Welke ATS ondersteunt WhatsApp?

Verschillende Nederlandse ATS’en ondersteunen WhatsApp. Controleerbare voorbeelden zijn Carerix, OTYS, Mysolution en Ubeeo. Recruiters kunnen vanuit deze systemen berichten versturen en ontvangen, terwijl gesprekken aan het kandidaatdossier worden gekoppeld. De mogelijkheden verschillen per leverancier. Let vooral op inkomende berichten, gezamenlijke inboxen, sjablonen, groepsberichten, automatisering, toestemmingsbeheer en de manier waarop gesprekken in het ATS worden opgeslagen.

Inleiding

WhatsApp kan het contact met kandidaten versnellen, maar een losse telefoon is geen volwaardige recruitmentoplossing. Gesprekken blijven dan bij één recruiter staan en zijn moeilijk over te dragen. Een koppeling met het ATS brengt berichten, afspraken en kandidaatgegevens samen. Organisaties moeten daarbij wel duidelijke regels vastleggen voor privacy, toegang, bewaartermijnen en het soort berichten dat via WhatsApp wordt verstuurd.

Hoe werkt WhatsApp binnen een ATS?

Een WhatsApp-koppeling verbindt het recruitmentsysteem met een zakelijk WhatsApp-account. Recruiters starten een gesprek vanuit het kandidaatprofiel of een centrale inbox. Verzonden en ontvangen berichten worden vervolgens aan het juiste dossier gekoppeld. Collega’s kunnen daardoor zien welke informatie is gedeeld en welke afspraken met de kandidaat zijn gemaakt.

Voor professionele integraties wordt doorgaans WhatsApp Business-technologie gebruikt. Het ATS of een gespecialiseerde integratiepartner verzorgt de koppeling. De recruiter hoeft dan niet steeds te wisselen tussen een telefoon en het recruitmentsysteem. RecruitmentTech beschrijft dergelijke geïntegreerde inboxen als een manier om communicatie centraal beschikbaar en overdraagbaar te maken.

Welke Nederlandse ATS’en ondersteunen WhatsApp?

Carerix, OTYS, Mysolution en Ubeeo zijn Nederlandse voorbeelden van ATS’en met aantoonbare WhatsApp-ondersteuning. Carerix biedt een plugin voor het versturen en ontvangen van berichten vanuit de recruitmentomgeving. OTYS ondersteunt directe gesprekken met één of meerdere kandidaten. Mysolution biedt WhatsApp-communicatie, sjablonen en afspraakplanning vanuit het systeem. Ubeeo werkt met een WhatsApp-koppeling via de Business API.

Dit is geen volledig overzicht van alle Nederlandse recruitmentsystemen. Andere ATS-leveranciers kunnen WhatsApp aanbieden via een standaardfunctie, betaalde module of externe koppeling. Controleer daarom of WhatsApp daadwerkelijk onderdeel is van het gewenste pakket en welke integratiepartner de technische verbinding verzorgt.

Welke WhatsApp-functionaliteiten zijn belangrijk?

Een knop waarmee een recruiter een WhatsApp-gesprek opent, is niet hetzelfde als een volledige integratie. Bij een eenvoudige koppeling kan het gesprek alsnog buiten het ATS plaatsvinden. Een uitgebreide integratie registreert inkomende en uitgaande berichten, ondersteunt meerdere gebruikers en bewaart de communicatie bij het kandidaatprofiel.

Berichten versturen en ontvangen

Controleer of recruiters niet alleen gesprekken kunnen starten, maar ook antwoorden binnen het ATS ontvangen. Wanneer inkomende berichten uitsluitend op een telefoon verschijnen, blijft de communicatie versnipperd. Een centrale inbox maakt het mogelijk om gesprekken te verdelen, over te nemen en tijdens afwezigheid van een collega voort te zetten.

Het ATS moet duidelijk tonen welke recruiter verantwoordelijk is en wanneer het laatste contact plaatsvond. Ook is het nuttig wanneer gebruikers vanuit het gesprek direct een taak, notitie of afspraak kunnen vastleggen.

Gesprekken koppelen aan het kandidaatdossier

WhatsApp-gesprekken bevatten vaak relevante informatie over beschikbaarheid, interesse, salarisverwachtingen en geplande gesprekken. Wanneer deze informatie alleen op een telefoon staat, ontbreekt een volledig kandidaatdossier. Een goede integratie slaat berichten daarom automatisch bij de juiste kandidaat op.

Controleer hoe het systeem omgaat met onbekende telefoonnummers, dubbele profielen en kandidaten die met een ander nummer reageren. Recruiters moeten berichten zo nodig handmatig aan het juiste dossier kunnen koppelen.

Sjablonen en berichten aan meerdere kandidaten

Sjablonen kunnen tijd besparen bij veelvoorkomende berichten, zoals uitnodigingen, herinneringen en verzoeken om beschikbaarheid. Mysolution beschrijft bijvoorbeeld het gebruik van sjablonen voor snelle reacties. Carerix en OTYS ondersteunen ook communicatie met meerdere kandidaten.

Groepsgewijze verzending vraagt om zorgvuldigheid. Kandidaten mogen elkaars gegevens niet zien en berichten moeten relevant blijven voor de ontvanger. Gebruik WhatsApp daarom niet als algemene mailinglijst. Selecteer kandidaten op basis van een concrete vacature, afspraak of eerder aangegeven interesse.

