Wat doet een ATS precies?

Kort antwoord

Een Applicant Tracking System (ATS) ondersteunt organisaties bij vrijwel iedere stap van het recruitmentproces. Het systeem helpt recruiters en hiring managers met het publiceren van vacatures, het verwerken van sollicitaties, het communiceren met kandidaten, het plannen van gesprekken en het analyseren van recruitmentresultaten. Moderne ATS’en automatiseren daarnaast steeds meer administratieve taken en integreren met andere HR- en recruitmentsystemen. Hierdoor ontstaat een efficiënter recruitmentproces met meer overzicht en betere samenwerking.

Waarom een ATS veel meer is dan een sollicitatiedatabase

Veel organisaties denken bij een ATS nog steeds aan een systeem waarin cv’s worden opgeslagen. Dat beeld is achterhaald. Moderne recruitmentsystemen ondersteunen vrijwel het volledige recruitmentproces en vormen steeds vaker het centrale platform binnen de recruitmenttechnologie van een organisatie.

Volgens de Recruitment Tech Landscape groeit het aantal gespecialiseerde recruitmentoplossingen nog altijd. Een ATS vormt daarbij vaak de spil waaraan recruitmentmarketingsoftware, assessments, HR-systemen en AI-oplossingen worden gekoppeld.

Een ATS ondersteunt het recruitmentproces van begin tot eind

De belangrijkste taak van een ATS is het structureren van het volledige recruitmentproces. Daardoor beschikken recruiters, hiring managers en HR-professionals altijd over dezelfde actuele informatie.

Vacatures beheren

Een ATS helpt bij het opstellen, beheren en publiceren van vacatures.

Veel voorkomende functionaliteiten zijn:

vacaturetemplates;
goedkeuringsworkflows;
multiposting naar vacaturebanken;
publicatie op de werken-bij-site;
beheer van vacaturestatussen.

Hierdoor hoeven recruiters vacatures slechts één keer in te voeren.

Sollicitaties verwerken

Wanneer kandidaten solliciteren, worden hun gegevens automatisch opgeslagen.

Een ATS verwerkt onder meer:

persoonsgegevens;
cv’s;
motivatiebrieven;
portfolio’s;
communicatie;
notities;
documenten.

Veel moderne systemen ondersteunen cv-parsing. Daarbij worden gegevens automatisch omgezet naar doorzoekbare kandidaatprofielen.

Kandidaten begeleiden

Tijdens de selectie helpt een ATS recruiters om kandidaten overzichtelijk door de verschillende fasen te begeleiden.

Bijvoorbeeld:

sollicitatie ontvangen;
eerste selectie;
telefonisch gesprek;
eerste interview;
assessment;
tweede gesprek;
arbeidsvoorstel;
aangenomen.

Iedere stap wordt geregistreerd, zodat alle betrokkenen kunnen zien waar een kandidaat zich in het proces bevindt.

Samenwerking tussen recruiters en hiring managers

Recruitment is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een ATS maakt samenwerking eenvoudiger doordat hiring managers rechtstreeks in het systeem kunnen werken.

Zij kunnen bijvoorbeeld:

kandidaten beoordelen;
feedback geven;
interviews evalueren;
documenten bekijken;
besluiten vastleggen.

Hierdoor verdwijnen lange e-mailketens en werkt iedereen vanuit dezelfde informatie.

Communicatie met kandidaten

Tijdens een sollicitatieprocedure worden veel berichten verstuurd.

Een ATS ondersteunt onder andere:

ontvangstbevestigingen;
uitnodigingen;
herinneringen;
afwijzingen;
arbeidsvoorstellen.

Veel communicatie verloopt automatisch via vooraf ingestelde sjablonen. Daardoor ontvangen kandidaten sneller een reactie en wordt de communicatie consistenter.

Recruitmentdata verzamelen

Iedere actie binnen een ATS levert gegevens op. Hiermee kunnen organisaties onder andere inzicht krijgen in:

time-to-hire;
time-to-fill;
aantal sollicitaties;
prestaties van vacaturekanalen;
workload van recruiters;
conversie tussen selectiestappen.

Deze dashboards helpen organisaties om recruitmentprocessen beter te volgen en waar nodig te verbeteren.

Integraties met andere systemen

Een ATS functioneert zelden als losstaande applicatie.

Veel organisaties koppelen het systeem aan:

AFAS;
Workday;
SAP SuccessFactors;
Microsoft 365;
assessmentsoftware;
onboardingsoftware;
recruitmentmarketingsoftware.

Door deze koppelingen hoeven gegevens slechts één keer te worden ingevoerd en sluiten verschillende processen beter op elkaar aan.

De rol van AI binnen een ATS

Vrijwel iedere ATS-leverancier voegt momenteel AI-functionaliteiten toe.

Voorbeelden zijn:

vacatureteksten schrijven;
cv’s samenvatten;
kandidaten zoeken;
interviewvragen genereren;
recruitmentdata analyseren.

Volgens RecruitmentTech ontwikkelt AI zich vooral als ondersteuning van recruiters. De uiteindelijke beoordeling en selectie blijft mensenwerk. Daarbij moeten organisaties ook rekening houden met Europese regelgeving, zoals de AI Act, die eisen stelt aan verantwoord gebruik van AI binnen arbeidsprocessen.

Wat doet een ATS juist niet?

Een ATS ondersteunt recruiters, maar neemt recruitment niet over.

Een ATS:

voert geen sollicitatiegesprekken;
bepaalt niet zelfstandig welke kandidaat wordt aangenomen;
lost geen slechte recruitmentprocessen op;
zorgt niet automatisch voor meer sollicitanten.

Het succes van een ATS hangt af van de inrichting van het systeem en de manier waarop de organisatie recruitment organiseert.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie met meerdere vestigingen verwerkt jaarlijks honderden sollicitaties. Voorheen werden kandidaten bijgehouden in spreadsheets en ontvingen hiring managers cv’s via e-mail. Daardoor was het lastig om overzicht te houden en duurde het soms dagen voordat kandidaten een reactie kregen.

Na de implementatie van een ATS worden vacatures automatisch gepubliceerd, ontvangen kandidaten direct een bevestiging van hun sollicitatie en kunnen recruiters en managers samenwerken binnen één centrale omgeving. Daarnaast zijn rapportages over doorlooptijden en vacaturekanalen direct beschikbaar.

Checklist: welke werkzaamheden wil je automatiseren?

Willen we vacatures centraal beheren?
Willen we sollicitaties automatisch verwerken?
Werken meerdere recruiters of managers samen?
Willen we rapportages automatisch genereren?
Zijn koppelingen met HR-systemen gewenst?
Willen we administratief werk verminderen?

Hoe vaker het antwoord ja is, hoe groter de mogelijke meerwaarde van een ATS.

Veelgestelde vragen

Verwerkt een ATS alleen sollicitaties?

Nee. Moderne ATS’en ondersteunen het volledige recruitmentproces, inclusief vacaturebeheer, kandidaatbeheer, communicatie, rapportages en integraties met andere systemen.

Neemt AI binnen een ATS de selectie over?

Nee. AI ondersteunt recruiters bij administratieve taken en analyses. De uiteindelijke beoordeling van kandidaten blijft de verantwoordelijkheid van mensen.