Freelance Management Systeem voor het centraal beheren van je zzp-netwerk: van opdrachten en contracten tot facturatie, compliance en samenwerking. Lees over de recruitment tool van Lance Free die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2025.
Recruitment tooling van Lance Free
Omschrijving van de tooling
Het ZZP Beheer Systeem van Lance Free is een Freelance Management Systeem (FMS) dat is ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het organiseren van hun samenwerking met zelfstandig professionals. De tool biedt één centrale omgeving voor het beheren van je eigen freelance netwerk: van onboarding, contractbeheer en compliance tot facturatie. Alles is erop gericht om administratieve lasten te verminderen en tegelijkertijd te voldoen aan actuele wet- en regelgeving, zoals de WKA en DBA. Dit voorkomt risico’s op schijnzelfstandigheid of ketenaansprakelijkheid, zonder dat gebruikers zich door juridische details hoeven te worstelen.
Organisaties kunnen zelf de regie houden over hun ZZP-inhuur door hun eigen ZZP-netwerk overzichtelijk op één plek te beheren. ZZP’ers kunnen direct reageren op opdrachten en worden bij goedkeuring automatisch geonboard en kunnen worden betaald binnen een uur.
Het systeem is ontstaan vanuit de praktijk, met aandacht voor gebruiksgemak, naleving en transparantie. Het sluit aan bij organisaties die zelf regie willen houden over hun flexibele schil, zonder afhankelijk te zijn van tussenpartijen.
Wat het systeem bijzonder maakt, is de intelligente compliance-ondersteuning. AI-algoritmes monitoren automatisch DBA-risico’s door werkpatronen te analyseren en waarschuwen tijdig bij mogelijke problemen. De certificaten-scanner controleert automatisch de geldigheid van documenten, terwijl het urencriterium-systeem bijhoudt wanneer ZZP’ers de grenzen naderen.
Welk probleem lost de tool op?
Bedrijven hebben vaak geen overzicht van hun zzp’ers. Ze werken met Excel-bestanden, losse contracten en weten niet welke certificaten wanneer verlopen. Door nieuwe wetten zoals de controle op schijnzelfstandigheid lopen ze risico op naheffingen, maar ook boetes in 2026. Facturen kloppen niet altijd en de administratie kost veel tijd. Wij zorgen dat alles op één plek staat, automatisch wordt bijgehouden en dat bedrijven gewaarschuwd worden bij risicovolle samenwerkingen.
Hoe werkt de tool?
Een recruiter begint met het uploaden van alle zzp’ers naar het systeem. Daarna kan hij snel zoeken naar iemand met de juiste ervaring of certificaten voor een project. Het systeem toont ook hoe eerdere samenwerkingen zijn verlopen. Als er iemand wordt gekozen, vullen beide partijen eerst een schijnzelfstandigheidschecklist in om DBA-problemen te voorkomen. Daarna genereert het systeem automatisch een modelovereenkomst. De zzp’er krijgt een link om zijn gegevens te controleren en certificaten te uploaden. Ons systeem checkt of alles klopt via externe databronnen. Tijdens het project registreert de zzp’er zijn uren via de app. De recruiter keurt dit goed en het systeem maakt automatisch een factuur. Er komt één overzichtsfactuur per week per project. Het systeem houdt in de gaten of er problemen kunnen ontstaan met de DBA-wetgeving en waarschuwt op tijd. Bijvoorbeeld kan het urencriterium worden aangezet zodat bedrijven weten wanneer een zzp’er te veel uren bij hen loopt.
Wordt er AI gebruikt in de tool?
We gebruiken AI op drie plekken: een DBA-algoritme dat werkpatronen analyseert en waarschuwt voor schijnzelfstandigheidsrisico’s, een certificaten-scanner die controleert of documenten echt en geldig zijn, en automatische generatie van projectomschrijvingen en contracten. De AI draait op de achtergrond en helpt risico’s voorkomen en tijd besparen bij handmatige controles.
Wat levert gebruik van de tooling op?
Voor bedrijven scheelt het vooral veel tijd. Ze hoeven niet meer handmatig contracten op te stellen of facturen te controleren. Het risico op boetes door verkeerde DBA-interpretatie wordt veel kleiner omdat het systeem waarschuwt bij problemen. Zo is alle administratie op een plek gedocumenteerd bij een eventuele controle van de Belastingdienst. Teams kunnen makkelijker samenwerken omdat iedereen dezelfde informatie ziet. De kwaliteit van zzp’ers gaat omhoog omdat certificaten automatisch worden gecontroleerd. Projecten kunnen sneller starten omdat zoeken naar de juiste persoon veel sneller gaat.
Zzp’ers hebben er ook voordeel van. Hun urenregistratie kunnen ze op een plek bijhouden en ze hoeven geen facturen meer te maken omdat het systeem dit doet. Als ze snel geld nodig hebben, kunnen ze binnen een dag betaald worden in plaats van weken wachten. Het systeem houdt hun certificaten bij en waarschuwt als iets bijna verloopt.
Wat maakt de tool innoverend/vernieuwend?
Het bijzondere is dat we AI inzetten voor compliance in plaats van alleen voor matching. Ons systeem kijkt mee naar gedragspatronen en waarschuwt voor DBA-problemen voordat ze ontstaan. Ook hebben we een scanner die certificaten automatisch controleert op echtheid. De combinatie van alles in één systeem, van contract tot betaling, is nieuw in deze markt.
Wat is de visie op technologie in recruitment?
Onze visie is dat technologie moet helpen om menselijke keuzes beter te onderbouwen, processen te stroomlijnen en risico’s te beheersen, zonder dat het persoonlijk contact of inhoudelijke beoordeling vervangt. Zeker bij de inzet van zelfstandig professionals is transparantie cruciaal. Technologie kan daar een belangrijke rol spelen: door inzicht te geven in wie er werkt, onder welke voorwaarden, en met welke afspraken.
Goede tooling maakt het mogelijk om decentraal te werken (met meerdere locaties of afdelingen), maar toch overzicht te houden. Niet door mensen te automatiseren, maar door administratieve lasten weg te nemen en juridische kaders slim te borgen. Zo ontstaat er ruimte voor samenwerking op basis van vertrouwen, zonder dat compliance of efficiëntie in het gedrang komen.
Waarom moet deze tooling een Recruitment Tech Award winnen?
Onze tooling geeft organisaties regie over hun zzp-inhuur zonder tussenkomst van derden. Door processen te stroomlijnen en compliance automatisch te borgen, maken we samenwerking eenvoudiger én juridisch veiliger. Met behulp van AI signaleren we risico’s op schijnzelfstandigheid, zodat gebruikers vroegtijdig kunnen bijsturen. Praktisch, schaalbaar en ontwikkeld vanuit de werkvloer.
