Welke ATS ondersteunt referral recruitment?

Verschillende Nederlandse ATS’en ondersteunen referral recruitment. Controleerbare voorbeelden zijn Ubeeo, OTYS en Tellent Recruitee. Deze systemen bieden functies waarmee medewerkers kandidaten kunnen aandragen en recruiters de voortgang kunnen volgen. De precieze mogelijkheden verschillen. Let daarom niet alleen op de aanwezigheid van een referralfunctie, maar ook op het aanmeldproces, de communicatie, bronregistratie, rapportages, privacy en eventueel beloningsbeheer.

Inleiding

Bij referral recruitment gebruiken organisaties het netwerk van hun medewerkers om kandidaten te vinden. Een ATS kan het aandragen en verwerken van deze kandidaten eenvoudiger maken. Niet ieder systeem ondersteunt echter het volledige proces. Soms is alleen een veld voor de aandrager beschikbaar, terwijl andere ATS’en een medewerkersportaal, automatische communicatie en uitgebreide rapportages bieden.

Hoe ondersteunt een ATS referral recruitment?

Een ATS brengt de aangedragen kandidaat direct onder in het normale recruitmentproces. De medewerker meldt iemand aan via een formulier, vacaturepagina of medewerkersportaal. Het systeem legt vervolgens vast wie de kandidaat heeft aangedragen, voor welke vacature dit gebeurde en wanneer de aanmelding binnenkwam.

RecruitmentTech beschrijft technologie als een hulpmiddel om referrals eenvoudiger te verzamelen, vacatures deelbaar te maken en medewerkers bij het programma te betrekken. Het ATS zorgt daarbij vooral voor registratie en procesbeheer. Het activeren van medewerkers en het communiceren over het programma blijven verantwoordelijkheden van de organisatie.

Welke Nederlandse ATS’en bieden referralfunctionaliteit?

Ubeeo, OTYS en Tellent Recruitee zijn voorbeelden van Nederlandse recruitmentsystemen met aantoonbare referralfunctionaliteit. Ubeeo ondersteunt referralformulieren, gegevens van de aandrager en kandidaat en automatische e-mails. OTYS biedt een eigen referraloplossing binnen OTYS Go! en koppelingen met gespecialiseerde referraltechnologie. Tellent Recruitee heeft een ReferralsHub waar medewerkers vacatures kunnen bekijken, kandidaten kunnen aandragen en hun referrals kunnen volgen.

Dit is geen volledig overzicht van alle Nederlandse ATS’en. Andere systemen kunnen referral recruitment ondersteunen via een standaardfunctie, aanvullende module, formulier of externe koppeling. Leveranciers gebruiken bovendien verschillende namen, zoals referral, employee referral, medewerkersaanbeveling of aandragen. Controleer daarom altijd de actuele productinformatie.

Welke referralfunctionaliteiten zijn belangrijk?

Een goed referralproces moet eenvoudig zijn voor medewerkers en overzichtelijk voor recruiters. Wanneer het aanmelden te veel tijd kost of onduidelijk is wat daarna gebeurt, neemt de betrokkenheid vaak af. Het ATS moet daarom niet alleen kandidaten registreren, maar ook de communicatie en opvolging ondersteunen.

Kandidaten eenvoudig aandragen

Medewerkers moeten iemand kunnen aandragen zonder volledige toegang tot het ATS te krijgen. Dat kan via een aparte pagina, een medewerkersportaal of een knop bij de vacature. Het formulier moet alleen gegevens vragen die noodzakelijk zijn, zoals de naam en contactgegevens van de kandidaat, de gekozen vacature en een korte toelichting.

Ubeeo biedt bijvoorbeeld een referralknop bij vacatures en de mogelijkheid om een aparte informatiepagina in te richten. Het systeem verzamelt gegevens over zowel de aandrager als de voorgestelde kandidaat. Bij Tellent Recruitee kunnen medewerkers via de ReferralsHub zien welke vacatures openstaan voor referrals.

Vacatures delen via medewerkers

Een ATS kan medewerkers helpen om vacatures met hun netwerk te delen. Dat gebeurt bijvoorbeeld via een persoonlijke link. Wanneer een kandidaat via deze link solliciteert, registreert het systeem automatisch welke medewerker de bron van de sollicitatie is.

Persoonlijke links beperken de administratieve verwerking, maar vragen wel om duidelijke regels. Het ATS moet bijvoorbeeld herkennen wanneer een kandidaat al in de database staat of eerder door een andere medewerker is aangedragen. De organisatie moet vooraf bepalen welke referral in dat geval geldig is.

Voortgang en terugkoppeling

Medewerkers willen doorgaans weten of hun referral is ontvangen en wat de status is. Een ATS kan hiervoor automatische bevestigingen en algemene statusmeldingen versturen. Tellent Recruitee laat aandragers hun kandidaten binnen de ReferralsHub volgen. Ubeeo ondersteunt automatische e-mails binnen het referralprogramma.

De terugkoppeling moet rekening houden met de privacy van de kandidaat. Een medewerker hoeft geen toegang te krijgen tot interviewnotities, beoordelingen of de precieze afwijsreden. Algemene informatie, zoals ontvangen, in behandeling, procedure afgerond of aangenomen, is meestal voldoende.

