Welk ATS past bij mijn organisatie?

De keuze voor een Applicant Tracking System (ATS) is voor veel organisaties een strategische beslissing. Een ATS ondersteunt het volledige recruitmentproces en wordt vaak jarenlang gebruikt. Toch bestaat er geen systeem dat voor iedere organisatie de beste keuze is. Een ATS dat uitstekend werkt voor een internationale onderneming met duizenden medewerkers, hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor een gemeente, zorginstelling of productiebedrijf.

De vraag is daarom niet: wat is het beste ATS?, maar: welk ATS past het beste bij mijn organisatie? Het antwoord hangt af van verschillende factoren, zoals de omvang van de organisatie, de manier waarop recruitment is georganiseerd, de gewenste functionaliteiten en de toekomstige ambities. Door eerst de eigen situatie goed in kaart te brengen, wordt het eenvoudiger om leveranciers objectief met elkaar te vergelijken.

Kijk verder dan het aantal medewerkers

Veel organisaties denken dat de omvang van de organisatie bepaalt welk ATS nodig is. Dat is slechts gedeeltelijk waar.

Een organisatie met 300 medewerkers kan jaarlijks meer dan honderd vacatures invullen, terwijl een bedrijf met 2.000 medewerkers misschien slechts enkele tientallen nieuwe collega’s zoekt. Het aantal medewerkers zegt daarom weinig over de complexiteit van recruitment.

Belangrijker zijn vragen als:

Hoeveel vacatures worden jaarlijks ingevuld?
Hoeveel kandidaten solliciteren gemiddeld?
Hoeveel recruiters zijn actief?
Hoeveel hiring managers zijn betrokken?
Hoeveel locaties heeft de organisatie?

Juist deze factoren bepalen welke eisen aan een ATS worden gesteld.

Breng de recruitmentorganisatie in kaart

Niet alleen de omvang van de organisatie is belangrijk, maar ook de manier waarop recruitment is georganiseerd.

Recruitment kan bijvoorbeeld:

volledig centraal zijn georganiseerd;
per businessunit plaatsvinden;
decentraal worden uitgevoerd;
deels zijn uitbesteed.

Wanneer meerdere recruiters en hiring managers samenwerken, groeit de behoefte aan centrale workflows, uniforme communicatie en duidelijke rapportages.

Ook organisaties met internationale recruitmentteams hebben vaak aanvullende wensen, zoals meertaligheid en lokale autorisaties.

Analyseer het recruitmentproces

Voordat leveranciers worden bekeken, is het verstandig eerst het huidige recruitmentproces te analyseren.

Breng onder meer in kaart:

hoe vacatures ontstaan;
wie vacatures goedkeurt;
hoe kandidaten worden beoordeeld;
hoeveel selectierondes worden gebruikt;
welke software momenteel wordt ingezet;
waar vertraging ontstaat.

Vaak blijkt tijdens deze analyse welke functionaliteiten echt noodzakelijk zijn en welke minder belangrijk zijn.

Kijk naar de gewenste functionaliteiten

Niet ieder ATS biedt dezelfde mogelijkheden. Sommige systemen richten zich vooral op vacaturebeheer, terwijl andere complete recruitmentplatformen zijn.

Veel organisaties stellen eisen aan:

vacaturebeheer;
multiposting;
talentpools;
recruitmentmarketing;
Candidate Relationship Management (CRM);
onboarding;
AI-functionaliteiten;
dashboards;
rapportages;
mobiele sollicitaties.

Maak onderscheid tussen functies die absoluut noodzakelijk zijn en functies die prettig zijn om te hebben. Dat voorkomt dat leveranciers worden uitgesloten op basis van minder relevante verschillen.

Integraties zijn vaak doorslaggevend

Een ATS staat zelden op zichzelf. In de meeste organisaties maakt het deel uit van een groter HR- en IT-landschap.

Veelvoorkomende koppelingen zijn:

HRIS;
AFAS;
Workday;
SAP SuccessFactors;
Microsoft 365;
Google Workspace;
Microsoft Teams;
assessmentsoftware;
videointerviewplatforms;
Single Sign-On.

Inventariseer daarom vooraf met welke systemen het ATS moet kunnen communiceren. Dit voorkomt verrassingen tijdens de implementatie.

Hoe belangrijk is AI?

Vrijwel iedere ATS-leverancier presenteert tegenwoordig AI-functionaliteiten. Toch verschillen deze sterk in volwassenheid en toepassing.

