Draagvlak creëren voor recruitmentsoftware: zo overtuig je het management

Recruitmentsoftware is de afgelopen jaren geëvolueerd van een ‘nice-to-have’ naar een essentiële tool voor recruiters om effectief talent te kunnen aantrekken, beheren en behouden. Ondanks de vele voordelen die recruitmentsoftware biedt, ervaren veel recruiters nog steeds obstakels bij het overtuigen van het management om hierin te investeren. Hoe kun je als recruiter het management overtuigen van de noodzaak en waarde van deze investering? In dit artikel ontdek je praktische strategieën en handvatten om draagvlak te creëren en het management te overtuigen.

De businesscase begrijpen en formuleren

Management kijkt vooral naar het grotere plaatje: wat kost de investering en wat levert het op? Recruiters moeten daarom in staat zijn om een heldere business case op te stellen waarin de kosten, baten en strategische waarde van de software duidelijk worden uitgelegd.

Hoe pak je dit aan?

• Identificeer de huidige uitdagingen: Onderzoek en kwantificeer de problemen waarmee het recruitmentteam momenteel te maken heeft. Denk aan:
  • Lange time-to-hire waardoor vacatures moeilijk ingevuld raken en projecten vertraging oplopen.
  • Hoge cost-per-hire door inefficiënte processen of afhankelijkheid van externe bureaus.
  • Negatieve candidate experience door slechte communicatie of lange doorlooptijden.
• Benoem concrete voordelen van recruitmentsoftware: Breng in kaart hoe de software deze uitdagingen kan oplossen:
  • Automatisering van administratieve taken: Software kan tijd besparen door taken zoals cv-screening en het versturen van e-mails te automatiseren.
  • Verbetering van candidate experience: Geautomatiseerde feedback en self-service portals verbeteren de ervaring van de kandidaat.
  • Gebruik van data en analytics: Met recruitmentsoftware kun je gemakkelijk inzicht krijgen in de prestaties van wervingscampagnes en daarmee je strategie optimaliseren.
• Gebruik data en metrics: Onderbouw je argumenten met statistieken en onderzoeksgegevens. Bijvoorbeeld:
  • Bedrijven die investeren in recruitmenttechnologie ervaren gemiddeld 22% lagere wervingskosten (LinkedIn Talent Solutions).
  • De time-to-hire kan met gemiddeld 17% worden verkort door het gebruik van geautomatiseerde workflows (Gartner Research).

Praktische tip: Bereken de potentiële besparingen door huidige problemen (zoals hoge cost-per-hire) naast de geschatte voordelen te leggen. Dit maakt de meerwaarde concreet en inzichtelijk.

Afstemmen op organisatiedoelen

Management wil zien hoe recruitmentsoftware bijdraagt aan de strategische doelen van de organisatie. Stel jezelf de vraag: hoe kan deze investering helpen om de groeistrategie te ondersteunen, diversiteit en inclusie te bevorderen, of de retentie van personeel te verbeteren?

• Link met bedrijfsdoelen: Maak duidelijk hoe recruitmentsoftware aansluit bij huidige prioriteiten:
  • Diversiteit en inclusie: Recruitmentsoftware kan helpen bij het analyseren van de diversiteit in de talentpool en het verminderen van bias in het selectieproces.
  • Efficiëntie en productiviteit: Door administratieve taken te automatiseren, kunnen recruiters zich richten op strategischere taken zoals het opbouwen van talentpools.
• Spreek de taal van het management: Gebruik managementtermen zoals ‘efficiëntie’, ‘strategische waarde’ en ‘concurrentievoordeel’. Vermijd vakjargon uit de recruitmentwereld en focus op hoe de software bijdraagt aan het concurrentievermogen van het bedrijf.

Praktische tip: Gebruik concrete voorbeelden van hoe de software kan bijdragen aan organisatiedoelen. Als de organisatie bijvoorbeeld wil uitbreiden naar nieuwe markten, leg dan uit hoe recruitmentsoftware kan helpen bij het snel identificeren van geschikte kandidaten voor die markten.

Stakeholders betrekken

Identificeer de kernstakeholders die betrokken moeten worden bij het besluitvormingsproces. Dit zijn doorgaans de hr-directeur, de chief financial officer (cfo), de it-afdeling en soms ook de ceo.

Strategieën om hen te betrekken:

• Stel een projectteam samen: Richt een projectteam op met vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen om samen de vereisten voor de software te bepalen. Dit creëert een gevoel van gedeeld eigenaarschap.
• Organiseer workshops en demo’s: Nodig een vertegenwoordiger van de softwareleverancier uit voor een interactieve sessie met het managementteam. Dit maakt de voordelen tastbaar en biedt ruimte voor vragen.
• Maak gebruik van testimonials: Breng stakeholders in contact met bedrijven die de software succesvol hebben geïmplementeerd, of laat interne gebruikers hun ervaringen delen. Dit versterkt de geloofwaardigheid van je argumenten.

Praktische tip: Zorg ervoor dat je op maat gemaakte presentaties en gesprekken voert met iedere stakeholder. De it-afdeling zal bijvoorbeeld meer geïnteresseerd zijn in veiligheid en integratie, terwijl de cfo wil weten hoe de investering zich financieel terugbetaalt.

Risico’s en weerstanden bespreekbaar maken

Enkele veelvoorkomende bezwaren zijn: hoge kosten versus onzekere baten, de complexiteit van implementatie, weerstand van medewerkers en een mogelijk verlies van controle over processen.

Oplossingen bieden:

• Kostenspreiding en roi: Laat zien dat de investering zichzelf terugverdient door een lagere cost-per-hire of snellere invulling van kritische functies (McKinsey & Company).
• Gefaseerde implementatie: Stel voor om de software stapsgewijs te implementeren. Bijvoorbeeld eerst binnen één afdeling, zoals marketing, om de voordelen op kleine schaal te bewijzen.
• Ondersteuning en training: Geef aan dat leveranciers vaak uitgebreide training en support aanbieden om het implementatieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Praktische tip: Ga proactief het gesprek aan met medewerkers die weerstand vertonen en bied hen de mogelijkheid om deel te nemen aan het selectie- en implementatieproces van de software. Dit zorgt voor een gevoel van betrokkenheid en vermindert weerstand.

Meetbare resultaten en succesverhalen

Voorbeelden van kpi’s die relevant zijn voor het management:

• Time-to-hire: Verkorting van de tijd die nodig is om een vacature in te vullen.
• Cost-per-hire: Verlaging van de kosten per nieuwe medewerker.
• Kwaliteit van de hires: Verbetering van de performance en het behoud van nieuw talent.

Succesverhalen:

• Bedrijf a: Wist door de inzet van recruitmentsoftware de time-to-hire met 30% te verkorten (Recruitmenttech.nl), waardoor zij sneller konden inspelen op de vraag vanuit de markt.
• Organisatie b: Realiseerde een kostenbesparing van 20% per hire dankzij efficiëntere sourcing en het gebruik van ai-gestuurde screeningtools (LinkedIn Talent Solutions).

Praktische tip: Verzamel deze data niet alleen uit externe bronnen, maar ook intern, als er al met een pilotprogramma is gewerkt. Dit maakt de cijfers nog geloofwaardiger.

Het besluitvormingsproces faciliteren

Zorg ervoor dat je een duidelijk plan hebt met betrekking tot de implementatietijd en het budget. Dit moet een gedetailleerde tijdlijn bevatten waarin staat beschreven welke afdelingen wanneer worden betrokken en welke kosten in elke fase worden gemaakt.

• Stel een tijdlijn op van 6 maanden tot een jaar, afhankelijk van de grootte van de organisatie.
• Breek het budget op in fasen, zoals aanschaf, training en implementatie, zodat kosten en verwachte baten per fase duidelijk zijn.

Pilotprogramma of proefperiode

Stel voor om een pilotprogramma uit te voeren in één afdeling of regio om de voordelen en eventuele uitdagingen in een gecontroleerde omgeving te testen.

Praktische tip: Een pilotprogramma verlaagt het risico voor het management en biedt de mogelijkheid om echte resultaten te laten zien voordat een grotere investering wordt gedaan.

Bronnen:

• LinkedIn Talent Solutions: “Recruitment Technology Trends 2024”
• Gartner Research: “The Business Case for Recruitment Software”
• McKinsey & Company: “How Digital is Transforming Recruitment Processes”
• Recruitmenttech.nl: Artikelen en analyses over de impact van recruitmentsoftware in Nederland