Bronregistratie en rapportage

Referral recruitment moet als afzonderlijke kandidaatbron in het ATS herkenbaar zijn. Recruiters kunnen dan meten hoeveel kandidaten medewerkers aandragen, hoeveel referrals worden uitgenodigd en hoeveel uiteindelijk worden aangenomen. Ook doorlooptijd, kwaliteit en resultaten per vacature of afdeling kunnen relevante meetpunten zijn.

Een betrouwbaar rapport vraagt om eenduidige definities. Leg bijvoorbeeld vast wanneer iemand officieel als referral telt. Alleen een naam noemen bij de koffieautomaat is iets anders dan een kandidaat via het systeem aandragen. Ook moet duidelijk zijn hoe om te gaan met kandidaten die al bekend waren in het ATS.

Beloningen beheren

Veel referralprogramma’s werken met een geldbedrag, cadeau of andere beloning. Sommige ATS’en kunnen vastleggen welke beloning bij een vacature hoort en of aan de voorwaarden is voldaan. Tellent Recruitee biedt binnen de ReferralsHub mogelijkheden om beloningen voor openstaande vacatures te beheren.

De uiteindelijke uitbetaling loopt meestal via HR- of salarissoftware. Het ATS moet dan kunnen registreren wanneer iemand is aangenomen en wanneer de eventuele wachttijd is verstreken. De organisatie moet daarnaast duidelijke voorwaarden publiceren, bijvoorbeeld over deelname, dubbele referrals en het moment van uitbetaling.

Wanneer is een externe koppeling nodig?

De ingebouwde referralfunctie van een ATS kan voldoende zijn voor een organisatie met een beperkt aantal vacatures en eenvoudige voorwaarden. Grotere organisaties kunnen behoefte hebben aan gespecialiseerde referralsoftware met campagnes, gamification, uitgebreide beloningsregels of meertalige medewerkersportalen.

OTYS biedt naast een eigen referraloplossing bijvoorbeeld koppelingen met gespecialiseerde partijen. Bij een externe koppeling moet duidelijk zijn welke gegevens tussen de systemen worden uitgewisseld. Vacatures, kandidaatprofielen, aandragers en statussen moeten automatisch worden bijgewerkt. Handmatige overdracht vergroot de kans op fouten en onvolledige rapportages.

Privacy bij referral recruitment

Bij een referral deelt een medewerker persoonsgegevens van iemand anders. De organisatie moet daarom duidelijk maken wat met die gegevens gebeurt. Het is verstandig om de kandidaat snel te informeren over de registratie en te vragen of deze belangstelling heeft voor de vacature.

Het ATS moet toegangsrechten, verwijdering en bewaartermijnen ondersteunen. Medewerkers mogen alleen informatie zien die nodig is voor hun rol. Wanneer een kandidaat niet wil deelnemen of de gegevens niet langer nodig zijn, moet de organisatie deze volgens het eigen privacybeleid en de geldende regels verwijderen.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie ontvangt referrals via losse e-mails aan recruiters. Hierdoor is niet altijd duidelijk wie een kandidaat heeft aangedragen. Medewerkers krijgen weinig terugkoppeling en discussies over beloningen kosten veel tijd. De organisatie activeert daarom de referralfunctionaliteit van het ATS.

Medewerkers bekijken voortaan openstaande vacatures via een aparte omgeving en melden kandidaten aan met een kort formulier. Het ATS registreert de aandrager, verstuurt een ontvangstbevestiging en toont recruiters alle referrals als aparte bron. Algemene statusupdates worden automatisch verzonden. Hierdoor wordt het programma beter controleerbaar en hoeven recruiters minder gegevens handmatig bij te houden.

Checklist voor referral recruitment in een ATS

Kunnen medewerkers kandidaten aanmelden zonder volledig ATS-account?
Is het aanmeldformulier kort en mobiel bruikbaar?
Kan het systeem persoonlijke vacaturelinks maken?
Worden dubbele kandidaten automatisch herkend?
Is zichtbaar welke medewerker de kandidaat heeft aangedragen?
Kunnen medewerkers algemene statusupdates ontvangen?
Is referral recruitment als afzonderlijke bron meetbaar?
Kunnen beloningen en voorwaarden worden geregistreerd?
Zijn toegangsrechten en privacy goed ingericht?
Is duidelijk welke functies binnen het abonnement vallen?

Veelgestelde vragen

Welke Nederlandse ATS’en ondersteunen referral recruitment?

Ubeeo, OTYS en Tellent Recruitee zijn controleerbare voorbeelden. Dit is geen volledig overzicht. Andere Nederlandse ATS’en kunnen referralfunctionaliteit aanbieden via het basissysteem, een aanvullende module of een externe koppeling.

Heeft ieder ATS een medewerkersportaal voor referrals?

Nee. Sommige systemen bieden een apart portaal, terwijl andere werken met een formulier of persoonlijke links. Een portaal is vooral nuttig wanneer medewerkers vacatures, eerdere referrals en algemene statussen moeten kunnen bekijken.

Kan een ATS referralbonussen uitbetalen?

Meestal niet rechtstreeks. Een ATS kan de beloning, voorwaarden en status registreren. De daadwerkelijke betaling verloopt doorgaans via de salarisadministratie of HR-software.

Heb je gespecialiseerde referralsoftware nodig?

Niet altijd. Voor een eenvoudig programma kan de ATS-functionaliteit voldoende zijn. Gespecialiseerde software wordt relevanter bij veel medewerkers, meerdere landen, uitgebreide campagnes of complexe beloningsvoorwaarden.