De AI Recruiter is een virtuele assistent die 24/7 recruitmenttaken uit handen neemt, tijd vrijmaakt voor recruiters en zo betere matches mogelijk maakt. Lees over de recruitment tool van RecruitNow die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2023.

Recruitment tooling van RecruitNow

Omschrijving van de tooling

De AI Recruiter is een geavanceerde tool die in het recruitmentproces voorbereidend werk uit handen neemt van de intercedent of recruiter. De eerste cijfers laten zien dat de kandidaattevredenheid met 10% stijgt, terwijl de administratieve last in dit proces voor recruiters met 90% afneemt.

Als een kandidaat solliciteert, neemt de AI Recruiter via het voorkeurskanaal (bijv. WhatsApp) contact op om ‘kennis te maken’. De AI Recruiter is altijd aan het werk en kan dus meteen reageren op een sollicitatie. In een natuurlijk gesprek stelt de AI gerichte vragen aan de kandidaat om ontbrekende gegevens die voor de organisatie belangrijk zijn aan te vullen in hun ATS-database. Het maakt een uitgebreid kandidaatprofiel aan (o.a. basisgegevens, ervaring, voorkeuren, salariswensen) waardoor kandidaten beter en direct gematcht kunnen worden aan vacatures.

Dat communiceren doet de AI Recruiter ‘free form’. Het volgt geen decision trees of intentflows, zoals bij meer traditionele Conversational AI. De vragen en reacties zijn niet voorgeprogrammeerd, maar worden afgestemd op de antwoorden van de kandidaat. Inhoudelijk en qua communicatiestijl. De AI Recruiter praat terug zoals de kandidaat praat, maar doet dat wel binnen de tone of voice van de organisatie. Het gesprek verloopt door deze opzet heel natuurlijk en herkenbaar.

Dit kan de AI Recruiter in iedere taal en in volume doen. Het kan tijdens het gesprek zelfs switchen naar een andere taal, bijvoorbeeld wanneer de kandidaat vastloopt in het Nederlands. De gegevens worden in het kandidaatprofiel opgeslagen in de voorkeurstaal van de organisatie.

De AI Recruiter is daarbij volledig geïntegreerd in het ATS Cockpit van RecruitNow. De communicatie tussen kandidaat en AI Recruiter is realtime terug te vinden in het systeem. Alles blijft hierdoor op één plek. De AI geeft de intercedent met de verrijkte informatie een voorsprong. De profielen zijn completer, dus is de match beter en volgt er sneller een duurzame plaatsing.

Welk probleem lost de tool op?

De AI Recruiter versnelt het recruitmentproces. De wachttijd van de kandidaat gaat van 20-24 uur terug naar 0. Er is direct persoonlijk contact tussen kandidaat en organisatie en ze zijn sneller ‘engaged’ op een voor hun natuurlijke manier. De intercedent is minder tijd kwijt aan screening, want de AI verzamelt deze informatie. Administratief en herhalend werk in deze fase van het proces wordt uit handen genomen. Ze kunnen nu sneller door met vervolgstappen of een meer kwalitatief gesprek voeren

Hoe werkt de tool?

Voor de kandidaat werkt de tool heel simpel. Zodra de sollicitatie is verstuurd, wordt direct het gesprek via één van de communicatiekanalen gestart. Dat gesprek verloopt erg natuurlijk en voelt echt aan. Praat jij formeel, dan praat de AI zo terug. Wil je liever verder in het Engels omdat je vastloopt? Dat kan gewoon.

Ook voor de intercedent werkt het erg simpel. De AI Recruiter wordt eenmalig bedrijfsbreed ingericht. We kijken samen welke processen en tone of voice we invoeren en welke gegevens de tool moet verzamelen. Heeft de AI een gesprek gevoerd, dan krijgt de intercedent hier een melding in het ATS van. Hier zie je dan precies wat de AI Recruiter heeft gedaan: de gestelde vragen, de antwoorden en welke gegevens zijn bijgewerkt. Op basis van het gesprek is er ook een profielschets van de kandidaat gemaakt, met daarin de basisinfo, voorkeuren, wensen én een eerste indruk van de persoon. Door slimme iconen zie je duidelijk wat door een menselijke of AI-collega is verzameld.

Wat levert gebruik van de tooling op?

Vanuit onze visie moet elke tool een verbetering in efficiëntie en kwaliteit brengen. De AI Recruiter is daar geen uitzondering op. Ook is het goedkoper om deze ‘simpele’ maar nodige stap van het proces door AI te laten doen. Een eerste gesprek met de AI Recruiter, bespaart een intercedent 30 minuten per kandidaat én levert nuttige info op. En dat is waar je als organisatie echt winst op maakt. Want elk halfuur dat de AI Recruiter vrijmaakt, kan de intercedent terug stoppen in die kandidaat. Dat ‘tweede’ gesprek is inhoudelijker en komt sneller tot de kern. Ook volgt er sneller een plaatsing. De digitalisering van het voorwerk maakt mensen niet onmisbaar, maar creëert juist meerwaarde waardoor de recruiter zijn rol nog beter kan uitoefenen. Techniek en menselijkheid zijn verweven, wat organisaties op korte en lange termijn helpt hun doelstellingen te realiseren. En dat is de 3e belangrijke waarde die de AI Recruiter levert, de gemiddelde kandidaattevredenheid stijgt namelijk met ±10%.

Waarom moet deze tooling een Recruitment Tech Award winnen?

Omdat het vernieuwend is – het is de eerste tool in recruitment die gebruik maakt van deze combinatie van AI-technologieën en is volledig in het ATS geïntegreerd. Het creëert meerwaarde: de AI Recruiter bespaart tijd, verzamelt info en levert zo geld op. Maar de tool maakt mensen niet onmisbaar. Het transformeert de rol van de intercedent. Die kan met behulp van de AI Recruiter juist meer waarde leveren – zowel voor kandidaat als voor organisatie.