Jess, de AI Talent Manager van Jopp, brengt schaalbaarheid zonder verlies van persoonlijke touch voor 80.000 potentiële sollicitaties. Lees de hele case van Jopp Students & Graduates die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2023.
Case van Jopp Students & Graduates
Omschrijving van de case
Maarten en Thomas, oprichters van Jopp, hebben ambitieuze doelen om dé specialist te worden in het bemiddelen van werk voor studenten. Dit jaar hebben we deze ambitie extra kracht bijgezet door onze samenwerking met Knaek, de populaire studentenkortingsapp, te intensiveren. Knaek verwelkomt jaarlijks meer dan 80.000 nieuwe studenten op haar platform, en vanaf 1 september 2023 worden alle Jopp (of Joppboard) vacatures beschikbaar in de Knaekapp om op te solliciteren.
Deze toestroom van 80.000 extra sollicitanten zou een enorme uitdaging met zich meebrengen. Omdat het onduidelijk is welke beschikbaarheid, uren, voorkeuren en kwalificaties deze kandidaten hebben. De bestaande operationele capaciteit kon deze hoeveelheid aanvragen niet aan. Het opschalen van de operatie en medewerkers was een optie maar liever wilden wij schaalbare (conversational AI) technologie inzetten.
In samenwerking met RecruitNow, onze ATS-leverancier die al bezig was met een conversational AI strategie, hebben we een oplossing bedacht op ons vraagstuk. Maak kennis met Jess, onze eerste digitale Talent Manager! Jess is een conversational AI oplossing en is momenteel verantwoordelijk voor het eerste contact met sollicitanten via WhatsApp en registreert alle data in ons ATS om het kandidaatprofiel te verrijken, inclusief een samenvatting van het gesprek. Dit stelt onze Talent Managers in staat om naadloos in te springen en de interactie voort te zetten. Talent Managers besteden tot 90% minder tijd per sollicitant. Deze tijd wordt vervolgens ingezet voor meer kwalitatieve gesprekken.
Jess biedt ongekende schaalbaarheid, 24/7 beschikbaarheid en meertalige ondersteuning, waardoor we een persoonlijke connectie met elke kandidaat kunnen (blijven) leggen en sollicitatieprocessen efficiënter dan ooit kunnen beheren. Met Jess aan boord zijn we in staat hogere volumes sollicitanten te helpen, volgens onze visie, zonder de organisatie aanzienlijk te groeien in het aantal vestigingen of medewerkers.
Welke tooling is gebruikt in de case?
Wij streven naar het single-source-of-truth principe als het aankomt op onze data(base) en operatie. Dat houdt in dat we data en werkprocessen willen registreren in een gecentraliseerd punt. Dat is voor ons Cockpit, de ATS-software van RecruitNow. Jess is volledig in co-creatie tussen Jopp en RecruitNow ontwikkeld. Waarbij RecruitNow verantwoordelijk was voor de technologie en Jopp voor de tone-of-voice en personificatie van Jess.
Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?
De samenwerking met Knaek, de populaire studentenkortingsapp met jaarlijks meer dan 80.000 nieuwe studenten op haar platform, leidde tot een aanzienlijke toename van potentiële sollicitanten voor Jopp. Het stelde ons voor de uitdaging om efficiënt om te gaan met deze grote hoeveelheid sollicitaties en tegelijkertijd de kwaliteit van het sollicitatieproces te waarborgen. Jess bood een schaalbare, 24/7 beschikbare, meertalige AI-oplossing om o.a. het eerste contact met sollicitanten te leggen.
Wat was het resultaat van de case?
Met Jess aan boord kunnen we op grote schaal, 24/7 en in iedere taal sollicitanten helpen door het sollicitatieproces. Wij zijn in staat hogere volumes sollicitanten te helpen, volgens onze visie, zonder de organisatie te groeien in het aantal vestigingen of medewerkers.
Dit heeft ons (tot op heden) meetbaar opgeleverd:
1. Tot 90% tijdsbesparing per sollicitant. Op te delen in twee processen:
A. Voor complete en geïnteresseerde profielen, zien wij dat Jess circa 30 minuten aan tijdsbesparing per sollicitant realiseert.
B. Voor minder geïnteresseerde profielen (of minder concrete sollicitaties) bespaart Jess de Talent Manager 90% tijd.
2. Productiviteit Talent Manager
Dankzij Jess realiseren wij met onze huidige bezetting een productiviteitsstijging tussen de 200% en 400%. Een Talent Manager kan nu gemiddeld 7 intakes met geïnteresseerde kandidaten per uur doen. Dat waren er 3, waarvan de concrete interesse ook nog niet bekend was.
3. Kwaliteit van de kandidaatervaring
De minimale reactietijd tussen sollicitatie en het eerste contact met Jopp. En het feit het voorbereiden werk van Jess ervoor zorgt dat gesprekken tussen Talent Managers en kandidaten waardevoller zijn. Levert een stijging in onze kandidaattevredenheid op 10% op onze bestaande NPS.
4. Administratie is 100% correct en consistent.
Na afronding van het gesprek heeft Jess alle beschikbare informatie in de juiste velden bijgewerkt in Cockpit. Dit geeft iedere Talent Manager een betrouwbare en goede basis.
Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?
Jess moet winnen omdat Jess een manier gevonden heeft om een win-win situatie te creëren voor alle betrokkenen binnen het recruitmentproces (kandidaat, opdrachtgever en Jopp). Door goede personificatie, slimme toepassing van technologie en een native integratie tussen systemen hebben wij de ideale reis voor alle partijen kunnen realiseren.
Hiermee heeft Jess wat ons betreft bewezen dat de toepassing van conversational AI binnen recruitment nu echt wordt geadopteerd en deze technologie dus klaar is voor brede inzet binnen de branche.
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
Jess (Jopp)
Justin Wiggers (Jopp)
Patrick Worst (RecruitNow, Innovatiemanager)
Jorn Theunissen (RecruitNow)
Rik Verbrugge (RecruitNow)
Thomas Lock (Jopp, founder)
Maarten Schram (Jopp, founder)
+ Iedereen die heeft geholpen met testen van- en dagelijks contact hebben met Jess!
