Assessmentsoftware koppel je aan een ATS door het ATS te laten bepalen wanneer een kandidaat een assessment krijgt en vervolgens alleen de noodzakelijke kandidaatgegevens naar het assessmentplatform te sturen. De uitslag of status komt daarna terug in het ATS, zodat recruiters vanuit één procesoverzicht kunnen werken. Een goede koppeling regelt niet alleen techniek, maar ook welke gegevens worden gedeeld, wie resultaten mag zien, hoe lang informatie wordt bewaard en hoe het assessment in de selectieprocedure wordt gebruikt.
Begin bij het selectieproces
Een assessment is geen losstaand technisch onderdeel. Bepaal eerst op welk moment in het recruitmentproces het wordt ingezet en waarom.
Een organisatie kan bijvoorbeeld na een eerste screening automatisch een capaciteitentest of persoonlijkheidsvragenlijst versturen. Een andere organisatie gebruikt alleen voor specifieke functies een assessment na het eerste gesprek.
Het ATS moet daarom weten welke kandidaten in aanmerking komen. Dat kan op basis van vacature, procesfase, locatie of andere vooraf ingestelde voorwaarden.
Recruitmenttech.nl beschrijft in Welke functionaliteiten moet een ATS hebben? dat koppelingen met aanvullende recruitmenttools voorkomen dat recruiters voortdurend tussen losse systemen moeten schakelen. Bij assessments is dat vooral relevant omdat de uitslag onderdeel wordt van de totale kandidaatbeoordeling.
Stuur zo weinig mogelijk kandidaatdata
Een assessmentplatform heeft meestal maar een beperkt aantal gegevens nodig om een kandidaat uit te nodigen. Denk aan:
- naam;
- e-mailadres;
- unieke kandidaat- of sollicitatiereferentie;
- vacature of functietype;
- taal;
- het gewenste assessment.
Het volledige cv, motivatiebrief of interne opmerkingen zijn doorgaans niet nodig voor de technische uitvoering van een assessment.
Door de gegevensuitwisseling beperkt te houden, wordt ook het beheer eenvoudiger. Je voorkomt dat dezelfde kandidaatdata zonder duidelijke reden in steeds meer systemen wordt opgeslagen.
Laat het ATS de uitnodiging starten
De koppeling kan worden ingericht met een trigger. Zodra een recruiter een kandidaat naar een bepaalde procesfase verplaatst, stuurt het ATS een verzoek naar de assessmentsoftware.
Dat verzoek bevat de noodzakelijke gegevens en het type assessment. Het assessmentplatform maakt vervolgens een sessie aan en verstuurt de uitnodiging of levert een unieke link terug die vanuit het ATS kan worden verzonden.
Deze werkwijze voorkomt dat recruiters handmatig kandidaten in twee systemen moeten aanmaken.
Gebruik een API voor de gegevensuitwisseling
Technisch gebeurt de koppeling vaak via een API. In Hoe werkt een API-koppeling met een ATS? staat dat een API duidelijke afspraken nodig heeft over authenticatie, datavelden, foutafhandeling en versiebeheer.
De OpenAPI Specification biedt een leveranciersneutrale methode om HTTP-API’s te beschrijven. Voor een assessmentkoppeling is documentatie belangrijk omdat beide systemen precies moeten weten welke kandidaat-ID, assessmentcode en statuswaarden worden gebruikt.
Test daarbij niet alleen of een kandidaat kan worden aangemaakt. Controleer ook wat er gebeurt als een e-mailadres ontbreekt, een assessmentcode niet bestaat of dezelfde kandidaat twee keer wordt verstuurd.
Welke resultaten moeten terug naar het ATS?
Niet ieder resultaat hoeft volledig in het ATS te worden opgeslagen. Er zijn verschillende mogelijkheden:
- alleen de status ‘uitgenodigd’, ‘gestart’ of ‘afgerond’;
- een totaalscore;
- scores per onderdeel;
- een link naar een rapport in het assessmentplatform;
- een samenvatting voor bevoegde gebruikers.
