Recruitmentsystemen voor kleine(re) organisaties: waar moet je op letten

In deze serie zetten we op een rij waar verschillende typen organisaties op moeten letten bij het selecteren van een recruitmentsysteem. Waar moet jouw specifieke organisatie op letten en waarom? In dit artikel zetten we op een rij waar kleine(re) organisaties op moeten letten bij de selectie.

Recruitmentsysteem

Een kleine organisatie gaat logischerwijs anders te werk met recruitment dan een grote organisatie. Er kunnen slechts één of twee mensen in de lead zijn van alle recruitmenttaken, en soms hebben ze zelfs andere taken te vervullen naast sourcing, sollicitatiegesprekken en andere recruitmentkwesties.

Een applicant tracking system (ATS) voor kleine organisaties kan helpen bij het werven van toptalent, ook als je organisatie inderdaad ‘kleiner’ is. Bepaalde aspecten van het selectieproces moeten echter gericht zijn op het optimaliseren van het systeem voor jouw kleine organisatie, in plaats van te kiezen voor een systeem dat beter geschikt is voor grotere organisaties. Hieronder zetten we vijf punten op een rij waar je zeker op moet letten bij het maken van een keuze voor een recruitmentsysteem voor kleine(re) organisaties.

Overweeg om te kiezen voor schaalbare software

Veel ATS-oplossingen hebben meer mogelijkheden dan een organisatie echt nodig heeft. Oplossingen die aanpasbaar zijn, stellen je in staat om de functies te kiezen die je nodig hebt en tegelijkertijd kosten te besparen. Dit kan vooral nuttig zijn als je bepaalde elementen van je oude systeem in gebruik wil houden en je andere juist wil updaten.

Let op de betaalbaarheid van het systeem

Een kleine organisatie opereert over het algemeen niet met zo’n groot budget als een middelgrote of grote organisatie, dus het is nog noodzakelijker om de kosten zo laag mogelijk te houden. Hoewel het lijkt alsof het overslaan van een ATS in zijn geheel een goed idee is, kan het in feite geld besparen door de arbeidstijd die wordt bespaard op het gaan door alle cv’s en sollicitaties, waardoor weer andere taken kunnen worden uitgevoerd. In plaats van het vermijden van een recruitmentsysteem, is het een goed idee om te kijken naar opties die je in staat stellen om te betalen op basis van het aantal gebruikers of het aantal gebruikte functies.

Zoek uit hoe het systeem zal worden gebruikt

Voordat je echt op zoek gaat naar een systeem, moet je eerst uitzoeken hoe dat systeem gebruikt gaat worden, zodat je prioriteiten kunt stellen. Zal het vooral gebruikt worden om te posten op job boards en sociale media, of om sollicitanten te volgen? Schrijf je intenties voor het systeem op en gebruik dit als een springplank om je gewenste functionaliteit te achterhalen.

Betrek het juiste personeel bij de selectie van het systeem

Selecteren doe je samen. Logischerwijs is recruitment of HRM in de lead, deze persoon/personen of afdeling zal de software gebruiken, dus het is zinvol om ze aan boord te krijgen en ervoor te zorgen dat ze de software vanaf het begin begrijpen. Maar betrek ook de afdeling ICT erbij en vacaturehouders wanneer zij straks ook met het systeem moeten werken. Door breed mensen intern te betrekken krijg je sneller draagvlak. Daarnaast kan hun feedback van onschatbare waarde zijn in je selectieproces. Benieuwd wie je zeker moet betrekken bij het implementatieplan van je recruitmentsysteem? Dat hebben we hier op een rijtje gezet.

Praat met leveranciers

Door te praten met leveranciers van recruitmentsystemen kom je precies te weten wat er beschikbaar is. Wees duidelijk en specifiek in je zoektocht naar kennis als je met de leveranciers praat, zodat je niet opgescheept raakt met een ATS dat misschien toch niet het beste is voor jouw ‘kleine’ organisatie. Zorg voor een lijst met vragen, met (voor jou) belangrijke functies en je zal waarschijnlijk een flinke stap kunnen zetten met de leveranciers.

In Nederland zijn er meer dan 25 verschillende leveranciers op het gebied van recruitmentsystemen. Een goede voorselectie zorgt ervoor dat het aantal potentiële leveranciers naar een aanvaardbaar aantal wordt teruggebracht in een longlist of shortlist.

Een recruitmentsysteem is misschien niet geschikt voor elke kleine organisatie, maar kan tijd en geld besparen voor de organisaties die goed zijn ingesteld om met deze systemen te werken. Zorg dat je kieskeurig bent, want dit kan helpen om de waarde van het systeem te maximaliseren.