Wanneer is een recruitmentsysteem aan vervanging toe? Die vraag is vaak moeilijker te beantwoorden dan organisaties vooraf verwachten. Problemen met een ATS worden niet altijd veroorzaakt door de software zelf. Ook de inrichting, het gebruik, de interne processen en de samenwerking met de leverancier spelen een belangrijke rol.
Om organisaties te helpen bij een eerste beoordeling heeft Recruitment Tech de ATS Evaluatie Scan ontwikkeld. De online scan bestaat uit twintig vragen en geeft een indicatie van hoe goed het huidige applicant tracking system nog aansluit op de organisatie en het recruitmentproces.
Een eerste beoordeling van het huidige ATS
Veel organisaties werken jarenlang met hetzelfde ATS. In die periode kunnen de organisatie, het recruitmentvolume en de verwachtingen van gebruikers flink veranderen. Het systeem dat bij de implementatie goed aansloot, hoeft daardoor niet automatisch nog steeds de beste oplossing te zijn.
Recruiters kunnen bijvoorbeeld ervaren dat zij te veel handelingen buiten het systeem moeten uitvoeren. Hiring managers gebruiken mogelijk liever e-mail of spreadsheets, omdat zij het ATS ingewikkeld vinden. Rapportages kosten veel tijd of leveren onvoldoende betrouwbare informatie op. Ook kunnen belangrijke koppelingen met HR-software, agenda’s, assessmenttools of onboardingsoftware ontbreken.
Los van elkaar hoeven deze problemen geen reden te zijn om een systeem te vervangen. Wanneer meerdere knelpunten tegelijk voorkomen, kan het wel verstandig zijn om het ATS grondiger te evalueren.
De ATS Evaluatie Scan helpt om deze signalen op een gestructureerde manier in kaart te brengen.
Twintig vragen over verschillende onderdelen
De scan kijkt niet alleen naar de functionaliteiten van het systeem. Een ATS kan op papier veel mogelijkheden bieden, maar alsnog onvoldoende waarde opleveren wanneer gebruikers er niet goed mee kunnen werken of processen niet goed zijn ingericht.
De twintig vragen zijn daarom verdeeld over verschillende onderwerpen:
- Aansluiting op de organisatie en recruitmentstrategie
- Gebruiksgemak en adoptie
- Processen en automatisering
- Samenwerking met hiring managers
- Communicatie met kandidaten
- Recruitmentdata en rapportages
- Integraties met andere systemen
- Dienstverlening en ontwikkeling van de leverancier
De deelnemer geeft bij iedere stelling aan in hoeverre deze van toepassing is. De antwoordmogelijkheden lopen van helemaal oneens tot helemaal eens.
Wanneer iemand een vraag niet kan beoordelen, kan diegene kiezen voor ‘weet ik niet’ of ‘niet van toepassing’. Dat antwoord telt niet mee in de totaalscore. Zo wordt onbekendheid niet automatisch gezien als een neutraal oordeel.
Geen automatisch vervangingsadvies
De uitslag van de scan is nadrukkelijk geen definitief advies om een ATS te behouden of te vervangen. Daarvoor is meer informatie nodig over onder meer het contract, de kosten, de processen, de technische omgeving en de toekomstplannen van de organisatie.
Een hoge score kan bovendien verschillende oorzaken hebben. Soms biedt het systeem de benodigde functionaliteiten wel, maar zijn deze niet geactiveerd of verkeerd ingericht. Ook kunnen gebruikers onvoldoende zijn getraind of kunnen interne afspraken ontbreken.
Andersom kan een relatief lage totaalscore een belangrijk probleem verbergen. Een organisatie kan over het algemeen tevreden zijn, maar toch een ernstig risico ervaren op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, datakwaliteit of een cruciale integratie.
De scan is daarom vooral bedoeld als startpunt voor een gesprek binnen de organisatie.