Welke optie geschikt is, hangt af van het selectieproces en de gevoeligheid van de gegevens.
Een uitgebreide rapportage kan informatie bevatten die niet voor iedere hiring manager bedoeld is. Het kan daarom verstandig zijn om het rapport in het gespecialiseerde platform te laten staan en vanuit het ATS alleen een beveiligde verwijzing beschikbaar te maken.
Houd selectieprincipes leidend
De Society for Industrial and Organizational Psychology beschrijft in haar Principles for the Validation and Use of Personnel Selection Procedures dat selectieprocedures verantwoord moeten worden gekozen, ontwikkeld en geëvalueerd. De kern is dat een instrument niet alleen technisch beschikbaar moet zijn, maar ook passend moet zijn voor het doel waarvoor het wordt gebruikt.
Voor de ATS-koppeling betekent dat dat automatisering niet de inhoudelijke beoordeling mag vervangen. Het feit dat een assessment automatisch kan worden gestart of een score kan teruggeven, zegt niets over de vraag hoe zwaar die score in de selectie moet meewegen.
Leg daarom buiten de techniek vast:
- welke functies een assessment gebruiken;
- welke competenties of eigenschappen worden gemeten;
- hoe uitslagen worden geïnterpreteerd;
- wie de resultaten mag gebruiken;
- welke andere informatie naast het assessment wordt beoordeeld.
Voorkom automatische beslissingen zonder controle
Een koppeling maakt het technisch mogelijk om op basis van een score automatisch een processtap uit te voeren. Dat is niet automatisch wenselijk.
Een organisatie kan bijvoorbeeld instellen dat kandidaten onder een grensscore automatisch worden afgewezen. Daarmee verandert de koppeling van een administratief hulpmiddel in een systeem dat direct invloed heeft op de selectie.
Controleer daarom zorgvuldig welke beslisregels worden geautomatiseerd en zorg dat recruiters begrijpen hoe de uitkomst tot stand komt. Een assessmentresultaat moet in de juiste context worden gelezen.
Maak rechten zichtbaar
Niet iedere ATS-gebruiker hoeft assessmentresultaten te kunnen bekijken. Hiring managers hebben soms andere rechten dan recruiters, psychologen of assessmentexperts.
Bepaal daarom:
- wie een assessment mag starten;
- wie resultaten mag bekijken;
- wie rapporten mag downloaden;
- of resultaten mogen worden geëxporteerd;
- hoe toegang wordt ingetrokken.
Deze rechten moeten aansluiten op de rollen in het ATS en in de assessmentsoftware.
Test de candidate experience
Een technisch werkende koppeling kan voor kandidaten nog steeds onduidelijk zijn. Controleer daarom de volledige route vanuit hun perspectief.
Krijgt de kandidaat een herkenbare uitnodiging? Is duidelijk waarom het assessment wordt afgenomen? Werkt de link op mobiel? Komt een herinnering niet dubbel binnen? Ziet de recruiter wanneer de kandidaat klaar is?
Deze punten beïnvloeden de voordelen van een goed ingericht ATS-proces, omdat automatisering alleen waarde heeft wanneer kandidaten en recruiters minder frictie ervaren.
Leg foutafhandeling vast
De koppeling moet ook uitzonderingen aankunnen. Denk aan:
- een assessment dat niet kan worden aangemaakt;
- een kandidaat die opnieuw moet worden uitgenodigd;
- een verlopen uitnodiging;
- een kandidaat met meerdere sollicitaties;
- een resultaat dat niet terugkomt;
- een assessment dat handmatig is ingetrokken.
Maak zichtbaar waar fouten worden geregistreerd en wie een melding krijgt. Zonder monitoring kan een kandidaat ten onrechte blijven wachten terwijl de recruiter denkt dat de uitnodiging is verstuurd.
