metric waarbij datakwaliteit extra aandacht vraagt.
Waarom alleen sollicitaties tellen onvoldoende is
Een kanaal kan veel sollicitaties opleveren zonder veel aannames te genereren.
Stel dat een vacaturebank honderd sollicitaties oplevert en uiteindelijk twee hires. Een referralprogramma levert twintig sollicitaties en vijf hires. Als je alleen naar aantallen sollicitaties kijkt, lijkt de vacaturebank belangrijker. Source of hire laat een ander beeld zien.
Daarom is het nuttig om minimaal drie niveaus apart te meten:
- source of application: waar kwam de sollicitatie vandaan;
- source of qualified candidate: welke bronnen leveren kandidaten die een relevante selectiegrens halen;
- source of hire: welke bronnen leveren uiteindelijk aannames.
Zo voorkom je dat bereik wordt verward met resultaat.
Leg de bron zo vroeg mogelijk vast
De bron moet bij voorkeur worden geregistreerd zodra een kandidaat of sollicitatie het ATS binnenkomt.
Dat kan technisch via:
- een unieke link per kanaal;
- trackingparameters in de URL;
- een campagne-ID;
- een koppeling met een vacaturebank;
- een referralcode;
- een recruiter die bij direct sourcing de bron vastlegt.
Hoe meer handmatige invoer nodig is, hoe groter de kans op inconsistentie. Recruiters kunnen bijvoorbeeld ‘LinkedIn’, ‘social media’ en ‘sourcing’ door elkaar gebruiken voor vergelijkbare instroom.
Maak een vaste bronstrategie
Gebruik daarom een beperkte en duidelijke lijst met broncategorieën.
Een bruikbare structuur kan bestaan uit:
- eigen kanalen;
- betaalde jobboards;
- referrals;
- bureaus;
- direct sourcing;
- social media;
- events;
- talentpool;
- interne mobiliteit;
- overig of onbekend.
Daaronder kunnen subbronnen worden gebruikt, bijvoorbeeld de naam van een specifieke vacaturebank of campagne.
Met zo’n hiërarchie kun je zowel op hoofdcategorie als op specifiek kanaal analyseren.
Voorkom dat de bron onderweg verandert
Een kandidaat kan meerdere contactmomenten hebben. Iemand kan eerst via een campagne op de site komen, later door een recruiter worden benaderd en uiteindelijk solliciteren via een directe link.
Bepaal daarom welk attributiemodel je gebruikt.
Mogelijke keuzes zijn:
- first touch: het eerste bekende kanaal krijgt de bron;
- last touch: het laatste kanaal vóór de sollicitatie krijgt de bron;
- application source: het kanaal waarmee de concrete sollicitatie is ingediend;
- recruiter-attributie: een recruiter kiest handmatig de meest relevante bron.
Geen enkele methode is in alle situaties perfect. Het belangrijkste is dat de definitie vastligt en niet per recruiter verschilt.
Meet bronkwaliteit, niet alleen source of hire
Source of hire is nuttig, maar op zichzelf beperkt.
Een kanaal kan veel hires opleveren omdat er veel budget naartoe gaat. Een ander kanaal kan minder hires opleveren maar juist een hoge conversie hebben.
Combineer source of hire daarom met:
- aantal sollicitaties per bron;
- percentage gekwalificeerde kandidaten;
- conversie naar interview;
- conversie naar aanbod;
- offer acceptance;
- time-to-hire per bron;
- kosten per kanaal indien beschikbaar.
In Hoe koppel je een ATS aan Power BI of een datawarehouse? wordt uitgelegd dat recruitmentdata vaak pas echt bruikbaar wordt wanneer definities centraal zijn vastgelegd en data uit verschillende bronnen gecontroleerd wordt gecombineerd.
Waarom brondata vaak vervuilt
Source of hire is gevoelig voor dataproblemen.
Veelvoorkomende oorzaken zijn:
- ontbrekende trackingparameters;
- kandidaten die rechtstreeks naar de vacaturepagina navigeren;
- handmatig aangemaakte kandidaatprofielen;
- verschillende schrijfwijzen voor hetzelfde kanaal;
- dubbele kandidaatprofielen;
- meerdere sollicitaties van dezelfde persoon;
- een bronveld dat later in het proces wordt aangepast.
Controleer daarom periodiek hoeveel hires de bron ‘onbekend’ hebben. Een hoog percentage onbekende bronnen maakt kanaalvergelijkingen minder betrouwbaar.
Let op referrals en direct sourcing
Referrals en direct sourcing vragen vaak een andere registratie dan reguliere sollicitaties.
Bij een referral moet duidelijk zijn dat de kandidaat via een medewerker is aangebracht, ook als de kandidaat later zelf via de werken-bij-site solliciteert.
Bij direct sourcing is het relevant om vast te leggen dat de recruiter het eerste contact heeft gelegd. Anders kan het systeem de uiteindelijke sollicitatielink als bron registreren en verdwijnt de sourcinginspanning uit de analyse.
Maak hiervoor aparte procesregels in het ATS.
Gebruik source of hire niet als los kwaliteitslabel
Een bron met veel hires is niet automatisch de beste bron.
De CIPD benadrukt in haar informatie over recruitment dat resourcing draait om het aantrekken en selecteren van mensen die passen bij de behoefte van de organisatie. Aantallen alleen zeggen daarom weinig over duurzame kwaliteit.
Wanneer de organisatie ook gegevens over retentie, performance of proeftijd heeft, kan later worden onderzocht of bepaalde bronnen structureel andere uitkomsten laten zien. Dat vraagt meestal koppelingen met HR-data en kan niet betrouwbaar uit alleen het ATS komen.
Werk met vaste rapportageperioden
Bronanalyse kan sterk schommelen wanneer er weinig vacatures of hires zijn.
Vergelijk daarom bij voorkeur voldoende lange perioden en splits alleen uit wanneer er genoeg volume is. Een kanaal met één hire uit één sollicitatie lijkt op papier een conversie van 100 procent, maar dat is geen stevige basis voor beleid.
Kijk daarnaast per functiegroep. Een bron die goed werkt voor IT-vacatures hoeft niet automatisch effectief te zijn voor zorg, logistiek of commerciële functies.
Controleer de KPI in het ATS
Een betrouwbare source-of-hire-rapportage vraagt minimaal:
- een vast bronveld;
- duidelijke broncategorieën;
- een vaste attributieregel;
- tracking waar dat technisch mogelijk is;
- controle op ontbrekende waarden;
- regels voor dubbele profielen;
- periodieke datakwaliteitscontrole.
Maak in dashboards zichtbaar hoeveel records geen betrouwbare bron hebben. Daarmee voorkom je dat percentages nauwkeuriger lijken dan de onderliggende data werkelijk is.