Laat meerdere betrokkenen de scan invullen
Voor een vollediger beeld is het verstandig om de ATS Evaluatie Scan door meerdere betrokkenen te laten invullen. Recruiters kijken vaak anders naar het systeem dan hiring managers, HR-professionals of ICT-specialisten.
Een recruiter kan vooral problemen ervaren met workflows en handmatige administratie. Een hiring manager let mogelijk meer op gebruiksgemak en samenwerking. ICT kijkt eerder naar integraties, beveiliging en gegevensbeheer. Het management is vaak geïnteresseerd in rapportages, kosten en de bijdrage van het systeem aan de organisatiedoelstellingen.
Wanneer de scores sterk van elkaar verschillen, is dat waardevolle informatie. Het kan betekenen dat bepaalde gebruikersgroepen onvoldoende worden ondersteund of dat er binnen de organisatie geen gedeeld beeld bestaat van de prestaties van het ATS.
De uitkomsten kunnen vervolgens gezamenlijk worden besproken. Welke problemen komen in meerdere antwoorden terug? Welke knelpunten hebben de grootste invloed op recruiters, kandidaten en hiring managers? En welke verbeteringen zijn binnen het huidige systeem haalbaar?
Eerst optimaliseren of direct oriënteren?
Bij een redelijke score hoeft een organisatie niet direct een selectieproject te beginnen. Het kan effectiever zijn om eerst de huidige inrichting te verbeteren.
Denk bijvoorbeeld aan het vereenvoudigen van workflows, het verwijderen van overbodige stappen, het opnieuw inrichten van rapportages of het activeren van bestaande automatiseringen. Ook aanvullende training kan helpen om meer waarde uit het systeem te halen.
Bij hogere scores is het verstandig om breder te kijken. Dat begint met het verzamelen van eisen en wensen, het vastleggen van de belangrijkste doelen en het onderzoeken van beschikbare oplossingen. Daarbij moet niet alleen naar functionaliteiten worden gekeken.
Ook de implementatieaanpak, ondersteuning, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden, datamigratie en totale kosten zijn belangrijk. Een systeem met veel functionaliteiten is niet automatisch de beste keuze wanneer het slecht aansluit op de werkwijze en capaciteit van de organisatie.
Oriënteren op recruitmenttechnologie
Organisaties die zich verder willen verdiepen in ATS’en en andere recruitmenttechnologie kunnen terecht op Recruitmenttech.nl. De website volgt ontwikkelingen rond recruitmentsoftware, AI, leveranciers, implementaties en de bredere markt voor recruitmenttechnologie.
Voor organisaties die nog tevreden zijn met hun ATS, maar wel op de hoogte willen blijven van nieuwe oplossingen, kan Recruitment Tech Demo_Day interessant zijn. Tijdens dit evenement presenteren verschillende leveranciers hun recruitmenttechnologie en toepassingen.
Organisaties die hun huidige ATS serieus willen evalueren of een nieuw systeem overwegen, kunnen zich aanmelden voor Recruitment Tech ATS_Day. De eerste editie vindt plaats op woensdag 11 november 2026 in Utrecht en richt zich op werkgevers met minimaal 250 medewerkers.
Tijdens ATS_Day worden deelnemende organisaties op basis van hun situatie en wensen gekoppeld aan passende ATS-leveranciers. Naast één-op-één-gesprekken bestaat het programma uit kennissessies, rondetafelgesprekken en gesprekken met experts over ATS-selectie, implementatie en optimalisatie.
Doe de ATS Evaluatie Scan
De ATS Evaluatie Scan bestaat uit twintig vragen en is binnen enkele minuten in te vullen. Na afloop ontvangt de deelnemer direct een indicatieve score en een toelichting met mogelijke vervolgstappen.
Gebruik de uitkomst om het gesprek aan te gaan met collega’s uit recruitment, HR, ICT en management, of als voorbereiding op een verdere evaluatie van het huidige recruitmentsysteem.
Doe de ATS Evaluatie Scan en beoordeel hoe goed je huidige ATS nog bij je organisatie past.