AI kan recruiters onder andere ondersteunen bij:

het schrijven van vacatureteksten;
het samenvatten van cv’s;
het zoeken binnen talentpools;
het genereren van interviewvragen;
het analyseren van recruitmentdata.

AI kan veel administratieve werkzaamheden versnellen, maar vormt meestal niet de belangrijkste reden om een nieuw ATS te kiezen. Gebruiksvriendelijkheid, stabiliteit, integraties en ondersteuning blijken in de praktijk vaak belangrijker.

Denk aan toekomstige groei

Een ATS wordt meestal voor meerdere jaren aangeschaft. Kijk daarom niet alleen naar de huidige situatie, maar ook naar de plannen voor de komende jaren.

Denk bijvoorbeeld aan:

uitbreiding naar andere landen;
groei van het aantal medewerkers;
centralisatie van recruitment;
invoering van nieuwe HR-systemen;
uitbreiding van het recruitmentteam;
meer datagedreven recruitment.

Een systeem dat vandaag voldoende is, moet ook over vijf jaar nog aansluiten bij de organisatie.

Bezoek onafhankelijke evenementen

Het vergelijken van ATS’en op basis van websites en brochures geeft slechts een beperkt beeld.

Daarom bezoeken veel organisaties onafhankelijke evenementen waar meerdere leveranciers aanwezig zijn.

Voorbeelden zijn:

Recruitment Tech Demo_Day: leveranciers demonstreren hun software live, waardoor bezoekers verschillende systemen op één dag kunnen vergelijken.
Recruitment Tech ATS_Day: werkgevers worden vooraf gematcht met ATS-leveranciers die aansluiten bij hun organisatie, wensen en selectiecriteria. Daarnaast kunnen deelnemers kennissessies volgen over de selectie en implementatie van recruitmentsystemen.

Door meerdere leveranciers op één dag te spreken, ontstaat vaak sneller inzicht in de verschillen tussen systemen.

Maak een objectieve vergelijking

Wanneer een shortlist is samengesteld, is het verstandig om alle leveranciers volgens dezelfde criteria te beoordelen.

Gebruik bijvoorbeeld een scorecard met onderwerpen als:

functionaliteiten;
gebruiksvriendelijkheid;
implementatie;
support;
integraties;
AI;
innovatie;
beveiliging;
referenties;
prijs.

Door iedere leverancier op dezelfde manier te beoordelen, wordt de uiteindelijke keuze beter onderbouwd.

Kies niet alleen voor de software, maar ook voor de leverancier

Een ATS koop je meestal niet voor één of twee jaar. Daarom is de leverancier minstens zo belangrijk als de software zelf.

Let onder andere op:

ervaring binnen jouw sector;
financiële stabiliteit;
productontwikkeling;
kwaliteit van support;
implementatiebegeleiding;
klanttevredenheid.

Een leverancier die actief investeert in innovatie en goed bereikbaar is bij vragen, kan op de lange termijn veel waarde toevoegen.

Checklist: welk ATS past bij jouw organisatie?

Beantwoord de volgende vragen:

Hebben wij onze recruitmentstrategie helder?
Weten wij welke processen verbeterd moeten worden?
Hebben wij onze functionele eisen vastgelegd?
Zijn alle stakeholders betrokken?
Weten wij welke integraties noodzakelijk zijn?
Hebben wij meerdere leveranciers objectief vergeleken?
Hebben wij referentieorganisaties gesproken?
Hebben recruiters het systeem zelf getest?

Wanneer je de meeste vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden, is de kans groter dat je een ATS kiest dat goed aansluit bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Bestaat er een objectief beste ATS?

Nee. De beste oplossing hangt af van de wensen, recruitmentprocessen, omvang en toekomstplannen van de organisatie.

Moeten we direct demonstraties aanvragen?

Nee. Begin eerst met een analyse van de eigen organisatie en stel vervolgens een Programma van Eisen op. Pas daarna heeft het vergelijken van leveranciers echt toegevoegde waarde.

Zijn evenementen nuttig tijdens een ATS-selectie?

Ja. Onafhankelijke evenementen zoals Recruitment Tech Demo_Day en ATS_Day bieden de mogelijkheid om meerdere leveranciers te vergelijken, praktijkervaringen op te doen en kennis op te doen over ATS-selectie en implementatie.