Een Applicant Tracking System (ATS) ondersteunt organisaties bij iedere stap van het recruitmentproces. Het systeem helpt recruiters en hiring managers bij het publiceren van vacatures, het verwerken van sollicitaties, het beoordelen van kandidaten, het plannen van gesprekken en het analyseren van recruitmentresultaten. Moderne ATS’en automatiseren bovendien steeds meer administratieve werkzaamheden en kunnen worden gekoppeld aan andere HR- en recruitmentsoftware.
Een ATS ondersteunt het hele recruitmentproces
Een ATS is veel meer dan een digitale database met cv’s. Het systeem begeleidt vrijwel de volledige kandidaatreis, vanaf het moment dat een vacature wordt opgesteld tot het moment waarop een kandidaat in dienst treedt.
Daarmee ondersteunt een ATS niet alleen recruiters, maar ook hiring managers, HR-professionals, projectleiders en soms zelfs de salarisadministratie of onboarding.
RecruitmentTech beschrijft het ATS als het centrale platform binnen de recruitmenttechnologie van veel organisaties. Andere recruitmenttools, zoals recruitmentmarketingsoftware, assessments en HR-systemen, worden steeds vaker met het ATS verbonden.
Stap 1: Vacatures opstellen en publiceren
Het recruitmentproces begint meestal met een vacature.
Binnen een ATS kunnen recruiters:
- vacatures aanmaken;
- vacaturetemplates gebruiken;
- vacatures laten goedkeuren;
- arbeidsvoorwaarden toevoegen;
- vacatures publiceren.
Veel ATS’en ondersteunen multiposting. Daardoor kan één vacature automatisch verschijnen op de werken-bij-site, vacaturebanken en sociale media.
Hierdoor hoeft dezelfde vacature niet meerdere keren handmatig te worden ingevoerd.
Stap 2: Sollicitaties verzamelen
Wanneer kandidaten solliciteren, worden hun gegevens automatisch opgeslagen.
Een ATS bewaart onder andere:
- cv’s;
- motivatiebrieven;
- contactgegevens;
- portfolio’s;
- notities;
- communicatie.
Vrijwel alle systemen ondersteunen tegenwoordig cv-parsing. Daarbij worden gegevens uit een cv automatisch herkend en omgezet naar doorzoekbare informatie.
Dat maakt het eenvoudiger om kandidaten terug te vinden voor toekomstige vacatures.
Stap 3: Kandidaten beoordelen
Na ontvangst van de sollicitatie begint de selectie.
Een ATS helpt recruiters door kandidaten stap voor stap door de procedure te begeleiden.
Bijvoorbeeld:
- ontvangen;
- eerste screening;
- telefonisch gesprek;
- eerste interview;
- tweede gesprek;
- assessment;
- referentiecheck;
- aanbod;
- aangenomen.
Iedere betrokken collega kan de actuele status bekijken.
Daardoor ontstaat meer overzicht en wordt voorkomen dat kandidaten onnodig lang moeten wachten.
Stap 4: Samenwerken met hiring managers
Recruitment is vrijwel altijd teamwork.
Een ATS maakt samenwerking eenvoudiger doordat hiring managers rechtstreeks in het systeem kunnen werken.
Zij kunnen bijvoorbeeld:
- cv’s beoordelen;
- feedback geven;
- kandidaten vergelijken;
- interviews beoordelen;
- besluiten vastleggen.
Hierdoor hoeft informatie niet meer via e-mail of losse documenten te worden gedeeld.
Voor organisaties met meerdere vestigingen of recruitmentteams levert dit veel tijdwinst op.
Stap 5: Kandidaten informeren
Tijdens een sollicitatieprocedure vindt veel communicatie plaats.
Een ATS ondersteunt onder andere:
- ontvangstbevestigingen;
- uitnodigingen;
- herinneringen;
- afwijzingen;
- arbeidsvoorstellen.
Veel communicatie kan automatisch worden verzonden met behulp van vooraf ingestelde templates.
Dat zorgt voor een consistente candidate experience en vermindert administratief werk.
Stap 6: Recruitmentdata verzamelen
Iedere actie binnen een ATS levert gegevens op.
Daardoor kunnen organisaties inzicht krijgen in vragen als:
- Hoeveel sollicitaties levert een vacature op?
- Welke vacaturekanalen presteren het beste?
- Hoe lang duurt een procedure?
