Net zoals kandidaten, zijn mooie automatiseringscases ook schaars. Tijdens Case_Day spraken Michelle Kooijman en Wim van den Nobelen (Strictly People) over de tooling die het werving- en selectiebureau voor salarisadministrateurs inzet.

‘Profijt van automatisering’

Michelle Kooijman, sourcer bij Strictly People, deed de aftrap, door te benadrukken dat de klant geen last moet hebben van de automatisering, maar juist profijt. “We horen vaak dat als je gaat automatiseren je proces onpersoonlijker wordt. Dat is bij ons niet het geval. Juist door automatiseren hebben we meer tijd voor klant en kandidaat. Laten we beginnen bij sales. Tot voor kort monitorden twee collega’s alle vacatures voor salarisadministrateurs.”

“Juist door automatiseren hebben we meer tijd voor klant en kandidaat.”

Dat duurde circa vier uur per dag, stelt Kooijman. “Inmiddels hebben wij een bot draaien die alle salaris-administratieve vacatures die er zijn in ons ATS van OTYS zet. Zodat het sales-proces kan gaan lopen. Vervolgens gaan er mailings uit naar alle hiring managers van de betreffende vacatures. Daarbij zit een introductie videootje, wie we zijn, wat we doen. In die mail zit ook al een offerte, zodat ze weten wat het kost als ze met ons in zee gaan.”

Van assessment tot marketingflow

De recruitmentkant heeft twee aspecten: de kandidaat en de klant, stelt Van den Nobelen. “Wij willen voor de klant bij vacatures zo goed mogelijk weten wat deze inhoudt, op taak- en competentieniveau. Hiervoor hebben we een assessment ontwikkeld, via WhatsApp. Voor de hiring manager, een collega en een vertrekkende collega. Het invullen van de vragenlijst duurt ongeveer acht minuten: wat zij denken dat de nieuwe medewerker aan taken moet hebben. Wij doen vervolgens een – gebenchmarkt – voorstel over waar de functie uit zou moeten bestaan.”

Vervolgens komt marketing aan de beurt. Kooijman: “De vacature is bij ons binnengekomen en marketing gaat deze uitzetten. De kandidaat kan rechtstreeks bij ons solliciteren en daarnaast hebben we samen met Joboti een recruitment flow opgezet, per chat. De kandidaat hoeft geen eindeloze formulieren in te vullen, maar wordt met appjes er doorheen geleid. Daarnaast hebben we met OTYS een track-and-trace systeem gebouwd. De sollicitant kan precies volgen hoe het met zijn sollicitatie staat. We zijn ook bezig met het automatiseren van alle marketing-mailing. Daarvoor gaan we samenwerken met Marketing Heap.`’

Sourcing met NIXZ

Strictly People werkt voor de sourcing samen met NIXZ. “Die hebben een bot voor ons draaien”, vertelt Kooijman. “Zij zetten in OTYS de ideale zoekopdracht voor ons neer en die wordt realtime gekoppeld aan de juiste kandidaten in het systeem. De sourcers hoeven niet de hele database door, maar kunnen zich concentreren op de kandidaten die geschikt zijn. Met OTYS hebben we ook een match-criteria systeem gebouwd.”

“Labels, zoals een bepaald diploma dat je al dan niet hebt, worden aan de kandidaat gekoppeld, zodat de sourcer dat onmiddellijk kan zien. Dat is voor onze vaste vacatures. Daarnaast doen we veel interim. Samen met OTYS en Joboti hebben wij een beschikbaarheid-module geactiveerd. Zodat we  kunnen zien per wanneer de interimmer beschikbaar is. Als die datum nadert, gaat er een WhatsApp uit naar de interimmer, om te verifiëren of dat klopt.”

Next Level Profiler

Ook kandidaten krijgen een assessment via WhatsApp. Van den Nobelen: “Wij noemen dat assessment de Next Level Profiler. De kandidaat krijgt na dat assessment real time te zien hoe hij zich verhoudt tot de vacature waarop hij gesolliciteerd heeft. Je ziet de taken die je al uitvoert, beheerst en de taken die nog ontbreken. Aan die taken zitten competenties, zodat de kandidaat weet waar nog aan gewerkt moet worden en welke aandachtspunten er zijn. De klant krijgt dat overzicht ook. Wij selecteren vervolgens de beste kandidaten en die stellen wij voor. Waarbij wij denken dat de competenties en skills van een kandidaat doorslaggevend zijn, niet zozeer opleiding en ervaring.”

“Wij denken dat wellicht het hele proces te automatiseren is.”

Op basis van de assessments kan Stricty People vervolgens aangeven welke kandidaten voor hoeveel procent voldoen. “De afgelopen jaren scoorden we 90% en in 2022 hebben we 100% van onze vacatures ingevuld met hulp van onze Next Level Profiler. Wij denken dat wellicht het hele proces te automatiseren is. De recruiter blijft het verschil maken door empatisch vermogen. Juist door optimale automatisering kan je het verschil dan nog meer maken.”