Afspraken en automatische communicatie

WhatsApp kan worden gebruikt om een gesprek te plannen, een herinnering te sturen of kandidaten door een eerste processtap te begeleiden. De RecruitmentTech-case van Easy Way laat zien dat WhatsApp ook kan worden gekoppeld aan preselectie en afspraakplanning. De antwoorden worden dan teruggestuurd naar het achterliggende ATS.

Automatisering is vooral bruikbaar bij terugkerende en duidelijke handelingen. Kandidaten moeten wel weten wanneer zij met een automatische assistent communiceren. Bij inhoudelijke vragen of uitzonderingen moet een recruiter het gesprek kunnen overnemen.

Privacy en zorgvuldig gebruik

Een WhatsApp-gesprek met een kandidaat bevat persoonsgegevens. De organisatie moet daarom vastleggen wie toegang heeft, waarom berichten worden bewaard en wanneer zij worden verwijderd. Een geïntegreerde oplossing voorkomt niet automatisch dat het proces aan alle privacyregels voldoet. De inrichting en het gebruik blijven de verantwoordelijkheid van de organisatie.

De kandidaat moet weten dat WhatsApp als communicatiekanaal wordt gebruikt. Voor het starten van bepaalde zakelijke gesprekken kunnen toestemming en vooraf goedgekeurde berichttemplates nodig zijn. Vraag de leverancier daarom hoe de koppeling omgaat met toestemming, afmelden, bewaartermijnen en verzoeken om verwijdering.

Gebruik WhatsApp bij voorkeur voor praktische en korte communicatie. Gevoelige documenten, uitgebreide beoordelingen en informatie die niet noodzakelijk is voor de procedure horen niet zonder duidelijke afweging in een chatgesprek thuis.

Wanneer is een externe koppeling nodig?

Niet ieder ATS heeft een eigen WhatsApp-module. Een leverancier kan samenwerken met een gespecialiseerde aanbieder die de WhatsApp Business-koppeling en centrale inbox verzorgt. Dat kan meer functies bieden, maar betekent ook dat meerdere partijen kandidaatgegevens verwerken.

Controleer bij een externe koppeling:

welke organisatie de WhatsApp Business-omgeving beheert;
waar berichten en metadata worden opgeslagen;
of gesprekken automatisch in het ATS verschijnen;
welke partij ondersteuning biedt bij storingen;
welke abonnementen en berichtkosten van toepassing zijn;
of de koppeling verdwijnt wanneer van integratiepartner wordt gewisseld.

Praktijkvoorbeeld

Een recruitmentteam gebruikt persoonlijke telefoons voor contact met kandidaten. Wanneer een recruiter afwezig is, weten collega’s niet welke afspraken zijn gemaakt. Kandidaten ontvangen daarnaast soms dubbele berichten. De organisatie activeert daarom een WhatsApp-koppeling binnen het ATS.

Recruiters werken voortaan vanuit een gezamenlijke inbox. Berichten worden automatisch gekoppeld aan kandidaatprofielen en collega’s kunnen gesprekken overnemen. Sjablonen worden gebruikt voor uitnodigingen en afspraakherinneringen. Voor inhoudelijke beoordelingen blijft e-mail of een beveiligd kandidatenportaal het aangewezen kanaal. Zo wordt WhatsApp een praktisch onderdeel van het proces, zonder alle communicatie naar de chatapp te verplaatsen.

Checklist voor WhatsApp in een ATS

Kunnen recruiters berichten versturen én ontvangen vanuit het ATS?
Worden gesprekken automatisch aan kandidaatdossiers gekoppeld?
Is een gezamenlijke inbox voor meerdere recruiters beschikbaar?
Kunnen gesprekken veilig worden overgenomen door collega’s?
Ondersteunt het systeem berichttemplates en afspraakherinneringen?
Kunnen meerdere kandidaten afzonderlijk worden benaderd?
Zijn toestemming en afmeldingen goed te beheren?
Kunnen bewaartermijnen en verwijdering worden ingesteld?
Is duidelijk welke integratiepartner kandidaatdata verwerkt?
Zijn licentie-, implementatie- en berichtkosten inzichtelijk?

Veelgestelde vragen

Welke Nederlandse ATS’en ondersteunen WhatsApp?

Carerix, OTYS, Mysolution en Ubeeo zijn controleerbare voorbeelden. Andere Nederlandse ATS’en kunnen WhatsApp eveneens aanbieden via een eigen module of een externe integratie.

Is WhatsApp standaard inbegrepen bij een ATS?

Niet altijd. De functie kan onderdeel zijn van een uitgebreider abonnement, een betaalde plugin of een koppeling met een gespecialiseerde WhatsApp-partner. Ook kunnen afzonderlijke berichtkosten gelden.

Kunnen meerdere recruiters hetzelfde gesprek bekijken?

Bij een centrale WhatsApp-inbox is dat meestal mogelijk. Controleer of toegangsrechten kunnen worden ingesteld en of zichtbaar is welke medewerker het gesprek behandelt.

Kan een kandidaat volledig via WhatsApp solliciteren?

Dat is technisch mogelijk met een gekoppelde chatbot of conversatieflow. Niet ieder ATS ondersteunt dit standaard. Vaak is daarvoor aanvullende recruitmentautomationsoftware nodig.