- Hoeveel kandidaten haken af?
- Welke recruiters behandelen de meeste vacatures?
Dashboards maken deze informatie zichtbaar.
Steeds meer organisaties gebruiken deze data om recruitmentprocessen continu te verbeteren.
Stap 7: Integreren met andere systemen
Een ATS functioneert meestal niet zelfstandig.
Veel organisaties koppelen hun ATS aan:
- HR-software;
- Microsoft 365;
- AFAS;
- Workday;
- assessmentsoftware;
- videointerviewsoftware;
- onboardingsoftware;
- Single Sign-On.
Hierdoor hoeven gegevens niet meerdere keren te worden ingevoerd en ontstaat één digitaal recruitmentproces.
Wat doet AI binnen een ATS?
Vrijwel alle leveranciers investeren in AI.
Toepassingen zijn onder andere:
- vacatureteksten verbeteren;
- cv’s samenvatten;
- interviewvragen genereren;
- kandidaten zoeken in talentpools;
- analyses uitvoeren.
AI ondersteunt recruiters, maar neemt de uiteindelijke selectie niet over.
Volgens de Europese AI Act blijft menselijke controle noodzakelijk wanneer AI wordt ingezet bij HR-processen die invloed kunnen hebben op kandidaten.
Wat doet een ATS juist niet?
Een ATS lost niet automatisch alle recruitmentproblemen op.
Het systeem:
- neemt geen sollicitatiegesprekken af;
- bepaalt niet zelfstandig wie wordt aangenomen;
- vervangt geen recruitmentstrategie;
- zorgt niet automatisch voor meer sollicitanten;
- verbetert geen slechte interne processen.
Een ATS ondersteunt het recruitmentproces, maar blijft afhankelijk van de manier waarop een organisatie recruitment organiseert.
Praktijkvoorbeeld
Een productiebedrijf met vijf vestigingen verwerkt jaarlijks ongeveer 250 sollicitaties.
Voorheen werden sollicitaties ontvangen via e-mail en hield iedere vestiging een eigen Excel-overzicht bij. Daardoor ontstonden verschillen in werkwijze en was managementinformatie lastig beschikbaar.
Na de invoering van een ATS worden vacatures centraal gepubliceerd, kunnen vestigingen samenwerken in hetzelfde systeem en zijn rapportages over doorlooptijden en vacaturekanalen automatisch beschikbaar.
Checklist: welke processen wil je automatiseren?
Een ATS kan interessant zijn wanneer je:
- vacatures centraal wilt beheren;
- sollicitaties automatisch wilt verwerken;
- samenwerking wilt verbeteren;
- rapportages wilt automatiseren;
- meerdere locaties hebt;
- HR-systemen wilt koppelen;
- administratief werk wilt verminderen.
Veelgestelde vragen
Verwerkt een ATS alleen sollicitaties?
Nee. Moderne ATS’en ondersteunen vrijwel het volledige recruitmentproces, van vacaturepublicatie tot onboarding en rapportages.
Kan een ATS zonder AI functioneren?
Ja. AI is een aanvullende functionaliteit. De kern van een ATS bestaat uit vacaturebeheer, kandidaatbeheer, communicatie en workflowmanagement.
Is een ATS ook geschikt voor internationale recruitment?
Ja. Veel enterprise-ATS’en ondersteunen meerdere talen, landen, valuta en recruitmentprocessen. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, verschilt per leverancier.
Bronnen
- Wat is een recruitmentsysteem (ATS) en wat zijn de trends in 2026?
https://www.recruitmenttech.nl/2026/02/11/wat-is-een-recruitmentsysteem-ats-en-wat-zijn-de-trends-in-2026/ - Waarom een ATS kiezen moeilijker is dan ooit
https://www.recruitmenttech.nl/2026/06/18/waarom-een-ats-kiezen-moeilijker-is-dan-ooit/ - Nieuwste versie: Download de Recruitment Tech Landscape 2026 II
https://www.recruitmenttech.nl/2026/06/05/nieuwste-versie-download-de-recruitment-tech-landscape-2026-ii/ - AIHR, Applicant Tracking System (ATS): A Complete Guide
https://www.aihr.com/blog/applicant-tracking-system/ - SAP Nederland, Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?
https://www.sap.com/netherlands/resources/what-is-an-applicant-tracking-system - Europese Commissie, AI Act
https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai
