Technologie-consultant Daan Huisman en interim-manager Bart van Rossem trekken vaak samen op bij implementatieprojecten van recruitmenttechnologie. Wat maakt een systeem een goed systeem? En wat maakt een succesvolle implementatie? Dat (en meer) bespraken de twee tijdens een Recruitment Tech Demo_Day-seminar.
Een goede projectplanning
“Wat is belangrijk voor een succesvolle implementatie van een ATS”, trapt Huisman af. “Het lijkt een open deur: een goede voorbereiding en een goede projectplanning. Je hebt best wat mensen in je organisatie nodig die een bijdrage leveren aan de implementatie. Je stelt in de eerste plaats projectmanagers aan voor de business en voor de IT.”
“Je verzamelt alle requirements, je doet uitvraag bij de leveranciers, je controleert de koppelingen met je HR-systemen, je werken-bij sites en alle andere tools, en je doet alvast een stukje selectie. Vergeet ook niet het inventariseren van je resources, de mensen aan de business- en aan de IT-kant. Verder is het goed in dit stadium al te denken aan de koppelingen met je Outlook- en Teams-omgeving en aan de security.”
‘Het voelt als een oude jas’
“Focus is belangrijk”, benadrukt Huisman. “Omdat je een belangrijke verandering gaat doormaken, die voor veel mensen in de organisatie spannend is. Mensen zijn gewend aan het bestaande systeem. Het voelt als een oude jas. Ook blijkt vaak dat je in je eigen organisatie nog langs heel veel loketjes moet voor je kan ondertekenen. En leveranciers gaan doorgaans pas aan het werk op het moment dat die handtekening onder het contract staat.”
“Ik kom vaak tegen dat er al tijden met verouderde technologie wordt gewerkt.”
“Je hebt daarom support nodig, van het management en de directie, ook een niet te onderschatten factor. Goed om te weten is ook dat een nieuw ATS bijna altijd een verbetering oplevert. Ik kom vaak tegen dat er al tijden met verouderde technologie wordt gewerkt, of dat er veranderingen in de organisatie zijn geweest en dat men echt toe is aan iets nieuws. Moderne ATS-technologie kan dan een belangrijke verbetering zijn.”
De valkuilen
Huisman noemt als valkuilen bij een dergelijk traject onder meer de stakeholders te laat erbij betrekken en het – niet goed – inplannen van de tijd. “Teveel projecten stranden omdat in het voortraject bepaalde stappen zijn overgeslagen en dan halverwege urgent worden: ‘Hoor eens even, ik ben hier de privacy officer en eerst moet er een privacy impact-assessment worden gedaan en tot dan kan jij helemaal niet verder’. Of security zegt: de manier waarop jullie in het systeem willen binnenkomen, dat gaat helemaal niet.”
“Je moet er dus voor zorgen dat je bij alle resources die je nodig hebt tijdig op de planning staat.”
Daar gaat het vaak fout, ziet Huisman. “Je moet er dus voor zorgen dat je bij alle resources die je nodig hebt tijdig op de planning staat. Soms zijn mensen die essentieel zijn in bepaalde fases met vakanties of naar een opleiding. Ook iets om rekening meer te houden. Sommige stukjes in het traject kosten bovendien veel tijd. Als je gaat testen heb je veel mensen nodig en dan krijg je wel eens paniek. In een podcast, die ik samen met Martijn Hemminga maak, Succesvol met Recruitment Software, gaan we heel uitgebreid in op de stappen die nodig zijn bij een succesvolle implementatie van een ATS, van inventarisatie tot optimalisatie.”
Iemand die de taal spreekt
Bart van Rossem, die de ‘IT-taal’ spreekt, is Huisman’s ‘buddy’ bij complexere recruitment-software implementaties. “We komen bij verschillende bedrijven en organisaties, die allemaal hun eigen processen hebben en organisatie van die processen. We delen bij projecten de krachtenvelden op in vier stukken. Je hebt in de eerste plaats de vacaturehouder en de recruiter. Zij gaan over de processen, zoals de vacatures opstellen en in het systeem zetten.”
“Wie is verantwoordelijk, wie wordt er geraadpleegd en wie wordt er geïnformeerd?”
“Daarboven heb je het management. Dan kom je bij IT en infrastructuur: alles rond de netwerken, het pakket zelf, maar ook de hardware en eventueel de telefoons. Als laatste zijn het de mensen in de organisatie die de processen moeten uitvoeren en aansturen en die de IT en infrastructuur gaan gebruiken. Als je een succesvolle implantatie wil, moet je ervoor zorgen dat die vier verschillende ‘componenten’ goed op elkaar zijn afgestemd. Wie is verantwoordelijk, wie wordt er geraadpleegd en wie wordt er geïnformeerd?”
Plateau nul
“Vervolgens ga je een plateau nul identificeren”, raadt Van Rossem aan. “Je brengt in beeld, op basis van die vier componenten, waar je staat. Dan ga je samen met de organisatie vaststellen: hoe komen we nou op een tweede niveau en wat hebben we dan? Hoe ziet dan het proces er dan uit, wie stuurt wie aan, hoe ziet de IT-wereld er dan uit? Hoe goed zijn de medewerkers al opgeleid? Dit soort overzichten geeft een organisatie grip.”
“Processen zijn dan teveel in beton gegoten terwijl de organisatie en wereld om hen heen veranderd is.”
“Vervolgens ga je dat uitzetten in overbrugbare stappen, die goed te doen zijn als het gaat om capaciteit in de organisatie. Stappen die ook financieel goed te doen zijn. Als project manager waak ik daarvoor. Je ziet ook dat als je behapbare stappen neemt het enthousiasme in een organisatie toeneemt. Vaak zijn bij systemen die onsuccesvol zijn, binnen een bedrijf de stappen niet goed genomen. Processen zijn dan teveel in beton gegoten terwijl de organisatie en wereld om hen heen veranderd is.”
