Geautomatiseerde kandidaatconversatie voor sollicitatie, preselectie en interviewplanning in 2 minuten via WhatsApp met volledige koppeling naar het ATS. Lees de hele case van Easy Way die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2021.
Case van Easy Way
Omschrijving van de case
Easy Way werft voortdurend en in hoog volume kandidaten voor functies als chauffeur, hiker voor haar automotive dienstverlening. De doelgroep is divers: van jongeren (studenten) tot gepensioneerden in heel Nederland.
Recruiters zorgden voor de individuele preselectie van alle sollicitanten en planden eventueel opvolgende praktijk- en instructietesten handmatig in. Dit was een tijdrovend proces en weinig attractief voor zowel kandidaten als recruiters. Voor de Easy Way recruiters zijn kandidaten lang niet altijd goed telefonisch bereikbaar en terugbelpogingen stuitten vaak op de voicemail van de recruiters. In het uiteindelijke gesprek moesten altijd de standaard ‘harde’ selectievragen worden behandeld. Saaie gespreksstof voor de recruiter en weinig enerverende vragen voor de kandidaat. Bovendien hebben steeds meer kandidaten een hekel aan bellen. Afhankelijk van de beoordeling werd na de telefonische intake een praktijk- en instructietest gepland.
Halverwege 2020 besloot RGF Easy Way dit repetitieve proces volledig te automatiseren door de inzet van de recruitment (conversatie) automation-oplossingen van Joboti.
Zo werd solliciteren via WhatsApp mogelijk gemaakt. Aan alle kandidaten worden, afhankelijk van de functie, elf pre-selectievragen gesteld. Op basis van de antwoorden wordt direct al dan niet besloten tot het inplannen van een praktijktest. Easy Way creëert hiermee een bedrijfsspecifieke, geautomatiseerde conversatie waarbij de kandidaat via WhatsApp solliciteert en de geautomatiseerde pre-selectieconversatie en eventuele praktijktestplanning elkaar naadloos kunnen opvolgen. Deze virtuele recruitmentassistent is 24/7 beschikbaar voor kandidaten en recruiters.
De gehele Whatsappconversatie kent verschillende eindscenario’s. Informatie die beschikbaar komt uit de kandidaatgesprekken wordt ondergebracht in het achterliggende ATS. Alle data blijft dus in één centrale applicatie beschikbaar.
N.B. 37% van de kandidaten solliciteert buiten kantoortijden.
Welke tooling is gebruikt in de case?
WhatsApp Business
Joboti
HROffice
De geautomatiseerde recruitmentconversaties zijn opgebouwd binnen het Joboti-platform. Joboti verzorgt eveneens de API-koppeling met HROffice en WhatsApp Business. Easy Way maakte al gebruik van HROffice als ATS-applicatie. De jobsite is eveneens gerealiseerd door HROffice.
Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?
Kandidaten waren vaak slecht telefonisch bereikbaar voor de eerste screening. Het wervingsproces was een arbeidsintensief, kostbaar en slecht schaalbaar proces. Het proces was traag voor kandidaten en het was saai, repetitief werk voor recruiters.
Wat was het resultaat van de case?
Tijdswinst: 128 uur per maand
Kwaliteits-kpi: 66% meer tijd voor soft skills check; nu worden hard skills door de virtuele assistent gecheckt
Conversie: van de sollicitanten die via WhatsApp het proces doorlopen wordt 80% aangenomen versus 35% via de reguliere kanalen
24/7 dienstverlening, die kandidaten ervaren als prettig, professioneel en snel. De kandidaat waardeert het om direct inzicht te hebben in de resultaten van de sollicitatie en de mogelijkheid te hebben om de praktijktest zelf in te plannen.
Easy Way kent de volgende concrete resultaten:
- Gemiddeld 507 sollicitanten per maand.
- Van de sollicitanten voldoet 88% aan de gestelde eisen.
- De recruiter bespaart 16 minuten per kandidaat die voldoet aan het gewenste profiel. 12% van de kandidaten voldoet niet aan het gewenste profiel (bijvoorbeeld door het niet in het bezit zijn van een rijbewijs). Dit bespaart de recruiter 10 minuten per kandidaat aan onnodige, telefonische pre-selectiegesprekken. De totale tijdsbesparing door de inzet van WhatsApp-solliciteren bedraagt 129 uur per maand.
- 30% conversieverbetering: van intake naar hire per intakegroep. Bij gebruik van de traditionele sollicitatieprocedure resulteren 5 van de 10 intakes in hire. Instroom via Joboti: 8 van de 10 intakes resulteren in hire.
- Zo is een schaalbare operatie gecreëerd.Na lanceren van de oplossing won Easy Way een grote tender van een leasemaatschappij. Het opschalen van de recruitmentoperatie kon simpel en zonder uitbreiding van fte.
Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?
Een winnende case moet, los van innovatieve technologie, zowel de recruiter als de kandidaat helpen om het wervingsproces sneller, makkelijker en attractiever te maken. Ons inziens maakt de case van Easy Way dat waar.
Candidate experience: Een kandidaat kan via WhatsApp solliciteren, krijgt direct feedback op zijn sollicitatie en kan reeds tijdens de sollicitatie een praktijktraining plannen. Kandidaten waarderen de snelheid en de innovatieve vorm van communicatie.
Recruitment Operations: Recruiters zijn enthousiast. Minder routinetaken en meer focus op kwalitatieve selectie van soft skills. Bovendien kan gewerkt worden met kandidaten met wie een hogere conversie wordt behaald. Dat is dus ook goed voor de organisatie. Er wordt met meer plezier en bovendien sneller gewerkt, tegen een lager kostenniveau.
Innovatie: de geautomatiseerde communicaties kunnen worden uitgerold via WhatsApp en zijn bijzonder interactief: veel leuker dan statische formulieren en sneller dan e-mailcommunicatie
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
Deze oplossing is gerealiseerd door Easy Way in samenwerking met Joboti en HROffice. Vanuit Easy Way werd het project gedragen door de voormalig directeur, Carmen Meertens. Momenteel is Maximilian Krijgsman eindverantwoordelijke voor de operatie van Easy Way. Vanuit Joboti zijn founders Stephan Kockelkoren en Luuk van Neerven betrokken en vanuit HROffice Yves Gravé.
